Definition af asynkron kommunikation
Asynkron kommunikation er et begreb, der stammer fra telekommunikation. Det refererer til overførsel af data uden at synkronisere med et ur, hvilket betyder, at disse oplysninger kommer fra uregelmæssig deling og ikke en stabil strøm.
I arbejdssammenhæng refererer asynkron kommunikation til enhver kommunikation, der ikke foretages i realtid. For eksempel kan du sende en e-mail med spørgsmål til din kollega i stedet for bare at gå hen til dem og stille dem disse spørgsmål. Det betyder, at din oprindelige kommunikation (spørgsmålet) ikke bliver besvaret med det samme, ligesom enhver kommunikation på kontoret ikke sker i en konstant strøm af spørgsmål og svar. I stedet besvares spørgsmålet efter et interval, normalt fordi kolleger har travlt med en anden opgave på det tidspunkt, du spørger. Kort sagt: Hvis du stiller et spørgsmål eller sender en besked uden at forvente et øjeblikkeligt svar, er det asynkron kommunikation. Det modsatte af dette ville være f.eks. et Zoom-opkald, hvor alt er i realtid.
Selvom du uden tvivl bruger asynkron kommunikation flittigt på kontoret, er det et vigtigt værktøj for freelancere og fjernkommunikation i teams.
Hvad er nogle eksempler på asynkron kommunikation?
Messenger-apps, e-mail og online dokumentdelingsplatforme er de mest almindelige eksempler på asynkron kommunikation.
E-mailadresse
Ingen forventer et øjeblikkeligt svar på en e-mail, primært fordi e-mail er den digitale udvikling af almindelig post. Ja, du modtager beskeden hurtigere, men der er stadig en meget generøs svarfrist, som kan tage lige så lang tid som at sende et brev med almindelig post.
Messenger-apps
Disse inkluderer Microsoft Teams, WhatsApp og Slack. Selvfølgelig kan mange af disse bruges i realtid til instant messaging, og mange kontorer bruger dem til at forbedre virksomhedskulturen gennem afslappet chat. Det er dog ikke garanteret eller fuldt ud forventet, at svaret vil være øjeblikkeligt.
Opgavestyringsværktøjer
På platforme som Monday og Trello og i værktøjer til opgavestyring i Dropbox kan du samarbejde digitalt med teammedlemmer, uden at alle skal finde tid i kalenderen på samme tid. Du kan bare logge på, se, hvad der er tilføjet eller fremhævet, og komme videre med arbejdet. Det kan virke kontraproduktivt. Burde man ikke tage et problem op med det samme direkte med den person, der kan løse det?
I virkeligheden, hvor alle på dit team jonglerer med forskellige opgaver, er det ikke kun en god måde at dræbe motivationen på at kræve direkte, at noget bliver gjort, det vil heller ikke på magisk vis frigøre den tid, der er nødvendig for at få styr på det med det samme. Det er bedre at sørge for at have fremhævet problemet, så alle ved præcis, hvad de skal gøre, når de er tilbage på opgaven.
Disse værktøjer sikrer, at undskyldningen "missede notatet" aldrig kan bruges igen, og at alle ved, hvad der sker – uden at intet er begrænset til et panisk telefonopkald.
Dokumentsamarbejde
Værktøjer som Dropbox Paper betyder, at du og dit team kan arbejde sammen uden at skulle være i samme rum eller endda i samme tidszone. Du kan foretage ændringer og skrive kommentarer, som opdateres øjeblikkeligt for alle, der har adgang til dokumentet, og andre kan gøre det samme.
De dage er forbi, hvor man sendte én masterkopi frem og tilbage, hvorefter redigeringerne gik tabt, når den omdøbtes til "Version 2" eller "Version 12". Med Dropbox Paper er asynkron kommunikation nem.
Synkron vs. asynkron kommunikation
Så hvad er bedst? For nogle slår intet det øjeblikkelige svar, du kan få på et videoopkald eller ansigt til ansigt. Du kan også føle, at du bare ikke kan få et resultat fra en person uden en form for kommunikation i realtid.
Når det er sagt, ender du stadig med at sende e-mails frem og tilbage, når disse opkald slutter, for at cementere alt, hvad der blev delt, til et papirspor. Det er næsten som om, at den "officielle" kommunikation først rigtig starter, når tingene falder i asynkronitet.
Der er også det faktum, at når folk bliver presset til at handle med det samme, er det næsten helt sikkert, at man ikke får deres bedste arbejde – alle ved, hvordan det føles at være en hjort i forlygterne. Asynkron kommunikation giver dig mulighed for at optage information, fordøje den og danne dit bedste svar, alt sammen uden at nogen står over dig.
Betyder asynkron kommunikation kommunikation i højere kvalitet?
Der er undersøgelser, der tyder på, at fjernarbejde er bedre end arbejde på kontoret, da teams føler sig mere motiverede og produktive. Cisco fandt ud af, at dette blev hjulpet af, at 83 % af fjernarbejdere følte, at de kunne kommunikere lige så godt eller bedre, når de arbejdede hjemmefra, takket være asynkron kommunikation.
En anden undersøgelse viste, at afbrydelser forårsaget af realtidskommunikation førte til øget stress, da teams følte behov for at indhente tabt tid, hvilket igen tyder på, at asynkron kommunikation fjerner pres og forbedrer individuelle arbejdsprocesser. Baseret på disse resultater ville det være let at tro, at asynkron kommunikation frigør dit team fra strenge forventninger og stress.
Selvom apps til beskeder i realtid stadig er en god måde at forbinde teamet på, er der en stor risiko for, at det får dit team til konstant at være forbundet og tvinger dem til synkron kommunikation. Det kan føre til en dårlig balance mellem arbejde og privatliv og i sidste ende udbrændthed. Ved at nægte at skrive i teamchatten kan du også virke, som om du ikke vil bidrage, men ved at skrive for ofte kan du ligne en, der slapper af på den.
Den vigtigste takeaway her? Kend styrkerne ved at bruge asynkron kommunikation, og misbrug den ikke.
Hvordan kan Dropbox hjælpe?
Dropbox er et vigtigt værktøj for ethvert kontor eller fjernteam, der søger ubesværet samarbejde. Forskellige tidszoner betød tidligere, at man skulle blive sent for at få det opkald ind. Med Dropbox behøver ingen at bruge timevis på at vente på, at den anden kyst vågner op.
Med Dropbox-annotationer kan du dele dine tanker og din feedback i sikkerhed, velvidende at alle vil se det, når de logger på. Det betyder, at du ikke engang behøver at bekymre dig om, at en e-mail går tabt i en indbakke, eller at én person afbryder kommunikationskæden ved ikke at videresende den. Hvis nogen åbner dit delte dokument for at arbejde, vil de have alle de opdateringer og oplysninger, de har brug for, lige der. Dropbox giver dig besked, når der tilføjes nye annoteringer, så du ikke går glip af noget.
Samarbejde med Dropbox kan hjælpe alle med at være på linje, uanset hvor de arbejder fra. Mødedagsordener, projektbeskrivelser og selv lange videoer kan deles ubesværet. Dropbox skaber ét centralt, praktisk arbejdsområde uden åbningstider, der giver dig mulighed for at håndtere opgaver på dine egne præmisser. Alt hvad du behøver, venter på dig, når du er klar.
Ingen følelse af at være usynkroniseret
Asynkron kommunikation har været normen på mange kontorer i nogen tid, men hvis du ikke har opdaget det, så kom i gang i dag. Dine teams, både nær og fjern, vil takke dig for nye og forbedrede kommunikationskanaler.
Dropbox og vores integrationer kan hjælpe dit team med at få styr på tingene uden at dele det samme kontor eller den samme tidszone. Alt, hvad du behøver at synkronisere, er at få mest muligt ud af Dropbox.
