跳到主要内容

数字化入职培训工具包:什么是数字化入职培训流程?

阅读需2分钟

2025年4月13日

什么数字化入职培训?

数字化入职培训涉及使用在线工具和软件将新员工或客户添加至公司的数据库或 CRM 系统中。在本文中,我们仅关注员工入职培训。

数字化入职培训在诸多方面复刻传统的人工员工入职培训流程—在入职培训前阶段,新员工仍需填写表格、签订合同并提供一些基本的个人信息。主要区别在于,数字化入职培训体验使用在线渠道和自动化工具简化流程。

通过数字化流程,您的新员工可以受益于远程入职的灵活性——他们可以从任何地方(按照自己的节奏)了解您的业务,而不必亲自到您的办公室。

数字化培训培训流程

数字化员工入职流程的具体细节因公司而异。

然而,它通常以某种形式的身份验证、确认或认证开始,以便新员工可以证明他们就是他们所说的那个人。这可能是员工的出生日期、电子邮件地址或社会保险号(或根据地点而定的类似信息,例如英国的护照)。

还将有几份文件需要交换和填写,例如需要签名的录取通知书和雇佣合同。较之实物表单,将这些文档数字化并发送进行电子签名可以节省大量时间和精力。

无需任何文书工作即可签署文件

通过具有法律约束力的电子签名,您可以快速发送新员工文件并获得签名。

数字化入职培训可以带来哪些优势?

数字化入职培训工具不仅简化工作流程,还使企业能够扩大潜在的招聘人数,并打破地域局限吸引人才。

传统的入职培训计划要求新员工在入职第一天到办公室完成行政任务,例如设置工作电子邮件。数字化入职培训解决方案则避免了这种情况—新入职者已准备好,并对公司文化有了一定的了解。

数字工具可通过多种方式对您的员工入职培训流程产生积极影响,包括:

  • 为混合或完全远程办公人员提供更灵活和更具包容性的安排

  • 更好地组织和管理材料和资源

  • 更好地遵守数据安全和身份管理法规

  • 模板和自动化减少人工入职培训所涉及的时间、精力和成本,使人力资源部门更易于管理流程

  • 可以随时访问和查看的异步入职和教程可创建更一致的新员工体验

  • 更易收到新员工的反馈,不断改进流程

但如果没有合适的工具和软件,这一切都不可能实现。因此,让我们来看看您应该包含在数字化入职培训工具包中的一些关键解决方案。

构建终极数字化入职培训工具包

资源和材料工具包对于一致和有效的入职培训体验非常重要。使用合适的工具,您只需创建一次培训材料和模板,然后任何人均可按需获取。

入职培训前

使用DocSendDropbox Sign 发送相关的录用通知书、表格和合同以请求电子签名。

只有入职培训材料的纸质副本?使用 Dropbox 将您的移动设备变成文档扫描仪。您可以将实体文档转换为高质量的 PDF 文件,并将其安全地存储至 Dropbox。

欢迎新员工

设置虚拟欢迎会议,并共享新员工入职文档,帮助他们快速熟悉工作。其中包含一个链接,可链接至关键资源、常见问题解答,以及他们在加入公司第一天需要完成的待办事项清单。问问自己:初入职场时,您有哪些期望?

初始培训

确保新员工能够使用他们角色所需的相关工具、平台和培训材料—这可能是团队 Dropbox 帐户、Dropbox Paper 等协作工具,或应用集成,以增强他们的工作流程。

培训材料过大而无法通过电子邮件发送?使用 Dropbox Transfer 与甚至目前未使用 Dropbox 的新员工共享大文件。通过高级文件分析功能,您将能够知道新员工是否已经查看必要的材料,或者是否还有项目待完成。

过渡

通过 Slack、定期的追赶会议或每月会议与您的新团队成员联系,并在 Dropbox Paper 中创建议程以跟踪他们如何适应新角色。

Cobalt Circle Corporation 的一名新员工将电子签名插入数字文档中。

让新员工快速上手

在分散的团队中,仅对一人进行入职培训可能会打断所有人的日程安排。异步会议、视频教程、常见问题解答和存储在云存储空间中的易于访问的材料可确保您的新员工拥有所需资源,而当前团队成员则可专注于以其他方式让新员工感到备受欢迎。

在 Dropbox 内部,我们已转向完全虚拟的第一工作场所。在此过程中,我们总结了一些成功实现数字化入职培训和远程招聘的见解。探索我们的虚拟优先工具包,查找有关工作效率团队协作沟通幸福感的建议。

浏览相关资源

一个人在家里的办公桌前工作,一边微笑着看着面前的笔记本电脑,一边打字并与团队共享文件。

远程工作时与团队共享文档的最佳方式

随时随地轻松协作。学习使用最佳工具和策略在远程工作时与团队共享文件的安全有效方法。

办公室里的两个人一起看着电脑屏幕,讨论如何对文件进行编辑。

有效的文档版本控制

文档版本控制可帮助您跟踪更改、防止数据丢失并确保团队中的每个人都在使用正确版本的文件。

一个人拿着平板电脑显示文档,另一个人拿着手写笔为文档添加电子签名。

在组织中的何处开始使用电子签名

使用电子签名平台来培训新员工、完成销售并节省法律工作的时间。了解如何在您的组织中开始使用电子签名。