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作为新员工入职工作的负责人，为了让第一天的入职顺利进行，您需要确保一切事务有条不紊，因此面临很大压力。所有员工都指望您来帮助他们快速上手。
Dropbox 人力资源运营分析师乔·托帕斯纳 (Joe Topasna) 表示：“如果员工对如何去会议室、如何享受福利或何时才能拿到工资感到压力很大，他们就无法发挥出最佳水平，也无法将我们的工作提升到一个新的水平。”
一些人力资源专家正在寻找新方法来减少重复性任务，着力打造个性化体验。在 Dropbox 内部，我们的人力资源团队使用 Dropbox Paper 来简化员工入职流程。Paper 是一个协作型工作空间，可有效提升入职流程各个阶段的效率。为了进一步说明实现方法，我们与 Dropbox 内部负责将新员工培养为明星员工的一些同事进行了交谈。
1. 模板化文档
W-4 表格。I-9 表格。国家/地区合规性文档。以这样的方式表达“欢迎您入职”好像没那么激励人心，对吗？幸运的是，我们有办法将一部分文书工作从所有繁杂的文书工作中抽离出来。
每个人力资源专家都知道，入职流程并非总是一成不变。几年前适用的内容在今天可能已不再适用。例如，每个月的福利信息会有所不同。因此，即时更新所有相关文档可能成为一个难题。
但是，每当 Dropbox 人力资源团队与新入职员工分享 Paper 文档时，他们都能确保让新员工看到最新更新，方法就是更新文本或向相关 Paper 文档添加链接。
“有了 Paper，我们就可以在文档中进行更改，而且大家可以实时看到这些更改，因此我们不必发送修订版本，”Dropbox 福利员工体验分析师 Dorena Sanchez 表示。“我们还可以直接在文档中发表评论，让员工查看文档中的不同内容，这对我们的团队很有帮助。我们可以随时更改操作说明。新员工甚至不需要点击“刷新”即可查看这些更改。”
通过使用这些模板，他们不用再为每一批新入职员工重建一整批新文档，从而节省了宝贵时间。当 Dorena 的团队需要重复使用某类文档时，他们会利用 Paper 的“模板化”功能。
Dropbox Paper 中的“模板化”功能
通过 Paper 文档创建自己的模板非常简单。您也可以使用我们提供的现成模板，通过会议笔记、项目计划、创意简报等功能来帮助您的团队快速启动项目。
本周，我们推出了一个全新的员工入职模板（如下所示），供所有公司的人力资源团队使用。该模板专为简化人力资源团队的员工入职工作而设计。目前模板仅提供英文版，很快就会在移动设备上推出。
2. 提供简易清单
在员工入职的第一天，需要处理的事务有很多，所以很容易遗漏需要完成的任务和对应时间。这就是为什么我们的人力资源团队大量使用清单的原因。借助 Paper，您可以快速制作待办事项列表，向员工分配各项任务，并利用“@提及”功能向他们发送电子邮件通知，告知他们完成任务的最后期限。
多雷娜说：“我们去年年底才开始实施这份福利清单。”“在此之前，我们会与员工分享一份 60 张幻灯片的演示文稿，并希望他们记住每一个细节。”多雷娜说，她很快意识到这对于新员工来说并不容易——尤其是当其他团队要求他们填写表格时。除了所有的文书工作之外，还有新的工作需要学习。
实施 Paper 文档清单后，Dorena 和她的团队发现，这样做不仅简化了流程，还能帮助新员工将注意力集中在最重要的事务上。“现在，我们会在演示开始前直接说，‘别想记住所有内容。参考清单就够了。’这时，人们会报以笑声，但的确是这样，他们只要记住清单就够了。"
3. 增加可见性和透明度
通过 Paper 中的查看者信息功能（如下所示），人力资源团队可以向新员工发送文档，然后查看谁打开了（或没有打开）文档。Dorena 表示，通过这种方式，他们可以确保每个需要跟上进度的员工都能成功收到信息。“有时，员工会问我们这样的问题：‘我在哪里可以找到这些信息？’我们会回复，‘您好像还没有打开这个文档。这个文档能为您提供所需的所有信息。只要按步骤操作，您就不会遗漏任何信息。’”
此外，Paper 可以让任何受邀查看文档的人看到文档编辑的完整过程。被授予编辑权限的团队成员可以对文档进行更改，而且支持两人或多人同时进行。只被授予查看权限的用户可以添加评论，就内容提问或提出更改意见。在评论和回复内容旁的上下文中，还可以看到电子邮件会话中容易遗漏的对话。
在 Dropbox 内部，我们支持员工在一起共事的过程中互相学习，吸取经验教训，不断成长。Paper 可以帮助新员工快速熟悉业务，他们只需在 Paper 中简单搜索，就能找到整个组织的所有项目文档。
“我们是一家十分透明的公司，也非常愿意和员工分享以往的经验教训，以进一步改善我们的产品，”Joe 表示。“任何人都可以搜索历史资料，我们对此没有任何限制，我们的公司文化就是这样的，员工感觉这样棒极了。新员工会找到我说‘我以前在 XYZ 科技公司工作时，这些信息都是保密的。’这对员工来说是一种全新的体验。”
当然，并非每家公司都具有相同的透明文化。对于只想公开某些内容的公司，Paper 旨在允许 IT 管理员通过每个 Paper 文档上的自定义设置来调整谁可以查看什么内容。
“我在其他非科技公司工作时看到过他们的新员工入职流程，”Dorena 表示。“整个过程涉及各种纸质文件，而且操作步骤很单调。我觉得，这里和其他公司在新员工入职方面的不同之处在于，这里可以实现自动化，且操作步骤更为直观。在其他公司，他们会说，‘这是您登记福利的方式。祝您一切顺利。’而在这里，我们会说，‘这是您登记福利的方式。这是您咨询医生的方式。这是您进行预约的方式。’”
4. 简化对新员工问询的回复
人力资源团队每天处理的最常见任务之一是响应员工咨询。“我一天可能会收到 30-40 个咨询，”Dorena 表示。“但其中的很多问题都与医疗健康有关，所以很难快速解答。一周可能会收到 40-50 个标准问题，而且这些问题会循环重复出现：‘我如何登记这个项目？’一周后：‘我什么时候可以拿到医疗身份证。’”
“Paper 极大简化了这一流程，过去我们每天需要 3 个小时才能回复完这些问题，而现在只需要 15 分钟，”她表示。“因为这些自动化内容已经非常丰富，所以我们不必重复输入这些相同的信息，也不必为每位员工专门提供定制信息。我只需分享 Paper 文档，然后回复他们‘您可以在这里找到所需信息。’”
5. 让枯燥的工作变得轻松有趣
为了让浏览文档的过程更加轻松，并让新员工保持参与度，Dropbox 的人力团队决定将这一过程游戏化。他们创建了一个寻宝游戏，指导新员工注册并向他们介绍公司用于协调项目和与员工沟通的关键工具之一——Dropbox Paper。
“我通过寻宝游戏引导员工浏览我们的福利页面和了解 Paper，”Dorena 表示。“我们使用 Paper 文档中的福利信息向他们展示其初始注册信息。然后，我们会向他们发送一份在特定日期之前必须完成的待办事项清单。我认为这很好地体现了协作的价值。因为通过查看者信息功能，您可以看到查看文档的其他新员工的头像和姓名。”
“我是最近加入的团队，非常喜欢这款寻宝游戏，”Dropbox 生命周期营销经理 Tony Hue 表示。“直到现在，我还因团队没有在寻宝游戏中获胜而惋惜，但这可能的确是快速掌握 Paper 基本操作和熟悉 Dropbox 的最好方式。”
要了解 Dropbox Paper 如何帮助您的团队更轻松地完成新员工入职和其他任务，请访问 dropbox.com/paper。
