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有效的職場溝通策略
若想實現職場上的有效溝通，不是只有對員工和同事保持誠實開放的態度就好，雖然這麼做也沒什麼壞處。專業溝通的關鍵在於深入企業內部流程及公司文化的核心，並主導您的工作方式以及處理人際關係的態度。探索職場溝通的重要性，以及在工作時溝通的最佳策略。
為什麼職場上的有效溝通很重要？
職場上的聰明溝通是決定企業能否長期成功的重要關鍵之一，有效溝通不僅能協助提高組織生產力，更可維持緊密的工作關係。試想一下工作中溝通不良的狀況，例如難以理解的公司目標、有限或根本不存在的意見回饋機制、衝突管理欠佳，或主管的指示不明確等。前述的種種一切都會造成浪費：浪費時間，浪費精力，浪費資金。換句話說，您公司的專業溝通標準對您的企業利潤有直接影響。研究顯示，能有效溝通的公司，與那些溝通不良的公司相比，能在五年內為股東賺取高出 47% 的回報。
5 大專業溝通策略
確保工作場所的有效溝通應該是公司領導團隊的首要任務。我們概括了一些改善工作溝通的最佳方法：
1. 投資智慧協作空間
最重要的是將您的專業溝通工具集中於一處。約有 50% 的員工使用未經批准的應用程式或軟體，除了帶來安全風險，還會導致每個團隊成員的專案進度不同步。分散和支離破碎的溝通管道，不僅會難以存取文件或檔案，也可能造成某些同事因為無法取得所有需要的資訊而耽誤工作進度。這些都將導致延誤與營收上的損失。
怎麼辦呢？像 Dropbox 這樣的智慧協作空間，可以將您企業的所有平台、應用程式和內容類型整合至同一位置。如此一來，當團隊成員全天候處理不同工作項目時，就無需在各種工具之間進行切換。例如，Dropbox Paper 的工作項目管理功能可協助企業確保每個人都按部就班，並瞭解公司對他們的期望，這將有助於提高責任歸屬並確保溝通管道清楚明瞭。
專案規劃領域也需要出色的職場溝通。Dropbox Paper 的專案規劃範本可為您提供各式工具，讓整個團隊保持同步。您可在同一位置分配待辦事項並收集所有意見回饋，進而避免電子郵件反覆來往時所造成的混淆。若要即時管理意見回饋，使用 Dropbox 的註解功能，遠比又臭又長的電子郵件串，以及冗長的副本名單來得更有效。
2. 盡可能面對面交談
在現代工作場所，面對面會議有時會被拋棄，因為 Slack 和電子郵件等工作場所溝通工具已經成為標準。然而，你不應該讓面對面的交流完全過時。如果您需要傳遞敏感訊息，面對面會議是必須的，而與您的團隊親自會面（或至少透過 Zoom 通話）可以讓您看到肢體語言和臉部表情，這樣您就可以充分了解您傳達某些訊息的效果。將您的溝通管道想像成一個層次結構：視訊通話比電話通話更具個人化（眼神交流是必須的），而電話通話比電子郵件或即時訊息更具個性化。
3. 重點在於讓訊息清晰明瞭
當涉及工作場所的有效溝通時，您需要使您的訊息傳遞清晰、簡潔。領導辦公室溝通不清晰可能會延遲甚至破壞專案啟動（即工作重複、時間框架混亂、交付成果不正確等），這就是為什麼第一次就傳達正確訊息非常重要。為任何任務添加詳細的說明，並確保解決團隊的核心問題——什麼、如何以及為什麼。如果你不這樣做，你只會讓同事感到困惑，並使他們無法專注於手邊的任務。當然，糟糕的專業溝通也會對供應商和客戶造成影響，導致他們不再與您的業務往來而轉向其他地方。從一開始就保持及時、清晰的溝通，以避免這種情況。
4. 實踐「全然坦率」
「全然坦率」是一個專業溝通的架構，要求經理人在關心同事的同時，也可直接對他們的所作所為提出挑戰，讓團隊成員即使身處工作環境，也能在進取心和同理心之間取得適當的平衡。對許多領導者來說，良好的溝通技巧並不是天生的。事實上，Interact 的一項問卷調查發現，69% 的經理不喜歡直接與員工溝通，而 37% 的經理則表示，如果判斷員工可能會有負面反應，他們就不會直接給予對方意見回饋。如果這聽起來像是您曾遭遇過的情況，「全然坦率」或許就是您正在尋找的職場溝通策略，可幫助您建立有凝聚力的團隊並達成更好的成果。
5. 保持平行溝通結構
公開透明的職場溝通流程，是讓員工發表意見的好方法。在哈里斯民意調查 Grammarly 的研究《2024 年職場溝通狀況》中，有 55% 受訪者聲稱有效的溝通增強了他們對工作的信心。
很明顯，清晰的溝通是員工敬業度的重要因素。事實上，同一項研究中 58% 的員工也指出有效的溝通提高了他們的工作滿意度。
為了提高職場上的互通程度，請確保員工之間採用平行溝通結構，好讓 C 級主管和資深管理階層能直接與基層員工溝通，並邀請員工給予意見回饋。
換句話說，與高階員工對談是基層員工應獲得的權力。企業不該讓員工認為和組織領導者溝通，是一件困難或會被責罵的事。這可能需要在組織層面上進行改變，不過您也可以推行其他職場溝通策略，從而縮短領導者和員工之間的差距，比方說，可進行問答的虛擬員工大會就是個好方法。
結語
專業溝通幾乎可在您企業的各個層面發揮重要作用。在職場上掌握有效溝通的技巧有助於提高效率、生產力和創新能力，不僅能讓員工更投入，也能讓您的企業為成功做好準備。
