¿Estás cansado de que los procesos manuales ralenticen a tu equipo? Descubre cómo la automatización puede revolucionar la eficiencia y productividad de tu negocio.
La automatización está transformando nuestra forma de trabajar. De acuerdo con McKinsey, en el 60 % de los empleos en EE. UU., el 30 % o más de las tareas diarias podrían automatizarse utilizando tecnologías actuales o que pronto estarán disponibles. Eso equivale a ahorrar un día y medio de trabajo cada semana.
Aprovechando la automatización, no solo podrás ser más eficiente, productivo y consistente, sino también hacer crecer tu negocio manteniendo la agilidad.
En esta guía, exploraremos qué procesos deberías automatizar y cómo hacerlo en seis sencillos pasos. Pero primero, vamos a hablar de por qué deberías automatizar los procesos empresariales.
¿Por qué debería automatizar los procesos manuales?
La transformación digital continuará a gran velocidad, y las empresas tienen que adaptarse para mantenerse al día. Algunas de las maneras en que la automatización de procesos empresariales beneficia a equipos de todos los tamaños y sectores incluyen:
- Mayor eficiencia y productividad: se reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas manuales.
- Ventaja competitiva: supera a tus competidores ofreciendo productos o servicios más rápido y a un coste menor.
- Menor margen de error humano: garantiza una mayor coherencia y precisión y reduce la probabilidad de errores en tareas que antes se realizaban manualmente, como la introducción de datos, los cálculos y la elaboración de informes.
- Flujos de trabajo simplificados: reduce los cuellos de botella eliminando pasos innecesarios, consolidando procesos y facilitando una mejor comunicación y colaboración.
- Mejor cumplimiento:estandariza los procedimientos de cumplimiento para garantizar que tu empresa se adhiera a las regulaciones y directrices pertinentes de su sector.
En general, la automatización de los procesos empresariales puede permitir una mejor experiencia del cliente, una toma de decisiones más eficaz y una reducción de las ineficiencias.
¿Qué procesos debería automatizar?
Algunos de los procesos que los usuarios deberían considerar automatizar incluyen:
- Envío de archivos y documentos
- Recopilación de firmas electrónicas
- Copia de seguridad de archivos
- Sincronización entre dispositivos
- Servicio para compartir archivos con restricciones de tiempo: establece fechas de vencimiento para tus enlaces compartidos para que no tengas que revocar manualmente el acceso a archivos y carpetas.
Además, considera como posibles candidatas a la automatización aquellas tareas que sean urgentes, necesarias para el cumplimiento normativo y las pistas de auditoría, o importantes para el éxito de otros procesos o sistemas.
Cómo automatizar procesos: guía paso a paso
1. Define los resultados y objetivos que deseas obtener
A veces, el objetivo de la automatización puede no ser la eficiencia, sino aumentar la precisión, mejorar la moral de los empleados, hacer más fluida la experiencia de incorporación o aportar valor al producto o servicio de tu empresa.
El primer paso para automatizar procesos es simplemente comprender qué se quiere lograr al realizar este cambio. Hacerlo te permitirá fijar prioridades que contribuyan a una estrategia sensata sobre cómo abordar y ejecutar tu automatización.
Documenta esos objetivos y guárdalos en un lugar accesible para todos los miembros de tu equipo. Prueba la plantilla de lluvia de ideas de Dropbox Paper para desarrollar ideas o crear un plan de proyecto de automatización integral con tu equipo. Estos documentos de Paper —y cualquier otro archivo y carpeta compartidos— se almacenarán de forma segura en Dropbox, donde se podrán compartir y acceder fácilmente desde cualquier dispositivo conectado.
Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo, ya que diferentes usuarios pueden acceder a los archivos y editarlos simultáneamente, eliminando la necesidad de compartir archivos manualmente y de controlar las versiones.
2. Identifica las tareas manuales o repetitivas que te ralentizan
Revisa y evalúa tus procesos actuales para identificar qué tareas o actividades requieren más atención práctica de tu equipo de la necesaria.
Es importante recordar que no todas las tareas o procesos deben automatizarse; los humanos aún tienen ventaja sobre la tecnología en ciertas áreas, como los controles de calidad y los comentarios.
La automatización resulta más eficaz en tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Esto se debe a que existe menos variación en estas actividades y menos escenarios a los que la herramienta de automatización pueda adaptarse y de los que pueda aprender.
3. Cartografía tu proceso
Visualizar cómo funcionará tu nuevo proceso automatizado servirá como un práctico documento de capacitación para los nuevos compañeros y los ya existentes. Deberías recabar la opinión de otras personas al crear esto, especialmente de aquellas que utilizarán este proceso con regularidad.
De forma similar a como evaluarías un flujo de trabajo que necesita optimización, considera lo siguiente:
- Las personas, los sistemas o las herramientas implicadas
- Las tareas, pasos o actividades necesarios para lograr el resultado deseado del proceso automatizado
- La información necesaria para mantener en marcha el proceso automatizado
- El desencadenante, la acción, el momento o la condición que pone en marcha el proceso automatizado
- El resultado o efecto previsto del proceso automatizado
4. Implementa tu(s) herramienta(s) de automatización
Una vez que hayas establecido tus necesidades, es hora de presentar tu software de automatización.
Con Dropbox, tus archivos se sincronizan automáticamente en todos tus dispositivos, lo que garantiza que siempre tendrás acceso a la versión más actualizada de un archivo. Esto elimina la necesidad de transferencias y actualizaciones manuales de archivos, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores.
Y eso no es todo: Dropbox te ofrece un conjunto completo de herramientas y funciones de automatización para ayudarte a mantener el control de tu trabajo:
- Mantén tu organización con filtros dinámicos y categorización, ordenación, nomenclatura y etiquetado automáticos de carpetas
- Automatiza el seguimiento y la generación de informes de información confidencial mediante la clasificación de datos
- Optimiza los flujos de trabajo del equipo y reduce el cambio de contexto con integraciones que sincronizan automáticamente los datos entre herramientas
- Organiza automáticamente el contenido de tus archivos, aplicaciones y pestañas con Dropbox Dash, impulsado por inteligencia artificial
- Personaliza y envía fácilmente formularios PDF habituales
5. Recaba comentarios
Antes de extender tu proceso automatizado a todo el equipo, pide su opinión a un compañero de equipo, supervisor o alguien en una posición similar a la tuya en otro equipo. Podrán revisar el proceso con una perspectiva nueva y tal vez puedan señalar cosas que hayas pasado por alto.
Dropbox facilita la recopilación de comentarios al proporcionar una plataforma colaborativa donde los miembros del equipo pueden acceder sin esfuerzo a documentos y archivos compartidos. Los usuarios pueden dejar comentarios directamente en los archivos, lo que facilita las discusiones y sugerencias en tiempo real. Esta función permite una comunicación más fluida, garantizando que los comentarios esté bien organizados y fácilmente disponibles.
Como alternativa, si tu equipo aprende mejor con elementos visuales que con texto, puedes compartir una captura de pantalla o un vídeo de vuestro nuevo proceso para su revisión. Con Dropbox Replay, tus compañeros podrán usar la función de revisión en vivo para tomar notas y hacer comentarios en tiempo real como un equipo.
Alternativamente, los miembros de tu equipo pueden proporcionar anotaciones precisas de fotograma en su propio tiempo utilizando la función de revisión basada en navegador; no se necesita software adicional, cuentas de Dropbox ni acceso especial para las partes interesadas.
6. Capacita a tus compañeros
Una vez que tu nuevo proceso esté listo para ponerse en marcha, deberás capacitar a tus compañeros de equipo y colegas, ya que este cambio puede implicar modificaciones en los procedimientos, las responsabilidades o la rendición de cuentas.
No conviene impartir la formación demasiado pronto, por si el proceso cambia tras recibir comentarios. Tampoco querrás empezar la formación después de que el antiguo proceso se haya eliminado por completo y tus compañeros estén intentando aprender el nuevo proceso de automatización sobre la marcha.
En lugar de utilizar correos electrónicos extensos que pueden pasar desapercibidos o ser difíciles de actualizar, considera la posibilidad de crear guías o tutoriales claros y de fácil acceso. Esto garantiza que tu equipo pueda consultar el material de forma constante y que los nuevos integrantes puedan ponerse al día con el mínimo esfuerzo.
Optimiza y automatiza los procesos empresariales con Dropbox
Dropbox ofrece una ubicación centralizada para almacenar y organizar archivos;un espacio donde puedes automatizar y optimizar procesos para simplificar el trabajo y liberar tiempo valioso.
Envía contratos digitales seguros, recopila información sin esfuerzo y genera documentos en minutos. Potencia la eficiencia operativa y optimiza tu flujo de trabajo automatizando acciones en archivos y sincronizando datos entre herramientas.
