¿Qué es la comunicación asincrónica?

Definición de la comunicación asincrónica

La comunicación asincrónica es un término que se origina en las telecomunicaciones. Se refiere a la transmisión de datos sin sincronizar con un reloj, lo que significa que esta información proviene de un intercambio intermitente y no de un flujo constante.

En términos comerciales, la comunicación asincrónica se refiere a cualquier comunicación que no se desarrolle en tiempo real. Por ejemplo, podrías enviarle una pregunta a tu colega en lugar de levantarte y preguntarle. Eso significa que tu comunicación original (la pregunta) no se responde al instante, así como cualquier comunicación en la oficina no se desarrolla en un flujo constante de preguntas y respuestas. En cambio, la pregunta se responde después de un intervalo, en general porque los compañeros de trabajo están ocupados con otra tarea en el momento de tu pregunta. En pocas palabras, si haces una pregunta o envías un mensaje sin esperar una respuesta instantánea, eso se denomina comunicación asincrónica. Lo opuesto a esto sería algo como una llamada de Zoom, donde todo está en tiempo real.

Aunque indudablemente la comunicación asincrónica se usa mucho en la oficina, para los trabajadores autónomos y para la comunicación de los equipos remotos es una herramienta vital.

¿Cuáles son algunos ejemplos de comunicación asincrónica?

Las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico y las plataformas de uso compartido de documentos online son los ejemplos más comunes de una comunicación asincrónica.

Correo electrónico

Nadie espera una respuesta instantánea a un mensaje de correo electrónico, sobre todo porque el correo electrónico es la evolución digital del correo postal. Es cierto, el mensaje se recibe mucho más rápido, pero sigue habiendo un plazo muy generoso para la respuesta, que puede tardar tanto en llegar como cuando se envía una carta por correo tradicional.

Aplicaciones de mensajería

Estas incluyen Microsoft Teams, WhatsApp y Slack. Desde luego, muchas de ellas se pueden usar en tiempo real para mensajería instantánea, y muchas oficinas las emplean como una forma de ayudar a mejorar la cultura organizacional a través de charlas informales. Aun así, no se garantiza ni se espera del todo que la respuesta sea instantánea.

Herramientas de gestión de tareas

Plataformas como Monday, Trello y las herramientas de gestión de tareas disponibles en Dropbox, te permiten mantenerte al día de forma digital con los miembros del equipo sin que todos tengan que buscar tiempo en sus agendas. Solo debes iniciar sesión, ver qué se agregó o se destacó y avanzar a partir de allí. Esto puede parecer contraproducente. Después de todo, ¿no deberías tratar un problema de inmediato y directamente con la persona que puede resolverlo? 

La verdad es que, con todos los miembros de tu equipo haciendo malabares con diferentes tareas, exigir directamente que se haga algo no solo es una gran manera de matar la motivación, sino que no va a liberar mágicamente el tiempo necesario para poner todo en orden de inmediato. Es mejor asegurarse de haber destacado el problema, para que cuando todos vuelvan a ocuparse de la tarea, sepan exactamente qué hacer. 

Estas herramientas garantizan que ese “se me traspapeló esa nota” no se pueda usar nunca más como excusa, a la vez que aseguran que todos estén al tanto de lo que está pasando, sin que nada tenga que reducirse a una llamada telefónica urgente hecha en estado de pánico.

Colaboración en documentos

Herramientas como Dropbox Paper significan que tú y tu equipo puedan trabajar en colaboración sin tener que estar en el mismo lugar o incluso en la misma zona horaria. Puedes realizar ediciones y dejar comentarios, que se actualizan al instante para todos los que tienen acceso al documento, y los demás pueden hacer lo propio. 

Atrás quedaron los días cuando se enviaba de ida y vuelta una copia maestra, solo para terminar perdiendo los cambios porque se le cambiaba el nombre a “Versión 2” o “Versión 12”. Con Dropbox Paper, la comunicación asincrónica resulta mucho más fácil.

Diferencia entre comunicación sincrónica y asincrónica

Entonces, ¿cuál es mejor? Para algunos, no hay nada mejor que la respuesta inmediata que puedes obtener en una videollamada o cara a cara. Tal vez también sientas que no puedes captar el mensaje real de una persona sin algún tipo de comunicación en tiempo real.

Dicho esto, cuando estos encuentros finalizan, aún hay que seguir intercambiando correos electrónicos para consolidar en un registro impreso todo lo que se compartió. Es casi como si en verdad la comunicación “oficial” solo comenzara una vez que todo se vuelve asincrónico. 

También está el hecho de que, cuando se presiona a las personas para que actúen de inmediato, es casi seguro que no se obtiene su mejor trabajo: todo el mundo sabe lo que se siente al quedarse paralizado del susto. La comunicación asincrónica te brinda la oportunidad de obtener información, digerirla y formular tu mejor respuesta, todo ello sin tener a alguien mirando sobre tu hombro.

¿La comunicación asincrónica significa una comunicación de mayor calidad?

Algunos estudios sugieren que el trabajo a distancia es mejor que el trabajo en la oficina, ya que los equipos que se sienten más motivados y productivos. Cisco descubrió que un factor que contribuye a esto es el hecho de que el 83 % de los trabajadores remotos sienten que pueden comunicarse igual o mejor al trabajar a distancia gracias a la comunicación asincrónica. 

A través de otro estudio, se descubrió que las interrupciones causadas por la comunicación en tiempo real provocaban un aumento del estrés porque los equipos sentían la necesidad de recuperar el tiempo perdido, lo que de nuevo sugiere que la comunicación asincrónica elimina la presión y mejora los procesos de trabajo individuales. De acuerdo con estas conclusiones, sería fácil pensar que la comunicación asincrónica libera a tu equipo de las expectativas estrictas y del estrés.

Aunque las aplicaciones de mensajería en tiempo real siguen siendo una excelente manera de conseguir que el equipo se conecte, hay un gran riesgo de que hagan que tu equipo esté constantemente conectado, forzándolo así a una comunicación sincrónica. Esto puede afectar seriamente el equilibrio entre la vida personal y laboral, y finalmente conducir al síndrome de burnout o agotamiento laboral. Si te niegas a participar en el chat del equipo, puedes parecer poco colaborativo; aunque, si intervienes demasiado, podría parecer (con el perdón del juego de palabras) que no estás trabajando.

¿Cuál es la conclusión clave aquí? Conoce las ventajas del uso de la comunicación asincrónica y no abuses de ella.

¿Cómo puede ayudar Dropbox?

Dropbox es una herramienta vital para cualquier oficina o equipo remoto que quiera una colaboración sin esfuerzo. Antes, las diferentes zonas horarias significaban quedarse despierto hasta tarde para poder recibir esa llamada. Con Dropbox, nadie necesita pasar horas esperando a que el otro lado del mundo despierte.

Las notas de Dropbox te permiten compartir tus ideas y comentarios con la seguridad de que todos los verán cuando inicien sesión. Eso significa que ni siquiera tendrás que preocuparte de que un correo electrónico se pierda en una bandeja de entrada o de que una persona rompa la cadena de comunicación al no reenviarlo. Si alguien abre tu documento compartido para trabajar, tendrá toda la información y las actualizaciones que necesita allí mismo. Dropbox te avisará cuando se agreguen notas nuevas, para que no te pierdas nada.

Colaborar con Dropbox puede ayudar a que todos se mantengan en sintonía, sin importar desde dónde estén trabajando. Las agendas de las reuniones, los esquemas de los proyectos e incluso los videos largos pueden compartirse sin esfuerzo. Dropbox crea un espacio de trabajo cómodo y centralizado que no tiene horarios de oficina y que te permite abordar las tareas en tus propios términos. Todo lo que necesitas estará esperando por ti cuando estés listo.

No hay sensación de sincronización

La comunicación asincrónica ha sido la norma en muchas oficinas durante algún tiempo, pero si has perdido el memorándum, empieza hoy mismo. Tus equipos, tanto los cercanos como los lejanos, te agradecerán por los nuevos y mejores canales de comunicación.

Dropbox y nuestras integraciones pueden ayudar a tu equipo a mantenerse alineado aunque no compartan la misma oficina o zona horaria. Todo lo que necesitan para sincronizarse es aprovechar Dropbox al máximo.