La principal tarea de Recursos Humanos (RR. HH.) es ocuparse de las personas, lo que significa que debe lidiar con una gran cantidad de documentos. Ya sea en una computadora o en la vida real, se necesita un plan de gestión de documentos.
Organizar documentos no es una tarea muy emocionante, pero puedes automatizar muchas partes del proceso. Contar con un plan sólido te permitirá ahorrar tiempo en tareas rutinarias y te ayudará a cumplir con los requisitos legales.
Elaboremos una estrategia, ¿te animas?
¿Qué es la gestión de documentos de RR. HH.?
La gestión de documentos de RR. HH. es simplemente realizar un seguimiento de todos los documentos en papel y archivos de una empresa. Implica crear, archivar, ordenar, almacenar, encontrar (o eliminar) documentos de RR. HH.
Cada una de estas tareas de la gestión de documentos debe realizarse de una manera que garantice la seguridad de la información empresarial y el cumplimiento normativo, sin importar si se trata de una pequeña empresa o una gran multinacional.
¿Por qué es importante la gestión de documentos de RR. HH.?
La gestión eficaz de documentos garantiza que puedas buscar, almacenar y gestionar los archivos de empleados sin inconvenientes. Es tu cómplice ideal para el almacenamiento seguro de documentos y revoluciona los procesos de RR. HH.
Tener documentos precisos, fáciles de encontrar y seguros ayuda a tu equipo a saber dónde encontrar información sobre sus derechos y deberes laborales. Hoy en día, los sistemas basados en la nube son la principal forma de lograrlo.
Las personas también confiarán más en que su información personal confidencial está protegida si cuentas con un sólido sistema de gestión de documentos de RR. HH., así que eso puede tener un impacto positivo en su bienestar general.
¿Por qué usar un sistema de gestión de documentos de RR. HH.?
Un buen sistema de gestión puede ocuparse de un montón de tareas de manera automática, lo que te permite ahorrar tiempo. Es como tener un asistente administrativo automatizado que te sirve para, por ejemplo, lo siguiente:
- Ser más productivo: un sistema de gestión de documentos te permite buscar los archivos que necesitas en lugar de tener que ir de una carpeta, aplicación o pestaña a otra.
- Centralizar y optimizar: las herramientas digitales de gestión de documentos de RR. HH. mantienen tus archivos en un solo lugar y facilitan las tareas para ti y para todos los que necesiten acceso.
- Realizar seguimiento y elaborar informes: puedes realizar un seguimiento automático y generar informes que incluyan información confidencial, lo que garantiza el cumplimiento normativo y te ayuda a cumplir sin esfuerzo con todas las normas reglamentarias importantes.
- Mantener la seguridad: gracias a nuestras característica de seguridad de primer nivel, tus datos están seguros, e incluso tenemos una copia de seguridad de tu dispositivo en caso de que surjan problemas.
- Compartir archivos y carpetas: puedes proteger fácilmente los documentos con una contraseña o gestionar el acceso con los controles de uso compartido de archivos y carpetas, ya sea interna o externamente.
Aumentar la eficiencia, garantizar el cumplimiento y proteger los datos confidenciales con facilidad: estas son solo algunas de las razones para usar Dropbox como una solución ideal para gestionar los documentos de RR. HH.
Cómo configurar un sistema de gestión de documentos de RR. HH.
1. Identifica los documentos relevantes
No es necesario que tus colegas de trabajo de diferentes departamentos vean los archivos de RR. HH. Además, el hecho de que trabajes en RR. HH. tampoco significa que debas ver todos los archivos de la organización.
Clasifica los diferentes tipos de documentos de RR. HH. que usas en tu organización; por ejemplo:
- Documentos de empleados, como paquetes de bienvenida o manuales.
- Contratos de empleados.
- Políticas de la empresa.
- Registros médicos y de discapacidad.
- Solicitudes de licencias.
- Registros de nómina.
- Material de capacitación
- Documentos de contratación, como anuncios de trabajo, currículos de candidatos y notas de entrevistas.
- Registros y material de nuevos empleados.
- Archivos de revisiones de desempeño.
- Información salarial.
- Información de beneficios.
Según el sector, puede que tu empresa maneje muchos otros tipos de documentos digitales de RR. HH., como protocolos de seguridad o materiales de capacitación sobre productos, así que esta es solo una guía general.
2. Define tus necesidades de acceso
No todos en la empresa deben tener acceso a todos los documentos de RR. HH. Al gestionar la documentación, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Quiénes deben poder acceder? ¿Todos? ¿Los gerentes? ¿Solo RR. HH.?
- ¿Usan este archivo a menudo u ocasionalmente? ¿Cuándo es más necesario?
- ¿Cómo acceden a este archivo? ¿En el escritorio, sobre la marcha o en un dispositivo móvil?
- ¿Deben poder editarlo o solo verlo?
En pocas palabras, piensa en quién necesita qué, cuándo y cómo, para mantener tus documentos seguros y protegidos. Este paso es importante para garantizar que las personas solo tengan el acceso que necesiten.
3. Define tus requisitos de seguridad
Este paso es como el paso 1, pero con una diferencia. Aquí, el cumplimiento normativo es clave. Pregúntate:
- ¿Este archivo contiene información legalmente protegida, como registros médicos?
- ¿Debo conservarlo durante un período determinado?
Una vez que lo tengas todo claro, aplica una o varias de las siguientes opciones:
- Bloquear archivos con contraseña.
- Mantener un control estricto sobre el uso compartido de archivos.
- Registrar todos los movimientos con informes de actividad.
- Validar los datos y mantener un seguimiento de auditoría transparente.
Al ocuparte de tus necesidades de seguridad, te aseguras de que sus documentos permanezcan seguros y cumplan con las normas, lo que te brinda tranquilidad al gestionar tus archivos.
4. Comunica tu estrategia a tus compañeros
Ya casi terminas, pero recuerda que los sistemas de gestión de documentos de RR. HH. solo funcionan si los equipos de RR. HH. colaboran y los mantienen actualizados. Asegúrate de que todos conozcan sus roles y sus responsabilidades.
También es importante mantener todo en un solo lugar para facilitar el uso, lo que además fomenta un entorno de colaboración y optimiza aún más los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos.
Cuando se trate de documentos importantes, considera agregar algo de contexto con videos o grabaciones de pantalla.
Prácticas recomendadas para la gestión de documentos de RR. HH.
En primer lugar, incorpora esta estrategia altamente eficaz y eficiente en tu flujo de trabajo de RR. HH.
En segundo lugar, es importante presentar esta estrategia a los empleados lo antes posible y brindarles capacitación durante la etapa de incorporación.
Además, es fundamental implementar copias de seguridad automáticas para los archivos más importantes.
¿Y por qué no echar un vistazo a los archivos de RR. HH. una vez al año para cerciorarte de que el plan funcione? Siempre es bueno mantener los procesos encaminados o hacer pequeños ajustes.
Gestión de documentos de RR. HH. optimizada y segura
Dropbox puede ayudarte si trabajas en RR. HH. Lo importante es facilitar la gestión, el almacenamiento o el uso compartido de documentos, y brindar a tu equipo las herramientas adecuadas para acelerar las tareas diarias.
Los equipos de RR. HH. pueden obtener estadísticas o análisis de documentos compartidos, lo que permite ver quiénes están usando los archivos importantes que se comparten o, incluso, quiénes solo los están viendo. Muy útil.
La gestión de documentos de RR. HH. optimizada y segura ahora es más fácil.
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