Що таке гібридна нарада та як її провести більш ефективно?

Не можна заперечувати: нещодавні події всесвітнього масштабу назавжди змінили те, як ми працюємо та співпрацюємо, особливо на посадах, які традиційно підходять для офісного середовища.

Ми проміняли кулери з водою на веб-камери, перейшли на нові віддалені робочі процеси та продовжували виконувати свої обов'язки — і підтримувати зв'язок один з одним — навіть коли не могли робити це віч-на-віч.

Світ поступово ставав дедалі більше відкритим, і деякі з нас вирішили продовжувати працювати віддалено, інші віддавали перевагу повному робочому дню в офісі, а багато хто обрав гібридну модель роботи. Як наслідок, відтоді деякі учасники беруть особисту участь у нарадах, а інші під'єднуються до них віддалено.

Проблема, із якою зіштовхнулися багато людей, полягає в тому, щоб ці так звані «гібридні наради» були доступними й ефективними для всіх присутніх. Наприклад, чи аудіо‑ та відеообладнання в конференц‑залах для нарад забезпечує належну участь усіх учасників і чи встановлено правила етикету, що дають змогу віддаленим учасникам брати участь в обговоренні?

Ми розглянемо всі подібні запитання в цьому вичерпному посібнику. Ви дізнаєтеся про інструменти, технології та навички, потрібні для проведення надзвичайно ефективних і продуктивних гібридних нарад.

Гарна ідея? Чудово, тож перейдімо до основ.

Що таке гібридна нарада?

Гібридна зустріч — це поєднання традиційної особистої зустрічі та віддаленої зустрічі, що проводиться через платформу конференц-дзвінків.

Під час гібридних нарад деякі учасники зазвичай присутні на місці, де вони проводяться, а інші — ні.

Ось кілька поширених сценаріїв, у яких можуть знадобитися гібридні наради:

• компанії з гнучкими політиками щодо віддаленої роботи, що не передбачають обов'язкову присутність в офісі;

• багатонаціональні компанії, співробітники яких працюють у різних регіонах і часових поясах;

• зовнішні наради, зокрема з клієнтами, під час яких одна команда в конференц‑залі проводить ділову нараду з іншою командою чи компанією, розташованою в її офісі.

Гібридні завдання для зустрічей — чим вони відрізняються?

Ні для кого не секрет, що гібридні наради без належного планування чи модерації можуть швидко перетворитися на справжній хаос. Будь‑який учасник таких нарад розповість вам про проблеми зі звуком, зникнення зображення з вебкамер і незліченну кількість випадків, коли учасники перебивають один одного, навіть не знаючи про це.

Велика різниця між гібридною та традиційною нарадою, що часто призводить до проблем, полягає в залученні, близькості та перешкодах для ефективного спілкування.

Для прикладу уявімо сценарій — щомісячна нарада команди, коли деякі учасники перебувають у конференц‑залі, а інші приєднуються до неї з дому. Нарада ще не розпочалася, а всі учасники, які під'єднуються з дому, нічого не чують, тому що в конференц‑залі не обрано мікрофон. 

Крім того, у приміщенні немає камери, тому учасники, які перебувають там, передають відео з одного з портативних комп'ютерів, який охоплює лише невелику частину конференц‑залу. Водночас на трансляції з вебкамери видно напруженого молодшого учасника команди, який гарячково працює над терміновим завданням і повністю ігнорує нараду.

Треба це визнати: гібридні наради можуть перетворитися на хаос. Проте цьому можна зарадити.

Переваги гібридних нарад

За умови ефективного проведення гібридні наради можуть мати низку переваг. Наприклад, вони:

• дають змогу заощадити час, що витрачається на дорогу, а також зменшити витрати та рівень викидів вуглецю, адже не всім потрібно бути фізично присутніми на нараді;

• дають змогу інтровертам почуватися впевненіше у власному просторі, тож вони зможуть зосередитися на особистому внеску та не ніяковітимуть, як під час наради, що проводиться віч‑на‑віч;

• полегшують участь для відвідувачів із певними обмеженнями, яким буває складно дістатися до офісу;

• підвищують ефективність учасників, які використовують спеціальне обладнання для виконання своїх службових обов'язків, адже вони матимуть доступ до цих інструментів під час наради завдяки віддаленому зв'язку;

• допомагають створити середовище для продуктивної співпраці.

Але як максимально збільшити продуктивність гібридних нарад, якщо вони є всього лиш еволюцією традиційного формату?

Насамперед слід розглянути технології.

Які технології потрібні для гібридних нарад?

Технології відіграють вирішальну роль у проведенні віддалених нарад, тож належні рішенні для гібридних нарад залежать від технологій.

Коли йдеться про такі технології, потрібно враховувати дві сторони: технології, що використовуються як у конференц‑залах, так і вдома.

Технології в конференц‑залах

Для належного проведення гібридних нарад обладнання, розташоване в конференц‑залі, має як приймати вхідні дані з усіх частин приміщення, так і виводити їх в усі його точки.

Іншими словами, кожного учасника команди має бути видно й чути, і всі також повинні мати змогу бачити й чути все, що відбувається.

Ураховуючи це все, у конференц‑залі для гібридних нарад має бути зазначене нижче обладнання.

• ПК, портативний комп'ютер або з'єднувальний кабель. Вам знадобиться обладнання, що дасть змогу запускати програмне забезпечення для відеоконференцій: спеціальний пристрій або (частіше) з'єднувальний кабель, як‑от HDMI, до якого користувачі зможуть під'єднати власні пристрої.

• Камера, що охоплює всіх учасників наради. Деякі моделі навіть дають змогу збільшити масштаб особи, яка розмовляє.

• Мікрофон: обов'язково придбайте мікрофон із всенаправленою полярністю, якщо ви збираєтеся розташувати його посередині конференц‑залу, діапазон роботи якого дає змогу охопити голоси всіх учасників.

• Екран: вам потрібен екран, на якому відображатимуться дані з камер віддалених учасників. Він має бути досить великий, щоб його було видно із задньої частини приміщення.

• Динаміки: вбудовані динаміки чи окрема акустична система з достатнім діапазоном дії, щоб було чути кожного учасника.

• Додаткове обладнання, як‑от комбінована система для проведення відеоконференцій: ви також можете придбати системи, що складаються з камери, мікрофона й динаміків, об'єднаних у єдиний блок, сумісний із телевізором.

Технології для віддалених учасників

У той час як для конференц‑залу, у якому проводяться гібридні наради, потрібне спеціальне обладнання, здатне охопити весь простір, віддаленим учасникам потрібна лише техніка, що дає змогу бачити й чути та виводити дані з каналів інших учасників.

Ось короткий опис технологій, доступ до яких потрібен кожній особі, які приєднуються до наради з дому:

• ПК або портативний комп'ютер, що забезпечує запуск програмного забезпечення для відеоконференцій і доступ до наради;

• камера — вебкамера, що вбудована в пристрій або під'єднується через USB‑кабель;

• мікрофон — вбудований або окремий USB‑мікрофон.

Яке програмне забезпечення вам потрібне для гібридних зустрічей?

Щоб використовувати технології, вам також потрібне програмне забезпечення для проведення відеоконференцій.

Програмне забезпечення для відеоконференцій

Програмне забезпечення для відеоконференцій — це платформа, яка запускає саму нараду, приймаючи аудіо‑ та відеодані з каналів кожного учасника та передаючи вміст усім іншим учасникам у режимі реального часу.

Це може бути онлайн‑рішення чи інстальована програма для комп'ютерів, причому більшість постачальників пропонують як вебверсії своїх платформ, так і їхні версії для комп'ютерів.

Попросіть будь‑кого назвати платформу для відеовикликів або відеоконференцій, і ви неодмінно почуєте слово «Zoom». І справді, часто самі назви платформ стають синонімами слова «відеонаради».

Zoom — це провідне рішення для відеоконференцій, тому про його переваги знають майже всі. Але чи ви знаєте, що Zoom як стратегічний партнер компанії Dropbox пропонує розширену інтеграцію з екосистемою рішень Dropbox?

Деякі з вбудованих функцій, якими ви можете користуватися,підключивши Zoom до свого облікового запису Dropbox, включають:

• Співпраця в режимі реального часу: ви можете з легкістю додавати та миттєво розпочинати нараду Zoom, а також приєднуватися до неї безпосередньо зі свого сховища файлів Dropbox.

• Будьтев курсі подій — записи та стенограми зустрічей Zoom автоматично копіюються у ваше сховище Dropbox

• Пошук файлів, якими ви поділилися під час нарад: переглядайте файли Dropbox, які ви надіслали в Zoom, а також свої дії з ними, щоб бути в курсі останніх змін під час співпраці з командою.

• Обмін результатами роботи: презентуйте документи, слайди та зображення з Dropbox під час наради Zoom і максимально ефективно співпрацюйте.

Інструменти співпраці

У той час як платформи для відеоконференцій надають засоби для проведення гібридних нарад, інструменти співпраці дають змогу впровадити їх.

За допомогою хмарних інструментів для співпраці, як‑от вбудованих у Dropbox засобів, ви можете перетворити нараду з масштабного обговорення на продуктивний робочий сеанс, навіть якщо учасники наради перебувають у різних приміщеннях.

Незалежно від того, чи ви співпрацюєте над документами в режимі реального часу через хмарне сховище, використовуєте Dropbox Paper для нотаток або пов’язуєте нараду в календарі з документом Paper, можливості безмежні.

Етикет гібридних нарад

Отже, ви придбали все потрібне обладнання, інсталювали необхідне програмне забезпечення та налаштували робочий процес для співпраці: чи все готово?

Хоч у вас може бути все необхідне для проведення наради з точки зору технологій, її успішне проведення все одно залежатиме від учасників. Кожен учасник робить свій внесок у створення успішного середовища для проведення нарад.

Ураховуючи це, ось деякі загальні правила етикету, про які ви можете розповісти колегам перед сеансом, щоб вони всі знали, що від них очікують:

• увімкніть камери;
• вимикайте мікрофони, коли не розмовляєте;
• використовуйте функцію «Піднятої руки», яку підтримує програмне забезпечення для відеоконференцій;
• намагайтеся не перебивати інших учасників;
• забезпечте належне освітлення;
• оберіть правильне тло;
• підтримуйте зоровий контакт;
• належним чином одягніться;
• не запізнюйтесь і не приходьте непідготовленими;
• перевіряйте своє обладнання заздалегідь.

Хоча багато з цих порад можуть здатися простими, завдяки ним усі перебуватимуть «на одній хвилі» та чітко розумітимуть, що від них очікують.

Звичайно, справа не лише в етикеті. Ми зібрали для вас низку рекомендацій, вправ та ідей, які допоможуть реалізувати весь потенціал гібридних нарад.

Найкращі практики для проведення ефективних гібридних зустрічей

Підготувавши всі технології та ознайомивши учасників із правилами й етикетом, організатор має провести сеанс так, щоб максимально забезпечити ефективність наради.

Щоб допомогти вам у цьому, ось 6 революційних найкращих практик гібридних зустрічей, які ви можете включити до своєї наступної сесії календаря.

1. Плануйте заздалегідь (і складайте розклад із урахуванням часових поясів)

Подумайте, що потрібно для наради. Чого ви намагаєтеся досягти, хто має її відвідати та що ви можете зробити, щоб ефективно провести гібридну нараду?

Подумайте про учасників. Де та в якому часовому поясі вони перебувають? Якщо гібридну нараду заплановано на 9 ранку в офісі в Нью‑Йорку, чи зможе її відвідати учасник команди з Каліфорнії з різницею в часі в 3 години?

2. Установіть порядок денний, який полегшить співпрацю

Заплануйте час для взаємодії з усіма учасниками та забезпечте для них можливість виступити. В ідеалі вони за потреби мають бути готові виступити чи презентувати щось під час наради.

Ще одна сфера, яку слід врахувати, — це те, чи можна врахувати інструменти для співпраці в порядку денному. Чи можуть люди працювати над спільним документом під час зустрічі, і чи буде це корисним для мети зустрічі?

3. Переконайтеся, що всі учасники мають потрібне обладнання та використовують його

Безперечно, ви маєте заздалегідь перевірити, чи в інших учасників команди є все потрібне для наради. Як правило, цю перевірку слід виконати лише один раз. Втручатися потрібно, лише якщо в якихось учасників команди виникла проблема з обладнанням.

Чітко поясніть, що потрібно віддаленим учасникам: їм потрібно приєднатися через вебкамеру та налаштувати мікрофони. Здебільшого це зрозуміло само собою, хоча в деяких випадках (як‑от під час співбесіди) про це може знадобитися згадати заздалегідь.

4. Налаштуйте відеотехніку в приміщенні, щоб створити відчуття присутності

Подумайте про те, як облаштовано ваш конференц‑зал: де встановлено камеру, де розташовано екран, де сидітимуть люди? Завдяки гарному плануванню ви створите ідеальне середовище для взаємодії між учасниками, навіть якщо деякі з них під'єднуються віддалено.

Уявіть учасника наради та поставте собі такі запитання:

• Чи чути їх через мікрофон?
• Чи їх видно?
• Чи видно віддалених учасників?
• Чи можуть усі учасники взаємодіяти один з одним, не переміщуючись увесь час?

Якщо ви ствердно відповіли на всі ці запитання щодо кожного учасника, конференц‑зал готовий до наради.

5. Призначте модератора, який гарантує залучення обох сторін

Модератор, тобто особа, яка проводить нараду, — ваша секретна зброя для успішного проведення гібридної наради.

Подібно до диригента оркестру у філармонії, хороший модератор може взяти на себе відповідальність за проведення наради та повною мірою залучити всіх учасників. У багатьох випадках, але не завжди, це особа, яка організувала нараду.

Модератор має розуміти атмосферу в конференц‑залі та залучати віддалених учасників, коли виникає враження домінування фізично присутніх учасників. Вони також повинні постійно зосереджувати увагу групу на бажаному результаті наради й порядку денному.

Ефективний і добре поінформований модератор значно впливає на загальну успішність наради.

6. Запитайте себе — чи потрібна ця нарада?

Давайте будемо чесними: усі ми були на нарадах, які здавалися марнуванням часу.

Як показує цей посібник, ретельне планування — передумова успішної наради.

Підготуватися до наради може бути складно, тому в першу чергу слід переконатися, що вона дійсно потрібна.

У деяких випадках може бути продуктивнішим використовувати системи зворотного зв’язку, чату та коментарів у документах, що дозволяє людям обговорювати речі у власному темпі.

Завдяки цьому працівники заощадять час і зможуть зосередитися на продуктивності, максимально ефективно використавши час спільної роботи.

Гібридні наради: перелік контрольних запитань

У цьому посібнику ми розглянули багато питань, тож ось короткий підсумок ключових речей, які варто врахувати перед гібридною нарадою:

• Чи в наради є чітка мета з кінцевим результатом, який можна оцінити?
• Чи потрібно проводити нараду? Чи можна обмежитись електронним листом, повідомленням у чаті або коментарем/приміткою до документа?
• Чи нарада проводиться в зручний для всіх учасників час?
• Чи відповідає гібридній нараді порядок денний? Це також стосується всіх систем та інструментів співпраці, що можуть використовуватися.
• Чи в усіх учасників є потрібне апаратне та програмне забезпечення?
• Чи конференц‑зал обладнано таким чином, що полегшує віддалену й особисту взаємодію?
• Чи є модератор? Чи є в нього належне обладнання для проведення наради та залучення всіх сторін?

Якщо ви ствердно відповіли на всі ці запитання, ви готові провести нараду. Залишилося лише досконало вивчити ці методи й ефективно застосовувати їх під час планування будь‑яких гібридних або віддалених нарад і нарад з особистою присутністю.

Належне проведення гібридних нарад за допомогою Dropbox

Ви вже відвідували неефективні наради, тож знаєте, що ви й ваша команда заслуговуєте кращого.

Настав час прийняти гібридне майбутнє робочих просторів, нарад і співпраці.

Незалежно від того, що потрібно для нарад, — файли, легкий доступ до записів і стенограм у хмарному сховищі чи співпраця над документами в режимі реального часу — Dropbox і Zoom допоможуть вам досягти потрібної мети.