跳到主要内容

如何使用 Dropbox Paper 简化员工入职流程

阅读时间:7 分钟

2025年2月5日

1. 模板化文档

W-4 表格。I-9 表格。国家/地区合规性文档。以这样的方式表达“欢迎您入职”好像没那么激励人心,对吗?幸运的是,我们有办法将一部分文书工作从所有繁杂的文书工作中抽离出来。

每个人力资源专家都知道,入职流程并非总是一成不变。几年前适用的内容在今天可能已不再适用。例如,每个月的福利信息会有所不同。因此,即时更新所有相关文档可能成为一个难题。

但是,每当 Dropbox 人力资源团队与新入职员工分享 Paper 文档时,他们都能确保让新员工看到最新更新,方法就是更新文本或向相关 Paper 文档添加链接。

“有了 Paper,我们就可以在文档中进行更改,而且大家可以实时看到这些更改,因此我们不必发送修订版本,”Dropbox 福利员工体验分析师 Dorena Sanchez 表示。“我们还可以直接在文档中发表评论,让员工查看文档中的不同内容,这对我们的团队很有帮助。我们可以随时更改操作说明。新员工甚至不需要点击“刷新”即可查看这些更改。”

通过使用这些模板,他们不用再为每一批新入职员工重建一整批新文档,从而节省了宝贵时间。当 Dorena 的团队需要重复使用某类文档时,他们会利用 Paper 的“模板化”功能。

Dropbox Paper 中的“模板化”功能

使用 Dropbox Paper 中的模板化功能。
Dropbox Paper 新员工入职模板

2. 提供简易清单

在员工入职的第一天,需要处理的事务有很多,所以很容易遗漏需要完成的任务和对应时间。这就是为什么我们的人力资源团队大量使用清单的原因。借助 Paper,您可以快速制作待办事项列表,向员工分配各项任务,并利用“@提及”功能向他们发送电子邮件通知,告知他们完成任务的最后期限。

Dropbox Paper 中的清单。
显示 Dropbox Paper 福利清单的屏幕截图
在 Dropbox Paper 中分配任务和设置到期日期

3. 增加可见性和透明度

通过 Paper 中的查看者信息功能(如下所示),人力资源团队可以向新员工发送文档,然后查看谁打开了(或没有打开)文档。Dorena 表示,通过这种方式,他们可以确保每个需要跟上进度的员工都能成功收到信息。“有时,员工会问我们这样的问题:‘我在哪里可以找到这些信息?’我们会回复,‘您好像还没有打开这个文档。这个文档能为您提供所需的所有信息。只要按步骤操作,您就不会遗漏任何信息。’”

使用 Dropbox Paper 中的查看者信息功能跟踪进度
在 Dropbox Paper 中添加评论

4. 简化对新员工问询的回复

人力资源团队每天处理的最常见任务之一是响应员工咨询。“我一天可能会收到 30-40 个咨询,”Dorena 表示。“但其中的很多问题都与医疗健康有关,所以很难快速解答。一周可能会收到 40-50 个标准问题,而且这些问题会循环重复出现:‘我如何登记这个项目?’一周后:‘我什么时候可以拿到医疗身份证。’”

“Paper 极大简化了这一流程,过去我们每天需要 3 个小时才能回复完这些问题,而现在只需要 15 分钟,”她表示。“因为这些自动化内容已经非常丰富,所以我们不必重复输入这些相同的信息,也不必为每位员工专门提供定制信息。我只需分享 Paper 文档,然后回复他们‘您可以在这里找到所需信息。’”

邀请团队成员查看共享 Paper 文档

5. 让枯燥的工作变得轻松有趣

为了让浏览文档的过程更加轻松,并让新员工保持参与度,Dropbox 的人力团队决定将这一过程游戏化。他们创建了一个寻宝游戏,指导新员工注册并向他们介绍公司用于协调项目和与员工沟通的关键工具之一——Dropbox Paper。

“我通过寻宝游戏引导员工浏览我们的福利页面和了解 Paper,”Dorena 表示。“我们使用 Paper 文档中的福利信息向他们展示其初始注册信息。然后,我们会向他们发送一份在特定日期之前必须完成的待办事项清单。我认为这很好地体现了协作的价值。因为通过查看者信息功能,您可以看到查看文档的其他新员工的头像和姓名。”

新员工寻宝游戏 Paper 文档

浏览相关资源

一位专业人士坐在家里的地板上使用笔记本电脑工作。

异步会议是工作的未来吗?

视频会议现在对许多企业来说是至关重要的,但它们有其缺点。了解异步会议如何帮助虚拟团队进行协作和提高生产力。

一个人在家中的餐桌旁工作。

在家高效办公的 5 个小提示

在家高效办公需要做好准备。阅读我们的指南,了解有关如何使远程工作取得成功的提示。

从远程工作人员的肩膀望去,一台笔记本电脑打开了,五名团队成员正在通过视频通话讨论一个项目。

如何让弹性工作制取得成功

想知道如何为您的团队实施灵活的工作安排吗?探索专家支持的成功灵活工作策略。