Ya sabes de qué estoy hablando: un equipo utiliza Slack, otro está atascado en Notion y alguien acaba de enviar un resumen de campaña en un correo electrónico sin asunto. Los silos de información se producen cuando los departamentos, equipos o individuos mantienen sus archivos, actualizaciones y perspectivas en lugares separados. Esto genera flujos de trabajo desordenados, trabajo duplicado y muchísima confusión.
Es algo especialmente habitual en los equipos de marketing y creativos, donde la colaboración lo es todo. Los silos pueden colarse entre:
- Diseñadores y camarógrafos que trabajan con sus propias herramientas y carpetas especializadas
- Redactores y estrategas que desarrollan mensajes, desconectados de los recursos creativos
- Los equipos de campañas y medios pagados siguen adelante con recursos obsoletos
- Socios externos, autónomos o agencias que trabajan con versiones de archivos antiguas
Resulta frustrante, pero también tiene solución. Dropbox reúne a todos tus equipos (y sus herramientas), para que puedas seguir utilizando lo que funciona y, al mismo tiempo, solucionar las ineficiencias. A continuación vamos a explorar algunas maneras infalibles de eliminar las barreras entre departamentos e impulsar un marketing más eficaz.
¿Qué es un silo de información y por qué resultan problemáticos para los equipos de marketing?
En términos sencillos, un silo de información es una interrupción en el flujo de información. En el ámbito empresarial, esto ocurre cuando diferentes partes de diferentes equipos —o herramientas dentro de esos equipos— no se comunican entre sí.
Todos trabajan duro, pero no lo hacen exactamente juntos. Para los equipos de marketing y creativos, donde la colaboración y la sincronización son cruciales, los silos pueden lastrar silenciosamente el rendimiento y generar frustración rápidamente.
Así es como se ve en el día a día, con algunas interrupciones reales en el flujo de trabajo:
- Trabajo duplicado: ¿alguna vez dos equipos han creado sin saberlo el mismo recurso de campaña? Esa sensación cuando te das cuenta por primera vez, ¡vaya! Resulta desmoralizante, una pérdida de tiempo y completamente evitable si se dispone de la visibilidad adecuada.
- Mensajes incoherentes: si los diseñadores trabajan con las directrices de marca del mes pasado mientras que los redactores siguen un nuevo documento de tono de voz (que nadie compartió), la campaña no solo parecerá confusa, sino que estará completamente desorganizada.
- Incumplimiento de plazos: todos hemos tenido la experiencia de ese documento atascado en la bandeja de entrada de alguien durante días o de la persona que no se dio cuenta de que tenía que aprobar algo. Se trata de personas que trabajan en flujos de trabajo aislados y que, a menudo, provocan retrasos innecesarios. Esos retrasos pueden repercutir en equipos enteros, perjudicándolos a todos a la vez.
- Equipos descontentos: cuando el trabajo de un equipo va en la dirección equivocada (y no es culpa suya), seguro que se va a enfadar. Cuando las personas tienen que pasar horas buscando archivos o rehaciendo el trabajo desde cero porque otra persona no se comunica, pierden toda su energía. Esto les sucede incluso a los creativos más apasionados.
- Falta de responsabilidad: lo más frustrante de los silos es que no hay a quién culpar; la culpa es del sistema. Y si no hay visibilidad compartida, nadie puede decidir quién es responsable de qué. Eso implica más confusión, peores decisiones y un impulso general mucho más lento.
No se trata de pequeñas molestias, sino de serios obstáculos que impiden que tu equipo realice su mejor trabajo, lo que puede provocar desgaste profesional creativo. Los silos resultan especialmente perjudiciales en entornos creativos, donde la energía y la claridad son fundamentales.
Sin embargo, con las herramientas y los sistemas adecuados, los silos no son permanentes. Vamos a analizar algunas de las causas para que puedas brindar a tus sistemas actuales un cuidado preventivo y evitar que los silos empeoren, o incluso que se formen.
5 causas de los silos en el trabajo
Los silos no aparecen de repente, como un camión grande dando marcha atrás; se instalan sigilosamente, a menudo sin que nadie se dé cuenta.
La mayoría de los equipos no se proponen trabajar de forma aislada, pero algunos hábitos que se pasan por alto y el mal uso de las herramientas pueden crear rápidamente barreras que ralentizan a todos. Vamos a explorar algunas maneras en que esto se manifiesta para los equipos de marketing y creativos.
1. Dependencia excesiva de herramientas desconectadas
Una experiencia muy habitual en los silos es el uso de herramientas dispares que entorpecen el proceso. Archivos en Google Drive, informes perdidos en hilos de correo electrónico, comentarios dispersos en Slack, Asana y cadenas de comentarios aleatorias… ¿Te suena? Cuando cada herramienta funciona por su cuenta, tu equipo termina con una visión confusa de la información que resulta difícil de manejar.
2. Falta de almacenamiento compartido o procesos estructurados
El almacenamiento compartido implica información compartida. Si los equipos guardan el trabajo en sus ordenadores de sobremesa, en el almacenamiento en la nube o utilizan herramientas completamente diferentes, la colaboración se vuelve caótica rápidamente. Sin una estructura compartida consultable y accesible para quienes la necesitan, los miembros del equipo terminan generando conocimiento en direcciones opuestas, sin siquiera darse cuenta.
3. No existe una única fuente de la verdad
Cuando circulan tres versiones del mismo briefing de campaña —cada una con diferentes ediciones, enlaces y notas— es la receta perfecta para el trabajo duplicado, la falta de comunicación y el incumplimiento de plazos. Utilizar documentos y herramientas compartidas con funciones colaborativas como opciones predeterminadas de tu equipo es una forma sencilla de reunir todas estas opiniones en un solo lugar, lo que te proporciona una automatización de la eficiencia centrada en las personas.
4. Muros departamentales o restricciones de acceso
No siempre es intencionado, pero mantener a diferentes departamentos o socios externos sin acceso a recursos esenciales solo crea más fricción. Si las personas no pueden ver el panorama completo, ¿cómo pueden contribuir eficazmente? Las herramientas con permisos de archivos y configuraciones de acceso sencillas facilitan el control de quién puede ver qué y permiten realizar ajustes según sea necesario.
5. Plazos de proyecto acelerados
Esto es algo que los líderes de equipos creativos necesitan escuchar cuando una campaña avanza a toda velocidad: la estructura y los detalles se desvanecen como gotas de lluvia en un parabrisas. Si creas o contribuyes a un entorno así, la gente tenderá a trabajar de forma aislada solo para hacer las cosas, lo que puede generar aún más confusión (y malos resultados) más adelante.
Los silos se forman fácilmente y a menudo en silencio, sin que nadie se dé cuenta, hasta que es demasiado tarde. Para cuando alguien se da cuenta, ya han ralentizado tu proyecto, desilusionado a tu equipo o enturbiado tu mensaje. La clave está en detectar las señales a tiempo e implementar los sistemas adecuados para mantener a todos conectados.
5 maneras de eliminar los silos de información
Los silos pueden acabar silenciosamente incluso con las mejores campañas. La buena noticia es que eso tiene solución. Con unos pocos hábitos sencillos y las herramientas adecuadas, puedes mantener a los equipos alineados y los proyectos funcionando a la perfección. Así es como se eliminan los silos:
1. Utiliza almacenamiento colaborativo en la nube
Una de las maneras más fáciles de eliminar los silos es centralizando el trabajo de tu equipo en un lugar compartido. Ya sean briefings creativos, recursos de campaña o documentos de referencia, el almacenamiento en la nube compartido brinda a todos acceso a lo que necesitan, sin búsquedas ni esperas.
Esto elimina las barreras entre los equipos al facilitar un acceso sencillo, coherente y rastreable. Con Dropbox, los equipos pueden acceder a todo desde un espacio de trabajo seguro. Obtendrás funciones para compartir fácilmente, controles de permisos inteligentes y control de versiones automático, para que todos trabajen siempre en el archivo correcto.
2. Utiliza herramientas de búsqueda
No puedes utilizar materiales de marketing que no encuentras. Cuando los archivos están enterrados en bandejas de entrada o pestañas, incluso el recurso más valioso es como si no existiera. Ojalá se pudiera buscar un archivo, aunque no se recordara su nombre.
Ahí es donde la búsqueda universal viene al rescate. Dropbox Dash (una herramienta de búsqueda universal impulsada por IA para usuarios de Dropbox) permite a tu equipo encontrar lo que necesita en documentos, pestañas, correos electrónicos, almacenamiento en la nube y muchas más fuentes de datos, todo en segundos. Es como tener una barra de búsqueda que busca dentro de los archivos y entiende de verdad lo que estás buscando.
3. Organiza los datos para facilitar la colaboración
Unas carpetas claras. Una nomenclatura coherente. Acceso compartido. Estas pequeñas reglas marcan una gran diferencia. Mantenerlas arraigadas en los miembros del equipo y en todos los departamentos es crucial para evitar la formación de silos o para eliminarlos.
Dropbox lo hace sencillo, con funciones intuitivas diseñadas para una sencilla organización de archivos y carpetas. Además, Dash te ayuda a recuperar archivos recientes o relevantes directamente desde un práctico panel de control en la página de inicio, que reúne archivos, correos electrónicos, calendarios y más para ofrecerte una visión general rápida de todo tu trabajo relevante, de modo que el contenido que necesitas esté siempre a tu alcance.
4. Haz visibles los comentarios.
La retroalimentación aislada conduce a trabajo repetido, cambios omitidos y muchas idas y venidas. Resulta exasperante recibir comentarios de fuentes dispares, y esto puede dificultar mantener la motivación y ver el panorama general.
Mantén el orden con comentarios y anotaciones en tiempo real. Dropbox también te permite dejar comentarios directamente sobre las imágenes, vídeos o documentos. Herramientas como Dropbox Replay permiten a los equipos revisar y resolver rápidamente los comentarios sobre los vídeos, manteniendo las conversaciones y las aprobaciones en contexto, lo que contribuye a agilizar un proceso creativo notoriamente complejo.
5. Fomenta una cultura de visibilidad interdepartamental
Sí, los silos son sin duda un problema de sistemas, pero también de hábitos. Y los hábitos son problemas relacionados con las personas que involucran a las partes interesadas clave (y de alto nivel) desde el principio y con frecuencia. Estas son las personas que toman decisiones sobre la cultura de la empresa.
A veces, derribar los silos requiere un cambio radical desde la cumbre, lo que puede llevar tiempo aunque, a la larga, da sus frutos. Con Dropbox, es fácil crear carpetas compartidas, iniciar o avanzar proyectos, e incluso utilizar herramientas de gestión de tareas para reunir a los equipos, reduciendo las sorpresas y el trabajo repetido que generan los silos de información.
Cuando todos tienen la misma información, en el mismo lugar y al mismo tiempo, puede surgir el mejor trabajo creativo.
Acaba con el estancamiento creativo que generan los silos con Dropbox
Los silos de información pueden ser una molestia ocasional, pero, si no se controlan, pueden convertirse rápidamente en un serio obstáculo para la productividad de tu equipo. Retrasan los lanzamientos, provocan confusión, duplicidades o, simplemente, agotan la energía de lo que debería ser un proceso creativo emocionante.
Dropbox ayuda a los equipos creativos y de marketing a derribar esas barreras al proporcionar a todos un lugar único y seguro para compartir conocimientos en grupo, minimizando así las idas y venidas habituales y el cambio constante de plataformas.
Cuando tu equipo está alineado, el trabajo avanza más rápido, la calidad aumenta y el proceso resulta mucho más fluido.
Prueba Dropbox hoy mismo y proporciona a tu equipo la claridad que se merece para dar lo mejor de sí.
Preguntas frecuentes
Un almacén de datos reúne todos sus datos en un solo lugar para facilitar el análisis y el trabajo en equipo. Un silo de datos confina la información a un solo equipo o herramienta, lo que dificulta compartirla o usarla entre departamentos.
Es posible que hayas oído que a los silos de datos se les llama “silos de información”, “silos de equipo” o “silos de herramientas”. El problema es el mismo: sistemas y procesos separados que impiden que las personas compartan y trabajen juntas.
Empieza por hacerte preguntas sencillas: ¿los equipos están haciendo el mismo trabajo dos veces? ¿Tienes problemas para encontrar los archivos más recientes? ¿Utilizas diferentes versiones de un mismo documento? Estas son señales de que podrían estar formándose silos de información. Las demoras, la falta de información o el uso de herramientas distintas también son señales de alerta.
La mejor protección es un buen sistema. Guarda todos tus archivos en un solo lugar utilizando herramientas como Dropbox. Establece reglas claras sobre quién puede ver y usar los archivos. Organiza bien las carpetas y facilita el trabajo en equipo. Lo más importante es ayudar a todos a ver lo que está sucediendo y dar su opinión.
