Cómo crear un flujo de trabajo de gestión de documentos

En la era digital actual, empresas de todos los tamaños se enfrentan al desafío de gestionar y organizar su volumen cada vez mayor de documentos. Un flujo de trabajo de gestión de documentos bien estructurado es crucial para optimizar los procesos empresariales relacionados con documentos, mejorar la colaboración e impulsar la productividad.

En esta guía integral, profundizaremos en el concepto de flujo de trabajo de gestión de documentos digitales, exploraremos sus beneficios y brindaremos un enfoque detallado para crear un flujo de trabajo efectivo que se adapte a las necesidades de tu empresa.

¿Qué es el flujo de trabajo de gestión de documentos?

El flujo de trabajo de gestión de documentos es el proceso sistemático de gestionar documentos durante su ciclo de vida. Abarca varias etapas, entre ellas la creación y modificación, el almacenamiento, la distribución, la aprobación, la implementación y la retención o eliminación de documentos.

Un flujo de trabajo te permite organizar tu tiempo y asignar los recursos de manera más efectiva que cuando los documentos se procesan y gestionan de forma aleatoria. Sabrás quién es responsable de cada paso del proceso y las tareas se volverán más estandarizadas, lo que reducirá la posibilidad de confusiones.

Esto no es lo mismo que un sistema de gestión de documentos (DMS), que se centra en los recursos y la tecnología empleados para almacenar y organizar documentos. Por otro lado, un flujo de trabajo de gestión de documentos hace énfasis en los procesos relacionados con la creación y el uso de documentos.

Beneficios del flujo de trabajo de gestión de documentos

La implementación de un flujo de trabajo integral de gestión de documentos ofrece varios beneficios para las empresas:

• Mejora la colaboración: los flujos de trabajo optimizados facilitan una colaboración fluida entre los miembros del equipo, al permitirles compartir, editar y comentar documentos de manera eficiente.

• Apoya los esfuerzos de cumplimiento: un flujo de trabajo bien definido garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y legales, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

• Reduce las tareas manuales: la automatización de los flujos de trabajo libera tiempo y recursos valiosos. En lugar de perder tiempo en tareas repetitivas, tu equipo puede enfocarse en tareas más estratégicas.

• Mejora la accesibilidad de los documentos: los flujos de trabajo efectivos facilitan la búsqueda y recuperación de documentos, lo que mejora la productividad general.

• Aumenta la eficiencia: los flujos de trabajo optimizados minimizan los cuellos de botella y las demoras, lo que se traduce en una mayor eficiencia en toda la organización.

Componentes del flujo de trabajo de gestión de documentos

El flujo de trabajo de gestión de documentos típico consta de varios componentes clave:

• Creación y modificación: se crean nuevos documentos y se realizan cambios posteriores. El control de versiones te permite realizar un seguimiento de las diferentes versiones de un documento a medida que realizas ediciones en tiempo real.

• Almacenamiento: los documentos se almacenan de forma segura en una ubicación centralizada, como el almacenamiento en la nube, lo que garantiza fácil acceso y recuperación.

• Distribución y entrega: los documentos se comparten con las partes interesadas relevantes, ya sea de forma interna o externa.

• Aprobación y comentarios: los documentos se someten a un proceso de revisión y aprobación para garantizar su precisión y el cumplimiento normativo.

• Implementación y uso: los documentos aprobados se ponen en práctica o se emplean para el propósito previsto.

• Retención y eliminación: los documentos se almacenan durante el período requerido y se eliminan de forma segura cuando ya no son necesarios.

¿Qué empresas deben usar un flujo de trabajo de gestión de documentos?

Los flujos de trabajo de gestión de documentos pueden beneficiar a las empresas de diferentes industrias y departamentos. Algunos casos de uso comunes son los siguientes:

RR. HH.

Los flujos de trabajo optimizados facilitan la gestión eficiente de los registros de empleados, de los contratos y de otros documentos relacionados con recursos humanos.

Atención de la salud

Los flujos de trabajo de documentos garantizan un almacenamiento seguro y una recuperación sencilla de antecedentes, resultados de análisis e imágenes médicas de pacientes.

Departamento legal

Los bufetes de abogados pueden gestionar eficazmente documentos legales, contratos y expedientes con un sistema de flujo de trabajo sólido.

Finanzas

Los flujos de trabajo de documentos admiten el procesamiento eficiente de documentos, facturas e informes financieros.

Ventas y marketing

Los equipos de ventas pueden acceder fácilmente a propuestas de ventas, contratos y material de marketing, y también compartirlos.

Además de estas industrias específicas, los flujos de trabajo de gestión de documentos también pueden beneficiar a varios departamentos empresariales, como los relacionados con la administración, la cultura empresarial y el suministro y la logística.

Instrucciones detalladas para crear un flujo de trabajo de gestión de documentos

La creación de un flujo de trabajo de gestión de documentos eficaz implica varios pasos clave:

1. Evalúa tu proceso de actual

Comienza evaluando tu proceso de gestión de documentos actual. Comunícate con colegas para recopilar estadísticas e identificar áreas de mejora. Considera los diferentes elementos de tus procesos de flujo de trabajo e identifica cuellos de botella o ineficiencias, como colaboraciones lentas o falta de almacenamiento. Adaptar tu flujo de trabajo a las necesidades específicas de tu equipo es fundamental para alcanzar el éxito.

2. Elige la herramienta adecuada

Una vez que hayas identificado las áreas susceptibles de mejora, selecciona la herramienta de gestión de documentos más adecuada para tu organización.

Una plataforma centralizada como Dropbox ofrece una solución integral para crear, editar, almacenar y compartir diferentes tipos de documentos en una única ubicación segura. Las características de seguridad mejoradas y los permisos de documentos garantizan la protección de la información confidencial.

3. Implementa tu flujo de trabajo

Después de elegir la herramienta adecuada, es hora de poner en práctica el flujo de trabajo elegido.

En condiciones óptimas, el proceso de configuración debería ser rápido y fluido para permitir una transición sin contratiempos. Gracias a la amplia selección de integraciones de Dropbox, podrás implementar fácilmente tu flujo de trabajo de gestión de documentos con las herramientas que ya usas.

4. Repite y mejora

A medida que tu equipo comience a usar el nuevo flujo de trabajo, supervisa su eficacia y realiza los ajustes necesarios para optimizar su rendimiento.

Para ello, puedes usar características como Enviar y hacer seguimiento, que te permite realizar el seguimiento de los archivos compartidos y acceder a análisis detallados. Recibirás notificaciones diarias por correo electrónico en las que se detallará cuántas veces se vio tu documento, y tendrás acceso a análisis avanzados de uso compartido, como cuándo y dónde se vio tu archivo y durante cuánto tiempo. Con el uso de esta funcionalidad, puedes identificar áreas que podrían ser mejores y realizar cambios para mejorar la efectividad de tu flujo de trabajo.

La optimización del flujo de trabajo no debería ser algo de una sola vez, sino un proceso continuo. A medida que tu equipo se familiarice con el nuevo flujo de trabajo, es posible que necesites realizar más ajustes; este debería ser un esfuerzo conjunto. Al mantenerte proactivo y buscar continuamente maneras de mejorar el flujo de trabajo, puedes ayudar a tu equipo a trabajar con mayor eficacia.

5. Acelera las tareas manuales

Dropbox ofrece varias características para agilizar las tareas manuales y mejorar la productividad:

• Edición de PDF: escanea tus documentos impresos y luego conviértelos en archivos PDF editables para facilitar la edición y la colaboración.

• Firmas electrónicas: envía documentos para su firma electrónica directamente desde tu cuenta de Dropbox.

• Búsqueda basada en IA: Dropbox Dash permite buscar de forma eficiente dentro de los archivos para conseguir información relevante, incluso si se desconoce el nombre del archivo. Encuentra contenido al instante en todas tus aplicaciones y pestañas conectadas, tanto en tu escritorio como en el explorador.

• Control de versiones: Dropbox almacena automáticamente todas las versiones anteriores de un archivo para que puedas ver los cambios y volver a una versión anterior.

Prácticas recomendadas para el flujo de trabajo de gestión de documentos

Además de implementar un flujo de trabajo, considera estas prácticas recomendadas para gestionar los documentos de manera óptima:

Usa características avanzadas de seguridad

Aprovecha las sólidas medidas de seguridad para garantizar la privacidad de los documentos confidenciales. Dropbox utiliza cifrado avanzado para mantener tus documentos protegidos, y puedes configurar permisos adicionales y archivos protegidos con contraseña para restringir el acceso.

Intégralo con tu sistema de gestión de documentos

Mejora la eficiencia del flujo de trabajo al integrar tu herramienta de flujo de trabajo con el sistema de gestión de documentos que utilices. Esto permite acceder a los documentos más fácilmente, acelerar el proceso de aprobación y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

También verás que se producen menos errores, ya que habrá menos idas y vueltas entre las aplicaciones y el software.

Desarrolla políticas y procedimientos

Define políticas y procedimientos claros para orientar a los miembros del equipo en el uso eficaz del flujo de trabajo. Describe los pasos estandarizados para crear documentos importantes, almacenarlos, acceder a ellos y compartirlos entre tu equipo y con otras partes interesadas internas y externas.

Los procedimientos deben incluir instrucciones claras sobre cómo cargar y categorizar documentos, cómo buscar y recuperar archivos, y cómo realizar un seguimiento de los cambios en los documentos.

Capacita a los miembros de tu equipo

Realiza sesiones de capacitación prácticas para garantizar que todos los miembros del equipo comprendan el nuevo flujo de trabajo y se comprometan con él.

Estas sesiones deben ser integrales y abarcar los pasos clave para crear, almacenar, compartir y archivar o eliminar documentos. Los ejemplos prácticos ayudarán a los miembros del equipo a comprender cómo se integrará este nuevo proceso en su rutina.

Las sesiones de seguimiento, guías y tutoriales de fácil acceso, así como los controles periódicos, también pueden resultar beneficiosos para abordar los desafíos o las nuevas ideas.

Cómo hacer que tu flujo de trabajo funcione para ti

Un flujo de trabajo de gestión de documentos bien estructurado es la clave para desbloquear todo el potencial de tu sistema de gestión de documentos.

Dropbox funciona como la plataforma centralizada ideal para almacenar, colaborar, recopilar comentarios y gestionar los archivos de tus proyectos. Adopta las características integrales que ofrece Dropbox para optimizar tus procesos relacionados con documentos, mejorar la colaboración e impulsar el éxito de tu empresa.