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當您負責在新員工到職的第一天進行部署，好讓他們盡快上手時，要保持一切井然有序的確很有壓力。員工們都仰賴您協助他們盡快展開工作。
Dropbox 人力資源營運分析師 Joe Topasna 表示：“如果員工對如何去會議室、如何享受福利或何時才能拿到工資感到壓力很大，他們就無法發揮出最佳水平，也無法將我們的工作提升到一個新的水平。”
有些人資專家正在尋找新方法，以便減少重複性高的工作項目，並專注於提供更加個人化的體驗。Dropbox 的人資團隊使用 Dropbox Paper 簡化員工部署流程。Paper 是個協作空間，可讓員工部署流程中的每個階段變得更有效率。為了向您說明使用方法，我們與幾位 Dropbox 工作夥伴進行了會談，他們負責將新人轉變成全方位的明星員工。
1. 將文件製成範本
W-4 文件。I-9 文件。國家/地區合規性文件。並不是最令人振奮的員工歡迎方式，對吧？幸好，您可以設法減少這些文書作業所需的紙張 (和工作)。
每個人資專家都知道，員工部署是個需要與時俱進的流程。幾年前可行的方法，現在可能行不通。舉例來說，員工福利的資訊每個月都會有所變化，因此保持最新的相關文件可能會是一大挑戰。
不過，每當 Dropbox 的人資團隊與需部署的新員工分享 Paper 文件時，他們能透過在相關的 Paper 文件中更新文字或新增連結，確保新進員工可存取最新的詳細資訊。
Dropbox 的員工福利體驗分析師 Dorena Sanchez 表示：「有了 Paper，人們便可即時查看我們在文件中所做的更動，因此無須傳送修訂版。我們也可以直接在文件中留言，並請相關人員檢閱不同的項目，這對我們的工作團隊來說真的大有助益。我們還可以隨時更改說明，新進員工甚至不用點擊『重新整理』就可以看到這些變動。」
他們也可以使用範本來節省時間，免去為每一批新進員工建立全新文件的麻煩。當 Dorena 的工作團隊重複使用文件時，便會利用 Paper 的製成範本功能。
Dropbox Paper 的「製成範本」功能
從 Paper 文件建立您自己的範本相當容易。您也可以使用我們現成的範本，透過會議記錄、專案計畫、創意簡報等項目協助工作團隊著手進行專案。
這週，我們推出了任何公司的人資團隊皆可使用的新進員工部署範本 (如下方所示)，專門用於協助團隊輕鬆完成新員工報到第一天的職責。此範本僅提供英文版，且很快就能在行動裝置中使用。
2. 提供方便的檢查清單
報到第一天事務繁雜，因此很容易讓人忘記該完成的事情及到期時間。因此，我們的 People 團隊會大量使用檢查清單。您可以使用 Paper 快速製作待辦清單，並透過「@」提及功能將每個工作項目指派給人員，同時傳送電子郵件通知，告知工作項目的到期日。
多雷娜說：“我們去年年底才開始實施這份福利清單。”“在此之前，我們會與員工分享一份 60 張幻燈片的演示文稿，並希望他們記住每一個細節。”多雷娜說，她很快意識到這對新員工來說並不容易——尤其是當其他團隊要求他們填寫表格時。除了所有的文書工作之外，還有新的工作需要學習。
使用 Paper 的文件檢查清單後，Dorena 和工作團隊發現這樣做不僅可簡化流程，還能協助新進員工專注在最重要的事情上。「現在我們可以在簡報一開始的時候就說：『別試著記住這些，去看檢查清單就好。』人們會大笑，但說真的，他們只要記得檢查清單就好。」
3. 提高可見度和透明度
使用 Paper 的瀏覽者資訊功能 (如下方所示)，人資團隊便可在傳送文件給新進員工後，回頭檢查已開啟 (和未開啟) 該文件的人員。Dorena 表示，這麼一來，他們就能確保所有需要瞭解最新狀況的人員皆已收到資訊。「有時候，我們會收到像是『我該在哪裡找到這個資訊？』之類的問題，我們便會回覆：『看來您尚未開啟這份文件，它會是您最好的朋友，請逐步按照文件指示進行，就不會錯過任何資訊。』」
除此之外，Paper 也可讓所有受邀加入文件的使用者即時觀看編輯流程。授予編輯權的團隊成員可變更內容，且允許兩個以上的人同時進行修訂。那些僅可查看的使用者則能新增註解，以便對內容提出疑問，或建議進行更改。對話不再淹沒在電子郵件串裡，而得以清楚呈現在註解與回覆內容旁邊的內文中。
Dropbox 相信員工可在工作時互相學習，並透過檢討汲取過去的經驗。Paper 能協助新進員工快速進入狀況，因為只要在 Paper 中進行一次搜尋，便能獲取整個組織中與專案相關的文件。
Joe 表示：「在產品的可進步空間上，我們公司採取開放透明的態度。任何人都可以搜尋過往的資訊，我們不會加以限制。這就是公司的原則，員工們也都十分讚賞。新進員工會跑來告訴我：『我之前在 XYZ 科技公司上班，那些資訊都是保密的。』對人們來說，這樣的做法非常前衛。」
當然，並非每家公司都有相同的透明文化。對於只想公開某些內容的公司，Paper 旨在允許 IT 管理員透過每個 Paper 文件上的自訂設定來調整誰可以查看什麼內容。
Dorena 表示：「我曾任職於其他非科技公司，看過他們的新進員工部署流程，就是實體紙張和單調的說明。我認為這裡的員工部署流程和其他公司的不同之處，便是自動化且公開透明的說明。在其他公司，他們會說：『這是您報名員工福利的方法，祝您好運。』在這裡，我們會說：『這是您報名員工福利的方法；這是您尋找醫生的方法；這是您預約看診的方法。』」
4. 簡化對新進員工詢問的回复
無論何時，人資團隊最常見的工作項目之一便是處理員工疑問。Dorena 表示：「我每天可能會收到 30 至 40 個問題，但很多都跟醫療有關，所以無法簡單快速地回覆。每週可能會有 40 至 50 個標準問題，不停地循環重複：『我要怎麼報名這個？』然後一週過後：『我什麼時候會拿到我的醫療 ID？』」
她還說：「Paper 簡化了所有流程，我每天只需花 15 分鐘就能完成，而不用斷斷續續的耗費 3 小時。由於我們已經開發了許多內容，因此無須一遍遍輸入相同資訊，或試圖為每個員工提供自訂內容。我可以直接回覆並分享 Paper 文件，然後說：『您需要的資訊在這裡。』」
5. 讓苦差事變得有趣
為了讓瀏覽文件的過程更加輕鬆，並讓新員工保持參與度，Dropbox 的人力團隊決定將這個過程遊戲化。他們創建了一個尋寶遊戲，指導新員工註冊並向他們介紹公司用於協調專案和與員工溝通的關鍵工具之一——Dropbox Paper。
Dorena 表示：「我會用尋寶遊戲來說明員工福利頁面，並介紹 Paper 的使用方法。我們會用 Paper 文件中的員工福利資訊，向他們說明初次報名的資訊。接著，我們便會傳送待辦事項清單，他們必須在特定日期前完成所有項目。我認為這充分展示了協作的實用性，因為透過瀏覽者資訊功能，我們便能看到正在查看文件的新進員工的臉孔和姓名。」
Dropbox 的生命週期行銷經理 Tony Hue 表示：「我最近剛加入工作團隊，真的非常享受這個尋寶遊戲。雖然我對自己的團隊沒有獲勝仍耿耿於懷，但這或許是快速學習 Paper 基礎知識並熟悉 Dropbox 生活的最佳方式。」
若要進一步瞭解 Dropbox Paper 如何讓工作團隊輕鬆完成員工部署和其他工作項目，請瀏覽 dropbox.com/paper。
