Стратегії ефективної комунікації на робочому місці
Ефективна комунікація на робочому місці — це не лише відкритість і чесність зі своїми співробітниками й колегами, хоча це не зашкодить. Суть професійної комунікації лежить в основі внутрішніх процесів вашого бізнесу й корпоративної культури, а також визначає те, як ви працюєте й керуєте міжособистісними стосунками. Дізнайтеся про важливість комунікації на робочому місці, а також ознайомтеся з найкращими стратегіями комунікації на роботі.
Чому ефективна комунікація на робочому місці важлива?
Ефективна комунікація на робочому місці — одна з ключових складових довгострокового успіху вашого бізнесу, яка сприяє підвищенню продуктивності й підтриманню міцних робочих відносин у вашій організації. Лише задумайтесь про ознаки поганої комунікації на роботі: незрозумілі цілі компанії, обмежені або відсутні моделі зворотного зв’язку, погане управління конфліктами або незрозумілі інструкції від керівників. Наслідок усього цього один — марнування: ви марнуєте час, зусилля і кошти. Іншими словами, стандарти професійної комунікації вашої компанії безпосередньо впливають на прибутки вашого бізнесу. Одне дослідження показало, що компанії з ефективною комунікацією забезпечують на 47% більший прибуток акціонерам (протягом п’ятирічного періоду), ніж ті, у яких такої комунікації немає.
5 стратегій професійної комунікації
Забезпечення ефективної комунікації на робочому місці має бути головним пріоритетом для керівництва вашої компанії. Нижче ми окреслили деякі з найкращих способів покращення комунікації на роботі:
1. Інвестуйте в універсальний робочий простір
Надзвичайно важливо централізувати використання професійних засобів комунікації, які використовуються у вашій компанії. Близько 50% співробітників використовують несанкціоновані додатки або програмне забезпечення, що, окрім загрози безпеці, може порушувати синхронізацію команд і проєктів. Децентралізовані розрізнені канали комунікації спричиняють проблеми з доступом до документів або файлів, а також призводять до виникнення ситуацій, коли деякі співробітники можуть не мати всієї необхідної інформації для продовження роботи, що призводить до затримок і втрати доходів.
Рішення? Універсальний робочий простір, як-от Dropbox, який об’єднує всі платформи, програми й типи вмісту вашого бізнесу в єдиному місці. Завдяки цьому учасникам команди не потрібно перемикатися між інструментами, коли вони працюють над різними завданнями протягом дня. Наприклад, функція керування завданнями Dropbox Paper допомагає всім рухатися в одному напрямку й розуміти, що від них очікують, що в свою чергу покращує підзвітність і забезпечує чітку комунікацію.
Планування проєктів — ще одна сфера, яка потребує чудової комунікації на робочому місці. Шаблон планування проєктів Dropbox Paper може надати вам інструменти, необхідні для спільної роботи команди на одній сторінці. Призначайте завдання і збирайте всі відгуки в одному інтерфейсі, щоб не виникало плутанини під час пересилання електронною поштою. Коли справа доходить до керування відгуками в режимі реального часу, примітки в Dropbox можуть бути значно ефективнішими, ніж хаотичне листування електронною поштою з величезною кількістю адресатів.
2. Спілкуйтеся віч-на-віч, коли це можливо
У сучасному робочому середовищі особисті зустрічі іноді можуть бути зайвими, оскільки інструменти комунікації на робочому місці, такі як Slack та електронна пошта, стали стандартом. Однак не варто дозволяти особистому спілкуванню повністю вийти з моди. Якщо вам потрібно передати конфіденційну інформацію, особисті зустрічі є обов'язковими, тоді як особиста зустріч з вашою командою (або принаймні через дзвінок у Zoom) дозволяє вам бачити мову тіла та вираз обличчя, щоб ви могли повністю зрозуміти, наскільки добре ви передаєте певну інформацію. Уявіть собі канали зв’язку як ієрархію: відеодзвінки є більш особистими, ніж телефонні дзвінки (зоровий контакт є обов’язковим), а телефонні дзвінки є більш особистими, ніж електронні листи чи миттєві повідомлення.
3. Зосередьтеся на чіткості ваших повідомлень
Коли йдеться про ефективну комунікацію на робочому місці, вам потрібно надати своїм повідомленням чіткості та лаконічності. Нечітка офісна комунікація з боку керівників може затримати або навіть зірвати проект ще до його початку (наприклад, дублювання роботи, заплутані часові рамки, неправильні результати тощо), тому важливо правильно донести повідомлення з першого разу. Включіть детальні інструкції для будь-якого завдання та переконайтеся, що ви відповідаєте на основні питання вашої команди — що, як і чому. Якщо ви цього не зробите, то лише заплутаєте та відволічете колег від виконання поставленого завдання. Звичайно, погана професійна комунікація також може вплинути на постачальників та клієнтів, призводячи до того, що вони позбавляться права співпрацювати з вашим бізнесом та перейдуть до іншого бізнесу. Уникніть цього, підтримуючи швидке та чітке спілкування з самого початку.
4. Практикуйте «радикальну відвертість»
Радикальна відвертість — це основа для професійної комунікації, яка вимагає від вас проявляти турботу про своїх колег і водночас прямо вказувати їм на недоліки в їхній поведінці, підтримуючи правильний баланс між агресією та емпатією в робочому середовищі. Багатьом керівникам не притаманні хороші навички спілкування. Фактично, опитування Interact виявило, що 69% керівників відчувають себе незручно під час безпосереднього спілкування зі співробітниками, тоді як 37% заявили, що їм незручно надавати прямий зворотний зв’язок, якщо вони вважають, що працівник може відповісти негативно. Якщо це схоже на вас, радикальна відвертість може стати стратегією офісної комунікації, яка вам потрібна та яка допоможе створити згуртований колектив і досягти кращих результатів.
5. Підтримуйте горизонтальну структуру комунікації
Відкриття потоку офісного спілкування – це чудовий спосіб дати вашим співробітникам можливість висловитися. У дослідженні «Стан ділової комунікації у 2024 році»,проведеному Harris Poll на замовлення Grammarly, 55% опитаних стверджували, що ефективна комунікація підвищила їхню впевненість на роботі.
Тоді цілком очевидно, що чітка комунікація є невід'ємним фактором залученості співробітників. Фактично, 58% працівників з того ж дослідження також зазначили, що ефективна комунікація підвищила їхнє задоволення від роботи.
Щоб поліпшити комунікацію на робочому місці, потрібно забезпечити горизонтальну комунікаційну структуру, за якої керівництво вищої ланки й керівники різних рівнів спілкуються безпосередньо зі співробітниками, заохочуючи до прямого зворотного зв’язку.
Іншими словами, співробітники нижчої ланки мають відчувати себе вповноваженими спілкуватися з високопоставленими співробітниками — у них не повинно виникати відчуття, що комунікація з керівниками вашої організації заблокована або сприймається несхвально. Для цього можуть знадобитися зміни на рівні організації, але існують інші стратегії спілкування на робочому місці, які можна застосувати, щоб подолати розрив між керівництвом і співробітниками, наприклад віртуальні спільні збори із відповідями на запитання.
Висновок
Професійна комунікація може відігравати важливу роль практично в кожному аспекті вашого бізнесу. Реалізація ефективної комунікації на робочому місці може допомогти підвищити ефективність, продуктивність і здатність до впровадження інновацій, підтримувати зацікавленість співробітників і створювати умови для успіху вашого бізнесу.
