Cómo un contratista general mantiene todo junto

Desafío: organización accesible para miles de proyectos

Fundado en 2010, Centric Build es un contratista general de Kansas City cuyos proyectos tienen que ver tanto con las innovaciones técnicas y la resolución de problemas como con los metros cuadrados y los planos. Se sirven de herramientas simples y confiables para mantener a todo el mundo organizado, ya sea en la oficina o en la obra.

Centric se enorgullece de decir “sí” donde otros dicen “no”. Participa en proyectos que son pioneros en las posibilidades e impulsa el movimiento social. Ya sea una casa familiar o un edificio comercial, cada proyecto requiere colaboración de un equipo grande, incluidos gerentes, diseñadores y contratistas.

Desde el principio, Centric buscó una cultura abierta, flexible y ágil que pudiera adaptarse a las necesidades de los clientes. También quería una versión basada en la nube de un servidor donde pudiera organizar todos sus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Dropbox encajó bien desde el principio, y 12 años después, un Centric mucho más grande sigue utilizando Dropbox para mantener miles de proyectos organizados, sincronizados y protegidos.

Solución: sincronización, uso compartido y almacenamiento de archivos de forma segura

Alrededor de 90 empleados utilizan Dropbox actualmente, incluidos ocho ingenieros y 45 gerentes de proyectos. ¿Qué tipo de archivos almacenan y comparten estos empleados a través de Dropbox? Todo: presupuestos, facturas, planos de construcción, planillas de horarios de los empleados y mucho más. En cuanto Centric consigue un contrato, el administrador del proyecto crea una carpeta del proyecto con hasta 20 subcarpetas para elementos, como presupuestos, planos, contratos, calendarios e informes de seguridad. A continuación, el administrador asigna al equipo del proyecto, incluidos el gerente de proyectos, el ingeniero y el superintendente, y le da acceso a esa carpeta.

Las versiones de los archivos pueden multiplicarse en proyectos de equipo, pero Dropbox resuelve esto con su característica de sincronización. Cuando alguien en Centric abre un archivo, ve quién más está trabajando en él y evita guardar en el trabajo de la otra persona.

Dropbox ayuda a compartir archivos, pero no todo está pensado para compartirse ampliamente. Por ejemplo, la mayoría de los empleados no debe tener acceso a los archivos de RR. HH. ni a la información necesaria para los presupuestos del proyecto. Dropbox mantiene la seguridad de los archivos a través de permisos de archivos, a la vez que ofrece a todos el acceso a los archivos que necesitan y fomenta una cultura de trabajo fluida.

Centric también proporciona vínculos compartidos de Dropbox a terceros para compartir archivos individuales, sin dar acceso a una carpeta completa. Las personas ajenas a la organización ven exactamente lo que deben ver y nada más.

Resultados: mayor organización y eficacia

El uso de Dropbox de Centric ha aumentado a medida que la empresa crece, pero Dropbox es tan fácil de usar como siempre, y a Centric le gusta de esa manera. Sigue siendo el mismo proceso para organizar, compartir archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Y todo el mundo conoce Dropbox, lo que facilita la incorporación de nuevas personas. La capacitación se limita a ilustrar la organización estándar de las carpetas de proyectos y a localizar determinados archivos, como las plantillas de previsión financiera.

Sin Dropbox, Centric no estaría tan organizado y tal vez utilizaría la misma configuración de la vieja escuela que otras empresas de construcción: cientos de archivadores alineados en el perímetro de la oficina. Dropbox ha ayudado a Centric a reducir el uso de papel, lo que ha permitido ahorrar tiempo y dinero en la impresión y presentación de documentos. También ahorra tiempo a los empleados, que pueden crear, compartir documentos desde cualquier lugar y acceder a ellos, en mucho menos tiempo.

Centric siempre busca mejorar, incluido el hecho de probar nuevos software. Dropbox es el único software con el que Centric se ha quedado en 12 años porque la empresa no tiene motivos para cambiar. Incluso después de adquirir una herramienta de gestión de proyectos, Centric sigue organizando todo en Dropbox, sabiendo que todo está seguro.

En Dropbox, Centric ha encontrado una solución única para guardar todos los archivos de la empresa para todos los empleados de todos los niveles.