Los profesionales de los RR. HH. gestionan numerosas tareas, desde la incorporación y el compromiso de los empleados hasta el manejo de datos de los empleados y las evaluaciones de desempeño. Cada proceso es vital.
Sin embargo, sin un enfoque bien estructurado, estos procesos esenciales de RR. HH. pueden resultar abrumadores, lo que conlleva una baja moral de los empleados, mayores tasas de rotación y menos productividad. Una gestión ineficaz en cualquiera de estas áreas puede afectar significativamente la retención de personal y el éxito general de tu empresa.
Afortunadamente, un flujo de trabajo de RR. HH. eficaz que utilice herramientas digitales inteligentes y automatización puede optimizar estas tareas y aumentar la eficiencia.
¿Qué es un flujo de trabajo de RR. HH.?
Un flujo de trabajo de RR. HH. es un sistema que simplifica las tareas y los procesos habituales de RR. HH. Puede tratarse de un conjunto de pasos que se siguen para completar una tarea concreta, como la contratación de nuevos empleados. También puede tratarse de un enfoque integral que abarque toda la trayectoria del empleado dentro de tu empresa.
Al crear un flujo de trabajo que se adapte a tu organización, podrás identificar cuellos de botella recurrentes en las tareas habituales. Por ejemplo, esperar a que los nuevos empleados firmen los contratos puede ralentizar el proceso de incorporación. Reconocer esos retrasos te permite encontrar las herramientas adecuadas para agilizar —o incluso automatizar— dichas tareas. Este enfoque te ayuda a ser más eficiente y productivo, garantizando un funcionamiento más fluido dentro de tu departamento de RR. HH.
Un buen flujo de trabajo de RR. HH. puede:
- Reducir los errores
- Reducir los procesos basados en papel
- Acelerar el proceso de aprobación
- Mejorar el cumplimiento
- Ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas
4 maneras en que un flujo de trabajo de RR. HH. puede mejorar tus procesos de RR. HH.
Existen cuatro áreas clave donde un flujo de trabajo de RR. HH. puede tener un impacto significativo:
1. Preincorporación
La contratación de un nuevo empleado requiere atención y comunicación entre diferentes departamentos, incluidos RR. HH., contabilidad, jefes de equipo y miembros del equipo. El departamento de RR. HH. necesita preparar y enviar diversos formularios y materiales, como las políticas y los manuales de la empresa. Recopilar información personal para los registros y crear una dirección de correo electrónico de trabajo también son tareas esenciales.
Cómo encaja la preincorporación en el flujo de trabajo de RR. HH.:
Oferta y aceptación del puesto
El departamento de RR. HH. prepara documentos esenciales como la carta de oferta de empleo, el contrato laboral y los acuerdos de confidencialidad. Con Dropbox Sign, estos documentos se pueden enviar y firmar rápidamente sin un intercambio masivo de correos electrónicos. ¡Se acabó perseguir firmas o hacer malabares con papeleo!
Preparación y personalización de los documentos
Es habitual que el departamento de RR. HH. trabaje con muchas plantillas estandarizadas a la hora de elaborar la documentación necesaria para un nuevo empleado. El almacenamiento de archivos de Dropbox, junto con las funciones integradas de edición de PDF y para compartir archivos, garantiza que estos documentos se almacenen de forma segura y sean fáciles de recuperar y personalizar para un nuevo empleado cuando sea necesario.
Envío y seguimiento de documentos
Los documentos se envían para su revisión y firma mediante firmas electrónicas o utilizando Dropbox Sign. Dropbox Sign no solo facilita el proceso de firma, sino que también realiza un seguimiento del estado, asegurando que todas las firmas necesarias se obtengan rápidamente.
Recopilación de información
El departamento de RR. HH. recopila y almacena de forma segura información personal. Las soluciones de almacenamiento seguro de Dropbox garantizan que todos los datos personales estén protegidos y sean fáciles de recuperar cuando sea necesario.
Preparación para la orientación
El departamento de RR. HH. prepara los materiales de incorporación, como el manual del empleado y los programas de formación. Estos materiales se organizan y almacenan utilizando el almacenamiento en la nube de Dropbox, lo que facilita el acceso a ellos a los nuevos empleados.
2. Incorporación de empleados
El proceso de incorporación puede ser complejo y debe realizarse correctamente; por tanto, puede resultar bastante estresante. En lugar de depender de la documentación en papel, un proceso de incorporación digital o automatizado puede acelerar el proceso y facilitar enormemente las actividades de incorporación para tus nuevos empleados. El proceso suele incluir varios pasos clave:
Finalización del documento
Los nuevos empleados deben completar y firmar varios documentos. Dropbox Sign realiza un seguimiento eficiente de la finalización de los documentos, garantizando que todos los formularios necesarios se firmen con prontitud. Ya no es necesario imprimir formularios ni escanearlos; con solo unos clics, ¡listo!
Recordatorios informativos
Es fundamental recabar información esencial de los nuevos empleados. Dropbox Sign envía recordatorios automatizados, detallando la información necesaria y reduciendo las tareas manuales de seguimiento. Sign es como un asistente personal que anima a los nuevos empleados a completar sus tareas pendientes.
Materiales compartidos
Resulta esencial proporcionar a los nuevos empleados materiales de incorporación, como las políticas de la empresa y los calendarios de formación. Las funciones para compartir de Dropbox permiten a RR. HH. compartir esos materiales sin esfuerzo, garantizando que estén organizados y accesibles.
Seguimiento de la interacción
El seguimiento de la interacción con los materiales de incorporación ayuda a garantizar que los nuevos empleados interactúen con el contenido. Enviar y hacer seguimiento de Dropbox permite a RR. HH. enviar y realizar un seguimiento de la interacción con estos materiales, proporcionando información sobre lo que se ha visto y con qué se ha interactuado.
Al aprovechar las herramientas de Dropbox, el proceso de incorporación se vuelve más ágil, lo que reduce el estrés para el departamento de RR. HH. y los nuevos empleados, y garantiza una transición fluida y eficiente a la empresa.
3. Solicitudes, aprobaciones y consultas generales
Gestionar solicitudes, aprobaciones y consultas generales suele ser la mayor parte del trabajo diario de RR. HH., especialmente en las grandes empresas. Esto incluye gestionar las solicitudes de permisos, las ausencias del personal y diversas consultas de los empleados. Incorporar este proceso al flujo de trabajo de RR. HH. implica varios pasos:
Gestión de documentos
La gestión documental implica desarrollar, almacenar y organizar los documentos de manera eficiente. Las funciones de sincronización de Dropbox lo permiten, ya que proporcionan una forma segura y accesible de encontrar y utilizar todos los documentos de RR. HH.
Personalización de plantillas
Personalización de plantillas y edición de archivos PDF para uso individual o empresarial. Con la edición de PDF de Dropbox, los equipos de RR. HH. pueden adaptar rápidamente los documentos para satisfacer necesidades específicas.
Seguimiento de la interacción
El seguimiento de la interacción con los materiales compartidos garantiza que los empleados estén interactuando con la información proporcionada. Enviar y hacer seguimiento de Dropbox permite a RR. HH. enviar documentos y realizar un seguimiento de su interacción, proporcionando información sobre las interacciones de los empleados. Por ejemplo, si un manual actualizado no se lee, puede hacer un seguimiento con el equipo en tiempo real.
Recopilación de firmas
Recopilar y guardar las firmas de los empleados es esencial para las aprobaciones. Dropbox Sign facilita la recopilación de firmas electrónicas, agilizando el proceso de aprobación.
Mediante las herramientas de Dropbox, el departamento de RR. HH. puede gestionar de forma eficiente las solicitudes y consultas diarias. Esto reduce la carga de trabajo manual y mejora la eficiencia general del flujo de trabajo.
4. Baja de empleados
El proceso de baja se activa cuando un empleado decide abandonar la empresa. Por lo general, la entrevista de salida la realiza alguien de tu equipo junto con el responsable directo del empleado. Durante esta entrevista, puedes decidir si le presenta al empleado una nueva oferta para animarlo a quedarse.
Exploremos cómo encaja el proceso de baja en el flujo de trabajo de RR. HH.:
Entrevista de salida y decisión
Realizar la entrevista de salida y decidir si se le realiza una oferta de retención.
Oferta y acuerdo
Si el empleado decide quedarse, personaliza y envíale un nuevo contrato con Dropbox Sign. Es una forma rápida y segura de finalizar las condiciones y, al mismo tiempo, demostrar a los nuevos empleados que los valoras.
Proceso de baja
Si no se va a quedar, procede con la indemnización por despido, la documentación final y la devolución de los equipos de la empresa. Desarrolla, almacena y organiza todos los documentos relacionados de forma segura con Dropbox.
Documentación final
Personaliza los documentos y acuerdos finales, asegurándote de que toda la documentación esté completa, organizada, firmada y almacenada de forma segura en Dropbox.
Recopilación de firmas electrónicas
Utiliza Dropbox Sign para recopilar y almacenar todos los documentos necesarios de los empleados que causan baja. Las herramientas de Dropbox ayudan a los equipos de RR. HH. a minimizar el papeleo manual. Estas herramientas garantizan una transición sin problemas tanto para el empleado que se marcha como para la empresa.
Aumenta la eficiencia con la automatización del flujo de trabajo de RR. HH.
Al reducir los procesos manuales, los equipos de RR. HH. pueden ser más eficientes. La incorporación de la automatización a los flujos de trabajo de RR. HH. ofrece unos beneficios sustanciales. La automatización de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo permite a los profesionales de RR. HH. centrarse en actividades más estratégicas.
Dropbox ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para agilizar tu trabajo. Ofrece información específica para cada usuario sobre los documentos compartidos y facilita y agiliza la obtención de firmas en formularios de RR. HH. importantes.
Aprovecha Dropbox para mejorar tus flujos de trabajo de RR. HH.:
- Utiliza las funciones de almacenamiento yuso compartido de archivos de Dropbox para desarrollar, almacenar y organizar documentos, reduciendo el desorden y mejorando la accesibilidad.
- La función Enviar y hacer seguimiento te permite realizar un seguimiento de la interacción con documentos críticos, lo que garantiza que tu equipo se mantenga informado y comprometido.
- Con Dropbox Sign, puedes recopilar y guardar firmas electrónicas sin esfuerzo, lo que garantiza el cumplimiento y agiliza el proceso de aprobación.
La automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. conduce, en última instancia, a una mayor productividad, precisión y satisfacción de los empleados. Transforma tus procesos de RR. HH. y aumenta la eficiencia con Dropbox. Obtén más información sobre cómo Dropbox puede ayudar a tu equipo de RR. HH.
