So erstellen und nutzen Sie Projektmanagementworkflows in acht einfachen Schritten

Ob Sie als Account Manager, Programmierer, Texter oder in einem anderen Bereich tätig sind – Sie benötigen einen methodischen Ansatz für die Planung, die Ausführung und den Abschluss eines Projekts, um während des gesamten Projektlebenszyklus einen effizienten Workflow zu gewährleisten.

Ein Projektmanagementworkflow bietet von der Ideenfindung bis zur Fertigstellung Struktur und Stabilität, was die Zusammenarbeit im Team stärkt und Ihnen hilft, optimale Ergebnisse zu erzielen. Andernfalls entgehen Ihnen viele Vorteile – von der Steigerung der Effizienz bis hin zu besserem Teamwork.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die wichtigsten Tools und Elemente vor, die Sie für einen erfolgreichen Projektmanagementworkflow benötigen.

So erstellen Sie einen erfolgreichen Projektmanagementworkflow

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie für die Entwicklung Ihres Workflows benötigen, sowie ein Beispiel für jeden einzelnen Schritt in der Praxis:

1. Projektziele bestimmen

Definieren Sie klar und deutlich die Ziele des Projekts – also, wie ein gutes Ergebnis aussehen sollte. Skizzieren Sie, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten, welche Ergebnisse Sie wünschen und wie Sie den Erfolg messen.

Wenn Sie die Projektziele frühzeitig festlegen, haben alle Beteiligten eine klarere Vorstellung von den Aufgaben und der Art und Weise, wie Sie auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.

Bei der Festlegung Ihrer Ziele sollten Sie alle spezifischen Anforderungen oder Einschränkungen berücksichtigen, die Einfluss auf das Projekt haben könnten. Wichtig ist außerdem die Festlegung von Key Performance Indicators (KPIs), mit denen der Erfolg des Projekts gemessen werden kann. Diese KPIs sollten spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und termingebunden sein (SMART) und eindeutig Aufschluss darüber geben, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Beispiel: Die Einführung einer neuen Website zur Verbesserung der Online-Präsenz und des Benutzererlebnisses.

2. Aufgaben detailliert beschreiben 

Teilen Sie das Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben auf. Dadurch können Aufgaben leichter an die Teammitglieder verteilt, Fortschritte verfolgt und mögliche Hindernisse oder Herausforderungen erkannt werden.

Durch die Aufteilung der Aufgaben in kleinere Abschnitte kann verhindert werden, dass das Projekt dem Team über den Kopf wächst. Ihr Arbeitsalltag wird strukturierter, da Sie Ihre Zeit nach der Priorität der Aufgaben einteilen können.

Beispiel: Aufgliederung eines Website-Launch in Aufgaben wie Design, Content Creation, Entwicklung, Test und Veröffentlichung.

3. Aufgaben sequenzieren

Sobald Sie Ihre Aufgaben in kleinere Einheiten aufgeteilt haben, müssen Sie diese logisch ordnen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Berücksichtigen Sie dabei die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben und dem gesamten Workflow. In welcher Reihenfolge lässt sich die Arbeit am effizientesten und effektivsten erledigen?

Eine Möglichkeit, Aufgaben zu ordnen, ist die Erstellung eines Projektplans, einer Zeitachse oder einer Roadmap, in der die Reihenfolge der Aufgaben und die zugehörigen Fristen festgelegt sind. So können Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen und Ressourcen entsprechend zuweisen – aber vergessen Sie nicht, dies gegenüber Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren!

Beispiel: Das Design der Website erfolgt vor der Entwicklungsphase – die Erstellung der Inhalte erfolgt vor der Veröffentlichung.

4. Verantwortlichkeiten zuweisen

Verteilen Sie Ihre Aufgaben nach den Kompetenzen und dem Fachwissen der Teammitglieder. Berücksichtigen Sie die individuellen Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter und weisen Sie ihnen Aufgaben entsprechend ihren Stärken zu.

Dadurch werden auch die Arbeitsmoral und die Motivation gestärkt, da sich Teammitglieder bei Aufgaben, die sie besonders gut beherrschen, eher sicher und kompetent fühlen.

Indem Sie die einzigartigen Fähigkeiten jedes Einzelnen in Ihrem Team bestmöglich nutzen, können Sie die Produktivität maximieren und insgesamt bessere Ergebnisse erzielen.

Beispiel: Zuweisung der gestalterischen Aufgaben an einen Grafikdesigner mit Erfahrung im Design von Benutzeroberflächen und der inhaltlichen Aufgaben an einen Texter.

5. Fristen festlegen

Legen Sie realistische Zeitachsen und Fälligkeitsdaten für die Erledigung von Aufgaben fest. Indem Sie realisierbare Fristen festlegen, können Sie und Ihr Team Prioritäten setzen und auf Kurs bleiben. Wenn dies richtig gemacht wird, können Verzögerungen und Überlastung im Team verhindert und realistische Erwartungen an die Beteiligten formuliert werden.

Bei der Festlegung von Fristen müssen Sie verschiedene Dinge beachten. Dazu gehören die Komplexität der Aufgaben oder Ergebnisse, die verfügbaren Ressourcen und eventuelle Engpässe oder Schwierigkeiten, die die Einhaltung von Projektmeilensteinen gefährden könnten.

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie flexibel bleiben und einen realistischen Zeitplan erstellen, in dem unerwartete Verzögerungen nicht zum Problem werden, mit dem aber dennoch sichergestellt wird, dass die Fristen eingehalten werden.

Beispiel: Festsetzung der Fertigstellungsfrist für das Design auf zwei Wochen vor der Erstellung der Inhalte und vier Wochen vor der Entwicklung oder den Tests, um den vorgegebenen Termin für das Gesamtprojekt einhalten zu können.

6. Zusammenarbeit und Kommunikation

Nutzen Sie zur nahtlosen Zusammenarbeit Projektmanagementtools mit Features wie Automatisierung, Chat und Dateifreigabe.

Mit den Dateifreigabefunktionen von Dropbox können Teammitglieder problemlos Dokumente, Bilder und andere projektbezogene Dateien teilen. Dadurch entfällt das langwierige Verschicken von E-Mails oder die unübersichtliche Ablage von Dateien, sodass alle Beteiligten schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Beispiel: Verwendung eines Tools, das Teammitgliedern die Kommunikation, die Freigabe von Designentwürfen und die Bereitstellung von Feedback in Echtzeit ermöglicht.

7. Den Fortschritt überwachen

Behalten Sie den Überblick über den Projektstatus, indem Sie regelmäßig die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben und den Gesamtfortschritt des Projekts verfolgen.

Wenn Sie den Abschluss von Aufgaben überwachen, können Sie mögliche Hindernisse oder Verzögerungen erkennen, die möglicherweise den Fortschritt blockieren. Dadurch können Sie Probleme proaktiv statt reaktiv angehen und das Projekt auf Kurs halten.

Darüber hinaus erhalten Sie durch die Verfolgung des Gesamtfortschritts ein klares Bild davon, wie schnell Sie Ihr endgültiges Ziel erreichen. Auf der Grundlage dieser Informationen können fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, die Zeitachsen und die Prioritäten getroffen werden.

Beispiel: Durchführung wöchentlicher Check-ins, um abgeschlossene Aufgaben zu überprüfen, Herausforderungen zu ermitteln und die Zeitachsen bei Bedarf anzupassen.

8. Anpassungsfähigkeit

Seien Sie während der Projektlaufzeit offen für Anpassungen und denken Sie an unvorhergesehene Herausforderungen. Probleme können unerwartet auftreten und Ihr ursprünglicher Plan muss möglicherweise angepasst oder geändert werden, um den weiteren Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

Wenn Sie flexibel bleiben und Projektmanagementsoftware wie beispielsweise Dropbox einsetzen, können Sie alle Hindernisse, die sich Ihnen in den Weg stellen, überwinden und kreative Lösungen finden, um Rückschläge zu meistern. Die Akzeptanz von Veränderungen und die Bereitschaft, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, können letztlich zu einem erfolgreicheren und effizienteren Projektabschluss führen.

Beispiel: Proaktives Handeln, wenn es zu unerwarteten Verzögerungen bei Design oder Entwicklung kommt – Flexibilität bei der Anpassung von Zeitachsen und der Neuzuweisung von Ressourcen.

Vorteile der Verwendung eines Workflows für das Projektmanagement

Hier sind einige Gründe, warum Dropbox das ideale Tool ist, um sicherzustellen, dass die Workflows für das Projektmanagement zu reibungslosen, effizienten Geschäftsergebnissen führen:

• Effizienzgewinne: Mit Projektmanagementtools können Teams effizienter arbeiten, indem Kommunikation, Zusammenarbeit und Dateifreigabe optimiert werden.
• Verantwortlichkeit: Mit Dropbox ist es ganz einfach, den Aufgabenfortschritt zu verfolgen und Teammitglieder bezüglich ihrer Arbeit in die Pflicht zu nehmen.
• Kommunikation leicht gemacht: Die Tools für die Zusammenarbeit von Dropbox erleichtern Teammitgliedern die Kommunikation untereinander, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros.
• Schnelle Sprints und Projektzeitachsen: Die Dropbox Paper-Vorlage für Projektpläne bietet einen klaren Überblick über den Projektfortschritt und hilft Teams so, auf Kurs zu bleiben und ihre Termine einzuhalten.
• Passen Sie sich an veränderte Anforderungen an: Eine einfache Zusammenarbeit bei Inhalten erleichtert die Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen, da die Teams schnell und einfach Änderungen an ihren Workflows vornehmen können.

Ihr Projektmanagement optimieren

Ein gut strukturierter Projektmanagementworkflow ist für alle Projekte und Unternehmen jeglicher Größe unerlässlich.

Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie einen Workflow erstellen, mit dem Sie Effizienz, Verantwortlichkeit, Kommunikation und Produktivität verbessern können. Die Dropbox-Suite mit Projektmanagementtools hilft Ihnen, Ihren Workflow in die Praxis umzusetzen und Ihre Projektziele zu übertreffen.

Entdecken Sie die passenden Tools und Features, um effektive Workflows für das Projektmanagement zu erstellen, die echte Ergebnisse liefern.