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如果您是需要管理團隊的經理，那麼跟上工作場所的變化絕非易事。
隨著遠距和混合工作成為常態，企業領導者的容錯空間已經縮小。 特別是在為員工製定正確的工作安排時。
靈活的工作方式：小型企業的秘密武器？
小型企業如何利用遠距工作作為競爭優勢，以幫助它們在未來蓬勃發展？Dropbox 在我們的選擇經濟報告中回答了這個問題，該報告對八個國家的 2,000 多名小型企業領導者和員工進行了調查。
我們想看看彈性的工作安排如何改變員工對工作方式、工作地點和工作時間的態度。 疫情期間，近三分之二的企業對其業務結構、工具和實踐做出了顯著或重大的改進，以實現協作。畢竟，這很重要，因為那些年大家都被鎖在室內。但這只是一個開始。
事實證明，新技術可以幫助團隊遠端完成工作。但是，當我們的一些團隊成員在辦公室，而其他成員在家時，我們如何保持同樣的靈活性？
畢竟，建立高績效工作團隊 (無論成員身在世界何方) 對於任何希望在未來幾年續存的企業絕對是首要任務。因此，透過研究，我們獲得了遠距工作領域的領導人物的見解，以了解如何實施靈活的工作安排。
「彈性工作」是什麼意思？
彈性的工作方式是傳統朝九晚五、辦公室工作安排的替代方式。它使員工能夠更好地控制工作時間、工作地點和工作方式。這可以是兼職、遠端或混合、壓縮工作時間、工作共享或其他完全不同的東西。
例如，靈活的工作時間表可以讓您的一名員工靈活地開始和結束工作，以適應他們的育兒需求。
基本上，彈性的工作就是讓員工可以選擇適合自己的工作時間表和工作環境。 它還可以為雇主和員工帶來顯著的益處——包括工作滿意度、參與度、積極性和工作與生活的平衡。
如何讓彈性工作制為你的團隊所用
1. 瞭解員工偏好的工作模式
如果您想長期提供靈活性，您首先需要了解您的團隊真正想要什麼。也就是說，企業必須讓員工有所選擇，而非套用統一解決方案或工作方式。
事實上，員工非常善於決定特定時間的相應工作場所。
「如果需要全神貫注工作時，他們可能更喜歡居家辦公，至於需要腦力激盪和協作時，則傾向於辦公室工作，無論如何，他們都能獨立做出適當決定。而且，如果您允許員工自行選擇工作場所，將有助於提升工作效率。」Global Workplace Analytics 總裁 Kate Lister 表示。
因此，答案是不要代表員工輕率地做出決定，而是詢問並引導他們找出自己真正想要什麼，即使員工的選擇會讓您大吃一驚。
Lister 表示：「我們最近做了一項調查，詢問員工：當您回到辦公室時，如果對方身處相同園區的同一棟樓裡，您希望舉行線上會議還是面對面會議？大約 70% 的受訪者表示，他們更希望所有會議都改採線上模式，即使與會者都在同一棟大樓裡。」
Kate Lister全球工作場所分析總裁
2. 即使四散各地，仍要持續締造文化
疫情過後，有許多新的機會可以恢復許多員工所享受的工作文化。然而，由於我們中的許多人經常在家工作，我們需要確保這種文化並不完全以辦公室為基礎。其實這一點也不難，只是需要更完善的規劃。仔細想想，如果在下班後臨時提供咖啡和飲料小聚，想必多數員工都不太方便參與，因此這個做法就不夠靈活，也缺乏包容性。
那有什麼替代方案呢？
締造正確的文化不代表砸一堆錢購入酷炫的新玩意。大家都很熟悉視訊通話，但很多人可能都忘了，我們因為許多不同理由撥打電話，不是只有談公事時才能撥打視訊通話。混合會議允許辦公室員工和遠距員工透過電話會議進行協作。公司可以鼓勵遠端工作者在上班時間安排與同事和朋友通話，彼此分享近況，讓下午茶時光變得有意義。
話雖如此，締造文化可不只是提供啤酒和咖啡那麼簡單。我們需要將樂趣和遊戲與一些更個人化的文化元素結合起來。 改革方向應從管理階層開始，Andreatta 表示：「經理造就了 90% 員工的職場文化體驗，卻有很多公司從未正視這方面的經理培訓。」
管理層培訓至關重要，歸根究柢，很多文化實際上只是將基本功做好：尋求協助、休假、討論可能遇到的問題又會多困難呢？如果想在彈性工作為主流的世界中取得成功，公司必須兩面兼顧。
3. 共享適合的協作工具
溝通和協作是任何專案、工作流程或業務的基礎。兩者缺一不可，否則可能導致失衡。
我們的研究證實了這一點：
- 超過三分之一的企業（36%）認為缺乏合適的協作工具是遠距工作的重大障礙。
- 48% 的人表示合作失敗對員工生產力產生了負面影響。
- 甚至有 87% 的企業認為，改善團隊協作是組織未來發展的關鍵所在。
對於企業而言，當務之急顯然是找到一個能輕鬆凝聚團隊的平台，不僅能整合在別處慣用的工具，還能讓專案管理變得輕而易舉。
我們指的可不是流於形式的改進措施。企業必須善用技術對工作流程做出重大、持恆的改變，方能真正獲取最大利益。
Andreatta 表示：「需要在會議中分享的大量資訊，往往可以透過非同步工具完成。我們真正需要做的只是改變我們對工作的定義、衡量工作的方式、工作方式以及工作地點。
布里特·安德烈亞塔博士，7th Mind Inc. 首席執行官4. 創新腳步永不停歇
最後，請勿將創新視為一次性流程。無論您採取什麼措施來打造靈活彈性的工作環境，請不要停下改進的步伐。
這是什麼意思呢？ 除了獲得定期回饋之外，還要經常審核您的業務流程，如果有疑問，可以聘請外部專業人員來做。 如果您投資新技術，請與所選供應商合作，將投資效益最大化，並建立跨部門團隊監督該技術的部署，以及更廣泛地運用於整個企業之中。
最後，請確保所有利益相關者都能參與改革旅程中的每一步。在推動業務改革方面，高階主管扮演著舉足輕重的角色，但企業中所有員工對於改革的接受程度亦是如此。如果員工無法理解您所提供工具和流程的價值，或是您從未與員工討論他們將如何以及是否願意使用這些新措施，他們可能會將這些新措施束之高閣，您便無法順利推行靈活彈性的工作策略。
