Informationssilos aufbrechen: So geht effektives Marketing

Sie kennen das: Ein Team nutzt Slack, ein anderes Notion und jemand hat gerade ein Kampagnenbriefing per E-Mail ohne Betreffzeile verschickt. Informationssilos entstehen, wenn Abteilungen, Teams oder Einzelnutzer Dateien, Mitteilungen und Dashboards an getrennten Orten speichern. Die Folge sind unübersichtliche Workflows, doppelte Arbeit und jede Menge Unklarheiten.

Besonders häufig betroffen sind Marketing- und Kreativteams, bei denen Zusammenarbeit alles ist. Silos können zwischen folgenden Beteiligten entstehen:

• Designern und Videografen, die eigene spezielle Tools und Ordner nutzen
• Textern und Strategieexperten, die losgelöst von kreativen Assets Botschaften entwickeln
• Kampagnen- und Paid-Media-Teams, die veraltete Assets nutzen
• Externen Partnern, Freiberuflern oder Agenturen, die veraltete Dateiversionen verwenden

Das ist ärgerlich, aber kein unlösbares Problem. Dropbox bringt Ihre Teams (und Tools) zusammen, sodass Sie Bewährtes beibehalten und zugleich Ineffizienzen beseitigen können. Im Folgenden finden Sie absolut zuverlässige Möglichkeiten, Silos aufzubrechen und das Marketing effektiver zu gestalten.

Was sind Informationssilos und warum sind sie ein Problem für Marketingteams?

Kurz gesagt, ein Informationssilo ist eine Störung im Informationsfluss. In der Geschäftswelt bezeichnet der Begriff einen Zustand, der sich daraus ergibt, dass Teammitglieder oder deren Tools nicht miteinander kommunizieren.

Alle Beteiligten arbeiten hart, aber nicht zusammen. Bei Marketing- und Kreativteams kommt es auf Zusammenarbeit und Timing an. Silos können die Leistung unbemerkt beeinträchtigen und schnell zu Frustration führen.

Beispiele aus dem Arbeitsalltag:

• Doppelte Arbeit: Haben Sie schon einmal erlebt, dass zwei Teams unwissentlich am selben Kampagnenasset gearbeitet haben? Furchtbar, oder? Solche Situationen sind demotivierend, Zeitverschwendung und einfach vermeidbar, wenn die erforderliche Übersicht vorhanden ist.
• Inkonsistente Botschaften: Wenn Designer nach den Markenrichtlinien vom letzten Monat arbeiten und Texter gleichzeitig neue Vorgaben zum Sprachstil befolgen (die niemand geteilt hat), wirkt Ihre Kampagne schnell fahrig.
• Verpasste Fristen: Wie oft ist es schon passiert, dass ein Asset tagelang im Posteingang von jemandem liegen bleibt oder jemand gar nicht erst merkt, dass seine Genehmigung erforderlich ist? Diese Silo-Workflows haben häufig unnötige Verzögerungen zur Folge. Derartige Verzögerungen können die Arbeit des gesamten Teams durcheinander bringen und alle Beteiligten beeinträchtigen.
• Unzufriedene Teams: Läuft die Arbeit eines Teams unverschuldet in die falsche Richtung, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich Unmut breitmacht. Die stundenlange Suche nach Dateien oder die Wiederholung ganzer Arbeitsschritte, nur weil jemand nicht kommuniziert, raubt Beteiligten die Energie – selbst den leidenschaftlichsten Kreativarbeitern.
• Fehlende Zurechenbarkeit: Das Frustrierende an Silos ist, dass man niemanden dafür verantwortlich machen kann. Die Ursachen liegen im System. Ohne gemeinsame Übersicht lässt sich nicht feststellen, wer für was zuständig ist. Das macht alles noch verwirrender und beeinträchtigt die Entscheidungsfindung sowie die allgemeine Dynamik.

Solche nicht unerheblichen Ärgernisse dürfen nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da sie Ihr Team ernsthaft behindern, was kreatives Burn-out zur Folge haben kann. Silos sind besonders in Kreativumgebungen schwerwiegend, in denen es auf Energie und Klarheit ankommt. 

Mit den richtigen Tools und Systemen sind Silos jedoch nicht von Dauer. Im Folgenden werden einige der Ursachen beleuchtet. So können Sie Ihre derzeitigen Systeme präventiv optimieren und verhindern, dass sich Silos ausbreiten oder überhaupt erst bilden.

Fünf Ursachen für Silos am Arbeitsplatz

Silos tauchen nicht einfach auf wie ein großer Lkw im Rückspiegel – sie schleichen sich leise und häufig unbemerkt heran. 

Die meisten Teams arbeiten nicht absichtlich isoliert. Hindernisse, die alle ausbremsen, entstehen in der Regel durch außer Acht gelassene Gewohnheiten und falsch eingesetzte Tools. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Auswirkungen auf Marketing- und Kreativteams.

1. Übermäßige Abhängigkeit von separaten Tools

Eine häufige Ursache für Silos sind vereinzelte Tools, die die Übersicht erschweren. Dateien in Google Drive, in E-Mail-Threads versteckte Briefings, in Slack, Asana und sonstigen Messengern verstreutes Feedback. Wir alle kennen das. Ohne Vernetzung seiner Tools erhält Ihr Team ein unübersichtliches Bild.

2. Fehlender gemeinsam genutzter Speicherplatz oder fehlende strukturierte Prozesse

Gemeinsam genutzter Speicherplatz heißt gemeinsam genutzte Informationen. Speichern Teams Dateien auf Desktop-Geräten, in der Cloud oder in unterschiedlichen Tools, wird die Zusammenarbeit schnell unübersichtlich. Ohne eine gemeinsame Struktur, die sich durchsuchen lässt und sämtlichen Beteiligten Zugriff bietet, arbeiten Teammitglieder mitunter in entgegengesetzte Richtungen, ohne es überhaupt zu merken.

3. Keine Single Source of Truth

Sind drei Versionen desselben Kampagnenbriefings im Umlauf – jeweils mit unterschiedlichen Änderungen, Links und Notizen – sind doppelte Arbeit, Missverständnisse und verpasste Fristen vorprogrammiert. Durch die standardmäßige Verwendung von freigegebenen Dokumenten und Tools mit Features für die Zusammenarbeit im Team lässt sich dieses Feedback problemlos an einem Ort zusammenführen – wodurch Sie von nutzerorientierter Automatisierung profitieren, die die Effizienz steigert.

4. Abteilungsgrenzen oder Zugangsbeschränkungen

Erhalten andere Abteilungen oder externe Partner keinen Zugriff auf wichtige Ressourcen, entstehen nur noch mehr Reibungsverluste. Dahinter muss keine Absicht stecken. Mitarbeiter können nur einen effektiven Beitrag leisten, wenn sie das Gesamtbild vor Augen haben. In Tools, die unkomplizierte Dateiberechtigungen und Zugriffseinstellungen bieten, lässt sich einfach nachvollziehen und bei Bedarf anpassen, wer was sehen kann.

5. Enge Projektfristen

Leiter von Kreativteams bei Kampagnen mit überambitionierten Zeitplänen müssen darauf hingewiesen werden, dass Struktur und Feinschliff verloren gehen. In einem derartigen Umfeld neigen Beteiligte dazu, in Silos zu arbeiten, nur um es hinter sich zu bringen, was zu weiteren Unklarheiten (und mangelhaften Ergebnissen) führt.

Silos entstehen leicht und häufig unbemerkt, bis es zu spät ist. Bis es soweit ist, haben sie das Projekt bereits beeinträchtigt, das Team desillusioniert oder die Kommunikation vernebelt. Worauf es ankommt, sind Früherkennung und die Einführung geeigneter Systeme zur Vernetzung der Beteiligten.

Fünf Möglichkeiten, Informationssilos aufzubrechen

Silos können selbst Kampagnen unbemerkt beeinträchtigen. Die gute Nachricht: Silos lassen sich beseitigen. Mit ein paar einfachen Gewohnheiten und den richtigen Tools sorgen Sie für die Abstimmung von Teams und dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben. So lassen sich Silos aufbrechen:

1. Cloud-Speicher für die Zusammenarbeit nutzen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Silos aufzubrechen, besteht darin, die Arbeit Ihres Teams an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Ob Kreativbriefings, Kampagnenassets oder Referenzdokumente – mit gemeinsam genutztem Cloud-Speicher erhalten alle Beteiligten ohne Suchen und Warten den benötigten Zugriff.

Der einfache, einheitliche und nachvollziehbare Zugriff baut Barrieren zwischen Teams ab. Mit Dropbox können Teams in einem sicheren Arbeitsbereich auf alles zugreifen. Sie profitieren von einfacher Freigabe, intelligenten Berechtigungsfunktionen und automatischer Versionsverwaltung. So arbeiten alle Beteiligten immer an der richtigen Datei.

2. Durchsuchbare Tools verwenden

Unauffindbare Marketingmaterialien lassen sich nicht verwenden. Gehen Dateien in Posteingängen oder Tabs unter, ist selbst das wertvollste Asset praktisch nicht existent. Jetzt wäre es praktisch, wenn man auch dann nach Dateien suchen könnte, wenn man sich nicht an die Namen erinnern kann.

Hier kommt die universelle Suche ins Spiel. Mit Dropbox Dash (einem KI-gestützten Universalsuchtool für Dropbox-Nutzer) findet Ihr Team im Handumdrehen alles Benötigte – in Dokumenten, Tabs, E-Mails, Cloud-Speicher und zahlreichen weiteren Datenquellen. Sie erhalten eine Suchleiste, mit der sich Dateiinhalte durchsuchen lassen und die wirklich versteht, wonach gesucht wird.

3. Daten zur einfacheren Zusammenarbeit organisieren

Übersichtliche Ordner. Konsistente Benennung. Gemeinsamer Zugriff. Diese Kleinigkeiten machen einen großen Unterschied. Indem Sie diese Prinzipien team- und abteilungsübergreifend verankern, brechen Sie vorhandene Silos auf und verhindern die Entstehung neuer Silos.

Die intuitiven Dropbox-Features für die problemlose Organisation von Dateien und Ordnern machen dies ganz einfach. Darüber hinaus finden Sie mit Dash kürzlich verwendete oder benötigte Dateien direkt auf einem praktischen Startseiten-Dashboard, das Dateien, E-Mails, Kalender und vieles mehr miteinander verknüpft. Damit erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte – sodass diese stets zur Hand sind.

4. Feedback sichtbar machen

Sind Silos vorhanden, kann es bei Feedbackprozessen passieren, dass Arbeit doppelt erledigt werden muss und dass Änderungen nicht eingearbeitet werden. Außerdem gibt es viel zu viel Hin und Her. Ist Feedback über unterschiedliche Quellen verteilt, leiden die Motivation und der Überblick gleichermaßen.

Echtzeit-Kommentare und -Anmerkungen sorgen dafür, dass alles übersichtlich bleibt. Mit Dropbox können Sie Feedback zudem direkt zu Bildern, Videos oder Dokumenten hinzufügen. Dank Tools wie Dropbox Replay können Teams Feedback zu Videos schnell überprüfen und einarbeiten – Anmerkungen und Genehmigungen erfolgen so im zugehörigen Kontext, was zur Optimierung von Kreativprozessen beiträgt, die häufig eher schwerfällig sind.

5. Eine abteilungsübergreifende Transparenzkultur schaffen

Silos sind zweifellos ein systemisches Problem, haben jedoch auch mit Gewohnheiten zu tun. Gewohnheiten sind ein menschliches Problem, an dessen Entstehung häufig auch Führungskräfte beteiligt sind. Diese geben mit ihren Entscheidungen die Unternehmenskultur vor.

Beim Abbau von Silos muss folglich mitunter ganz oben angesetzt werden – Kursänderungen können eine Weile dauern, zahlen sich jedoch auf den untergeordneten Ebenen aus. Mit Dropbox lassen sich problemlos freigegebene Ordner erstellen, Projekte starten oder voranbringen. Sie könne sogar mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools für die Abstimmung des Teams sorgen und damit Überraschungen und Nacharbeiten verhindern, für die Silos verantwortlich sind.

Zugang aller Beteiligten zu den gleichen Informationen zur selben Zeit und am selben Ort ist die beste Voraussetzung für Kreativität.

Mit Dropbox lassen sich Silos überwinden, die den kreativen Fluss beeinträchtigen

Informationssilos können ab und an auftreten. Folgen daraus jedoch keine angemessenen Maßnahmen, werden sie schnell zum ernstzunehmenden Produktivitätskiller im Team. Sie verzögern die Einführung von Produkten und verursachen Unklarheiten sowie doppelte Arbeit und beeinträchtigen eigentlich spannende kreative Prozesse.

Dropbox hilft Kreativ- und Marketingteams bei der Beseitigung dieser Hindernisse – mit einem sicheren, zentralen Ort für gemeinsam genutzte Informationen – das übliche Hin und Her und der Wechsel zwischen Plattformen entfallen.

Gute Abstimmung im Team sorgt dafür, dass Arbeit schneller erledigt ist, die Qualität steigt und der Prozess insgesamt reibungsloser verläuft.

Probieren Sie jetzt Dropbox aus und geben Sie Ihrem Team die Klarheit, mit der es seine Ziele erreichen kann.