Sådan holder en hovedentreprenør styr på det hele

Udfordring: Tilgængelig organisering af tusindvis af projekter

Centric Build er en entreprenørvirksomhed i Kansas City, som blev grundlagt i 2010. Virksomhedens projekter handler lige så meget om teknologiske innovationer og problemløsning som om kvadratmeter og grundplaner. De har brug for enkle, pålidelige værktøjer, der kan holde alle organiserede – uanset om de befinder sig på kontoret eller på en byggeplads.

Centric er stolte af at sige “ja”, når andre siger “nej”. De engagerer sig i projekter, der baner vejen for muligheder og driver social mobilitet. Alle projekter kræver samarbejde i et større team – uanset om det er et almindeligt hus eller en kommerciel bygning – herunder ledere, designere og entreprenører.

Helt fra starten sigtede Centric mod en åben, fleksibel kultur, der kunne tilpasses kundernes behov. De ønskede også en cloudbaseret version af en server, hvor de kunne organisere alle deres filer og tilgå dem fra enhver enhed. Dropbox var det helt rigtige match fra starten – og 12 år senere bruger et væsentligt større Centric stadig Dropbox til at holde tusindvis af projekter organiseret, synkroniseret og beskyttet.

Løsning: Sikker synkronisering, deling og lagring af filer

Omkring 90 medarbejdere bruger Dropbox i øjeblikket, herunder otte ingeniører og 45 projektledere. Hvilken slags filer opbevarer og deler disse medarbejdere via Dropbox? Alt: Overslag, fakturaer, byggetegninger, timesedler og meget mere. Så snart Centric vinder et projekt, opretter projektadministratoren en projektmappe med op til 20 undermapper til dokumenter som f.eks. budgetter, tegninger, kontrakter, tidsplaner og sikkerhedsrapporter. Administratoren tildeler derefter projektteamet – herunder projektleder, ingeniør og tilsynsførende – og giver dem adgang til denne mappe.

Filversioner kan mangedobles i teamprojekter, men Dropbox løser problemet med funktionen til synkronisering. Når en person hos Centric åbner en fil, kan de se, hvem der ellers arbejder på den og undgå at gemme over den andens arbejde.

Dropbox hjælper med at dele filer, men det er ikke alt, der skal deles vidt og bredt. De fleste medarbejdere bør f.eks. ikke have adgang til HR-filer eller oplysninger, der kræves til projektoverslag. Dropbox beskytter filer via filtilladelser og giver alle adgang til de filer, de skal bruge, hvilket skaber en flydende arbejdskultur.

Centric giver også delte Dropbox-links til eksterne parter for at enkelte filer uden at give adgang til en hel mappe. Personer uden for organisation kan kun se dét, de skal kunne se – og intet andet.

Resultat: Bedre organisering og effektivitet

Centrics brug af Dropbox er steget, i takt med at virksomheden er vokset, men Dropbox er lige så enkelt at bruge som før – hvilket Centric foretrækker. Vi bruger stadig samme proces, når vi skal organisere, tilgå og dele filer fra enhver enhed. Og alle kender Dropbox, så det er nemt at få nye brugere med ombord. Oplæring svarer til at illustrere standardmappen til projektorganisation og at finde bestemte filer, f.eks. skabeloner til økonomiske prognoser.

Uden Dropbox ville Centric ikke være nær så organiseret, og de ville højst sandsynligt bruge den samme gammeldags konfiguration som andre byggefirmaer: hundredvis af arkivskabe langs kontorets vægge. Dropbox har hjulpet Centric med at skære ned på papirforbruget, hvilket sparer tid og penge på udskrivning og arkivering af dokumenter. Det sparer også tid for medarbejderne, som kan oprette, tilgå og dele dokumenter hvor som helst – og på en brøkdel af tiden.

Centric prøver altid på at blive bedre, også ved at prøve ny software. Dropbox er den eneste software, som Centric har beholdt i 12 år, da virksomheden ikke ser nogen grund til at skifte. Selv efter de har anskaffet et projektstyringsværktøj, bruger Centric stadig Dropbox til at organisere alting, fordi de ved, det hele er i sikkerhed.

Med Dropbox har Centric fundet en komplet løsning til at gemme alle virksomhedens filer – for alle medarbejdere på alle niveauer.