HR-afdelingens vigtigste funktion er at tage sig af medarbejderne – men det kræver masser af dokumenter. Du har brug for en dokumenthåndteringsplan, uanset om det er på en computer eller ude i den virkelige verden.
Det er ikke så spændende at organisere dokumenter, men du kan automatisere mange dele af processen. En solid plan vil spare dig tid på trivielle opgaver, samtidig med at du er juridisk dækket.
Lad os lægge strategier, ikke sandt?
Hvad er HR-dokumenthåndtering?
HR-dokumenthåndtering er kort fortalt at holde styr på hele virksomhedens papirer og filer. Det involverer at oprette, arkivere, sortere, gemme, finde (eller slette) HR-dokumenterne.
Hver af disse dokumenthåndteringsopgaver bør udføres på en måde, der garanterer sikkerheden og overholdelsen af reglerne for virksomhedsoplysninger – uanset om det er en lille virksomhed eller en stor multinational virksomhed.
Hvorfor er HR-dokumenthåndtering vigtig?
Effektiv dokumentstyring sikrer, at du problemfrit kan søge efter, opbevare og administrere medarbejderfiler. Det er din partner, når det gælder sikker dokumentlagring, og revolutionerer HR-processer.
Nøjagtige, letfindelige og sikre dokumenter hjælper dit team med at vide, hvor de kan finde oplysninger om deres jobrettigheder og -pligter. I disse dage er cloudbaserede systemer den primære måde at gøre dette på.
Folk vil også føle sig mere trygge ved, at deres følsomme personlige oplysninger opbevares sikkert, hvis du har et robust HR-dokumenthåndteringssystem på plads – så det kan bidrage positivt til deres generelle velbefindende.
Hvorfor bruge et HR-dokumenthåndteringssystem?
Et godt administrationssystem kan klare en masse ting automatisk, så du sparer tid. Det er som at have en automatisk kontorassistent, der hjælper dig med ting som:
- Mere produktiv – et dokumenthåndteringssystem giver dig mulighed for at søge efter de filer, du har brug for, i stedet for at hoppe rundt mellem mapper, apps eller faner
- Centralisering og strømlining – digitale HR-dokumenthåndteringsværktøjer holder dine filer samlet ét sted og gør tingene nemmere for dig selv og alle, der har brug for adgang
- Sporing og rapportering – du kan automatisk spore og rapportere følsomme oplysninger, sikre overholdelse af regler og hjælpe dig med ubesværet at opfylde disse vigtige lovgivningsmæssige standarder
- Opretholdelse af sikkerhed – vores sikkerhedsfunktioner i verdensklasse sørger for, at dine data er sikre, og vi har endda en backup til din enhed i tilfælde af problemer.
- Fil- og mappedeling – du kan nemt beskytte dokumenter med en adgangskode eller administrere adgang med delingsfunktioner for filer og mapper, om det så er internt eller eksternt.
Øg effektiviteten, sørg for overholdelse af regler og beskyt følsomme data med lethed – blot et par grunde til at bruge Dropbox som den ultimative løsning til dokumenthåndtering for HR.
Sådan opsætter du et HR-dokumenthåndteringssystem
1. Identificér de relevante dokumenter
Dine kolleger i de forskellige afdelinger behøver ikke at se HR-filerne. Og bare fordi du arbejder i HR-afdelingen, behøver du ikke se alle filer i organisationen.
Kortlæg de forskellige typer HR-dokumenter, du bruger i din organisation, såsom:
- Medarbejderdokumenter, herunder ting som velkomstpakker eller håndbøger
- Medarbejderkontrakter
- Virksomhedspolitikker
- Læge- og handicapjournaler
- Orlovsanmodninger
- Lønregistre
- Kursusmateriale
- Ansættelsesdokumenter såsom jobannoncer, CV'er fra kandidater og noter fra jobsamtaler
- Nye medarbejderregistreringer og -materialer
- Resultatvurderinger
- Lønoplysninger
- Oplysninger om medarbejdergoder
Afhængigt af dit felt kan din virksomhed håndtere mange andre typer digitale HR-dokumenter, såsom sikkerhedsprotokoller eller produkttræningsmaterialer – så dette er blot en grov vejledning.
2. Definer dine adgangsbehov
Ikke alle i din virksomhed bør have adgang til alle dine HR-dokumenter. Når du administrerer dine dokumenter, så stil dig selv følgende spørgsmål:
- Hvem skal have adgang? Alle? Ledere? Kun HR-afdelingen?
- Bruger de denne fil ofte eller kun sommetider? Hvornår er der størst brug for den?
- Hvordan får de adgang til denne fil? På skrivebordet, på farten eller på mobilen?
- Redigerer de filen, eller ser de bare på den?
Kort sagt, tænk over, hvem har brug for hvad, hvornår og hvordan du opbevarer dine dokumenter sikkert. Dette trin er vigtigt for at sikre, at folk kun har den adgang, de har brug for.
3. Definer dine sikkerhedskrav
Dette trin er som trin 1, men med et twist. Overholdelse er nøglen her. Spørg dig selv:
- Indeholder denne fil juridisk beskyttede oplysninger som f.eks. lægejournaler?
- Er du forpligtet til at opbevare denne fil i en bestemt periode?
Når du ved, hvad der sætter dine regler, kan du gøre et eller flere af følgende:
- Lås filer med adgangskoder
- Sæt regler for fildeling
- Spor alle bevægelser med aktivitetsrapporter
- Valider data, og oprethold et gennemsigtigt revisionsspor
Ved at fastlægge dine sikkerhedsbehov sikrer du, at dine dokumenter forbliver sikre og overholder reglerne – hvilket giver dig ro i sindet, når du administrerer dine filer.
4. Kommunikér din strategi med dine kolleger
Du er næsten færdig, men bare en advarsel – HR-dokumentstyringssystemer fungerer kun, hvis HR-teams hjælper og holder dem opdateret. Sørg for at alle kender deres roller og ansvar.
Det er også vigtigt at have alt samlet ét sted for nemmere brug, hvilket også er med til at fremme et miljø for samarbejde – hvilket strømliner dokumentarbejdsgange endnu mere.
For vigtige dokumenter kan du prøve at tilføje kontekst med videoer eller skærmoptagelser.
Bedste praksis for dokumenthåndtering
Først og fremmest skal du inkorporere denne yderst effektive strategi i din HR-arbejdsgang.
For det andet er det vigtigt at introducere denne strategi til medarbejderne snarest muligt og tilbyde dem oplæring under onboarding-fasen.
Derudover er det vigtigt at implementere automatisk sikkerhedskopiering af dine vigtigste filer.
Og hvorfor ikke tage et kig på dine HR-dokumenter en gang om året for at sikre dig, at planen fungerer? Det er altid godt at sikre, at alt går efter planen – eller foretage mindre justeringer.
Strømlinet og sikker HR-dokumenthåndtering
Hvis du arbejder i HR-afdelingen, kan Dropbox hjælpe. Det handler om at gøre dokumenthåndtering, lagring eller deling lettere – og give dit team de rigtige værktøjer til at løse de daglige opgaver hurtigere.
HR-teams kan endda få indsigt eller analyser om delte dokumenter, så du kan se, hvem der bruger de vigtige filer, du deler – eller bare tjekker dem ud. Det er ret praktisk.
Strømlinet og sikker HR-dokumenthåndtering på den nemme måde.
