Conoces esa sensación: un equipo usa Slack, otro está atascado en Notion y alguien acaba de enviar un resumen de campaña por un correo electrónico sin asunto. Los silos de información se producen cuando los departamentos, equipos o individuos guardan sus archivos, actualizaciones e información en lugares separados. Esto da lugar a flujos de trabajo desordenados, trabajo duplicado y mucha confusión.
Esto es especialmente común en los equipos de marketing y creativos, donde la colaboración lo es todo. Los silos pueden aparecer entre:
- Diseñadores y videógrafos que trabajan con sus propias herramientas y carpetas especializadas
- Redactores y estrategas que desarrollan mensajes, desconectados de los recursos creativos
- Equipos de campaña y medios de comunicación de pago que avanzan a toda máquina con recursos obsoletos
- Socios externos, autónomos o agencias que trabajan con versiones antiguas de los archivos
Es frustrante, pero también se puede solucionar. Dropbox reúne a todos tus equipos (y sus herramientas) para que puedas seguir usando lo que funciona, al tiempo que se abordan las ineficiencias. A continuación, exploraremos algunas formas infalibles de romper los silos y estimular un marketing más eficaz.
¿Qué es un silo de información y por qué es problemático para los equipos de marketing?
En términos simples, un silo de información es una interrupción en el flujo de información. En el ámbito empresarial, es lo que ocurre cuando distintas partes de distintos equipos, o herramientas dentro de esos equipos, no se comunican entre sí.
Todos están trabajando duro, pero no están trabajando exactamente juntos. En los equipos creativos y de marketing, donde la colaboración y la sincronización son fundamentales, los silos pueden reducir silenciosamente el rendimiento y acumular frustración rápidamente.
Así es como se ve en el día a día, con algunas interrupciones reales en el flujo de trabajo:
- Trabajo duplicado: ¿Alguna vez dos equipos crearon sin saberlo el mismo recurso para una campaña? Esa sensación cuando te das cuenta por primera vez, ¡uf! Es desmoralizador, una pérdida de tiempo y algo que se puede evitar por completo si se tiene la visibilidad adecuada.
- Mensajes incoherentes: si los diseñadores trabajan con las pautas de marca del mes pasado mientras los escritores siguen un nuevo documento sobre el tono de voz (que nadie ha compartido), tu campaña no solo parecerá confusa, sino que estará completamente desorganizada.
- Plazos incumplidos: todos hemos vivido la experiencia de que un recurso se quede atascado en la bandeja de entrada de alguien durante días o de que alguien no se haya dado cuenta de que necesitaba aprobar algo. Se trata de personas que que trabajan en flujos de trabajo aislados y que a menudo provocan retrasos innecesarios. Estos retrasos pueden afectar a equipos enteros, lo que ralentiza el trabajo de todos.
- Equipos descontentos: cuando el trabajo de un equipo va en la dirección equivocada (y no es su culpa), es inevitable que se enojen. Cuando las personas tienen que pasar horas buscando archivos o reconstruyendo el trabajo desde cero porque alguien no se ha comunicado, se agota su energía. Esto les ocurre incluso a los creativos más apasionados.
- Falta de responsabilidad: lo más frustrante de los silos es que no hay nadie a quien culpar: es culpa del sistema. Y, si no hay visibilidad compartida, nadie puede decidir quién es responsable de qué. Eso significa más confusión, peores decisiones y un impulso mucho más lento en general.
No se trata de molestias menores, sino de obstáculos graves que impiden a tu equipo esforzarse al máximo, lo que puede provocar agotamiento creativo. Los silos son especialmente dolorosos en entornos creativos, donde la energía y la claridad son lo más importante.
Sin embargo, con las herramientas y los sistemas adecuados, los silos no son permanentes. Veamos algunas de las causas, para que puedas aplicar medidas preventivas a tus sistemas actuales y evitar que los silos empeoren o se formen.
5 causas de los silos en el trabajo
Los silos no aparecen como un camión grande dando marcha atrás, sino que aparecen sigilosamente, a menudo sin que nadie se dé cuenta.
La mayoría de los equipos no se proponen trabajar funcionar de forma aislada, pero algunos hábitos que se pasan por alto y el uso incorrecto de las herramientas pueden crear rápidamente barreras que ralentizan el trabajo de todos. Veamos algunas formas en las que se manifiesta en los equipos creativos y de marketing.
1. Dependencia excesiva de herramientas inconexas
Una experiencia muy común en los silos es la de utilizar herramientas dispares que enturbian el entorno. Archivos en Google Drive, informes enterrados en conversaciones de correo electrónico, comentarios dispersos en antiguos Slack, Asana y cadenas de comentarios aleatorias: ¿te suena familiar? Cuando cada herramienta funciona por su cuenta, el equipo acaba teniendo una visión confusa de la información que es difícil de manejar.
2. Falta de almacenamiento compartido o procesos estructurados
El almacenamiento compartido implica información compartida. Si los equipos guardan su trabajo en sus computadoras, lo almacenan en la nube o utilizan herramientas diferentes, la colaboración se complica rápidamente. Sin una estructura compartida que sea fácil de buscar y accesible para quienes la necesitan, los compañeros de equipo terminan acumulando conocimientos en direcciones opuestas, sin siquiera darse cuenta.
3. No existe una única fuente de verdad
Cuando hay tres versiones del mismo resumen de campaña circulando, cada una con diferentes ediciones, vínculos y notas, es una receta para el trabajo duplicado, la falta de comunicación y el incumplimiento de los plazos. El uso de documentos y herramientas compartidos con características colaborativas como opción predeterminada de tu equipo es una forma sencilla de reunir todos estos comentarios en un solo lugar, lo que te proporciona una automatización eficiente que prioriza a las personas.
4. Barreras departamentales o restricciones de acceso
No siempre es intencional, pero impedir que diferentes departamentos o socios externos accedan a recursos esenciales solo genera más fricciones. Si las personas no pueden ver el panorama completo, ¿cómo pueden contribuir de manera eficaz? Las herramientas con permisos de archivo simples y configuración de acceso facilitan el control de quién puede ver qué y permiten realizar los ajustes necesarios.
5. Líneas de tiempo de proyecto aceleradas
Esto es algo que los líderes de equipos creativos deben considerar cuando una campaña avanza a toda velocidad: su estructura y sus detalles se desvanecen como gotas de lluvia en un parabrisas. Si creas o contribuyes a crear un entorno así, la gente tenderá a trabajar de forma aislada solo para hacer el trabajo, lo que puede generar aún más confusión (y malos resultados) más adelante.
Los silos se forman fácilmente y a menudo de manera silenciosa, sin que nadie se dé cuenta, hasta que es demasiado tarde. Para cuando alguien se da cuenta, ya han ralentizado tu proyecto, desilusionado a tu equipo o enturbiado tu mensaje. La clave está en detectar las señales a tiempo e implementar los sistemas adecuados para mantener a todos conectados.
5 maneras de romper los silos de información
Los silos pueden destruir silenciosamente incluso las mejores campañas. La buena noticia es que son totalmente solucionables. Con unos sencillos hábitos y las herramientas adecuadas, puedes mantener a los equipos alineados y los proyectos en marcha. A continuación te explicamos cómo romper los silos:
1. Utiliza el almacenamiento colaborativo en la nube
Una de las formas más sencillas de romper los silos es centralizar el trabajo de tu equipo en un lugar compartido. Ya sean resúmenes creativos, recursos de campaña o documentos de referencia, el almacenamiento en la nube compartido permite que todos accedan a lo que necesitan, sin necesidad de buscar ni esperar.
Esto elimina las barreras entre los equipos al facilitar el acceso, hacerlo más coherente y permitir su seguimiento. Con Dropbox, los equipos pueden acceder a todo desde un único espacio de trabajo seguro. Obtienes facilidad para compartir, controles de permisos inteligentes y control automático de versiones, para que todos trabajen siempre con el archivo correcto.
2. Utiliza herramientas de búsqueda
No puedes utilizar recursos de marketing que no puedas encontrar. Cuando los archivos quedan enterrados en bandejas de entrada o pestañas, incluso el recurso más sorprendente podría no existir. Ojalá pudieras buscar un archivo, aunque no recuerdes su nombre.
Ahí es donde la búsqueda universal viene al rescate. Dropbox Dash (una herramienta de búsqueda universal impulsada por IA para usuarios de Dropbox) permite a tu equipo encontrar lo que necesita en documentos, pestañas, correos electrónicos, almacenamiento en la nube y muchas más fuentes de datos, todo en segundos. Es como tener una barra de búsqueda que mira dentro de los archivos y realmente entiende lo que estás buscando.
3. Organiza los datos para facilitar la colaboración
Carpetas transparentes. Nomenclatura coherente. Acceso compartido. Estas pequeñas reglas hacen una gran diferencia. Es fundamental inculcarlas a los miembros del equipo y a todos los departamentos para garantizar que no se formen silos o para romperlos.
Dropbox lo hace sencillo, con funciones intuitivas diseñadas para facilitar la organización de archivos y carpetas. Además, Dash te ayuda a recuperar archivos recientes o relevantes directamente desde un práctico panel de control en la página de inicio, que reúne archivos, correos electrónicos, calendarios y mucho más para ofrecer una instantánea rápida de todo tu trabajo relevante, de modo que el contenido que necesitas esté siempre a tu alcance.
4. Haz visibles los comentarios
Los comentarios aislados provocan repetición de trabajos, cambios perdidos y muchas idas y venidas. Es desesperante recibir comentarios de fuentes dispares, y puede dificultar mantener la motivación y ver el panorama general.
Mantén todo limpio con comentarios y anotaciones en tiempo real. Dropbox también te permite dejar comentarios directamente en imágenes, vídeos o documentos. Herramientas como Dropbox Replay permiten a los equipos revisar y resolver rápidamente los comentarios en video, manteniendo las conversaciones y aprobaciones en contexto, lo que ayuda a agilizar un proceso creativo que suele ser complicado.
5. Fomenta una cultura de visibilidad interdepartamental
Sin duda, los silos son un problema de sistemas, pero también son un problema de hábitos. Y los hábitos son problemas de personas, que involucran a las partes interesadas clave (y de alto nivel) desde el principio y con frecuencia. Estas son las personas que toman decisiones sobre la cultura de la empresa.
A veces, para romper los silos es necesario un giro en lo más alto, lo que puede llevar un tiempo cambiar de rumbo, pero a la larga vale la pena. Con Dropbox, es fácil crear carpetas compartidas, iniciar o avanzar en proyectos e incluso usar herramientas de administración de tareas para unir a los equipos, lo que reduce las sorpresas y el trabajo adicional que generan los silos.
Cuando todos tienen la misma información, en el mismo lugar y al mismo tiempo, puede surgir el mejor trabajo creativo.
Evita que los silos frenen el impulso creativo con Dropbox
Los silos de información pueden ser un inconveniente ocasional, pero si no se controlan, pueden convertirse rápidamente en un grave obstáculo para la productividad de tu equipo. Retrasan los lanzamientos, causan confusión, duplicación y simplemente agotan la energía de lo que debería ser un proceso creativo emocionante.
Dropbox ayuda a los equipos creativos y de marketing a romper estas barreras al ofrecer a todos un lugar único y seguro para compartir conocimientos como grupo, lo que minimiza el habitual ir y venir y saltar de una plataforma a otra.
Cuando su equipo está alineado, el trabajo avanza más rápido, la calidad mejora y el proceso se vuelve mucho más fluido.
Prueba Dropbox hoy y dale a tu equipo la claridad que merece para dar lo mejor de sí mismo.
Preguntas frecuentes
Un almacén de datos reúne toda tu información en un solo lugar para facilitar el análisis y el trabajo en equipo. Un silo de datos bloquea la información en un equipo o herramienta, lo que dificulta su uso o intercambio entre departamentos.
Es posible que hayas oído hablar de los “silos de información”, “silos de equipo” o “silos de herramientas”. El problema es el mismo: sistemas y procesos separados que impiden que las personas compartan y trabajen juntas.
Comienza por hacer preguntas sencillas: ¿Los equipos están haciendo el mismo trabajo dos veces? ¿Tienen problemas para encontrar los archivos más recientes? ¿Utilizan diferentes versiones del mismo documento? Estas son señales de que podrían estar formándose silos de información. Los retrasos, la pérdida de información o el uso de herramientas independientes también son señales de alerta.
La mejor protección es un buen sistema. Guarda todos los archivos en un solo lugar usando herramientas como Dropbox. Establece reglas claras sobre quién puede ver y usar los archivos. Organiza bien las carpetas y facilita el trabajo en equipo. Y lo más importante, ayuda a todos a ver lo que está sucediendo y a dar su opinión.
