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Cómo crear y ejecutar flujos de gestión de proyectos en ocho sencillos pasos

6 minutos de lectura

13 de febrero de 2025

Dos compañeros intercambiando ideas en una pizarra de una oficina.

Cómo crear un flujo de gestión de proyectos de éxito

Estos son los pasos que debes seguir para desarrollar tu flujo de trabajo, cada uno de ellos con un ejemplo práctico:

1. Determina los objetivos del proyecto

Define con claridad los objetivos y las metas del proyecto, es decir, lo que sería un buen resultado. Describe lo que quieres conseguir con el proyecto, los resultados previstos y cómo medirás los logros.

Si defines los objetivos del proyecto con antelación, todos los que participen en él sabrán con más exactitud qué hay que hacer y cómo podéis contribuir a un objetivo común.

Para determinar los objetivos, ten en cuenta todas las limitaciones y los requisitos específicos que puedan afectar al proyecto. También es importante que establezcas indicadores clave de desempeño (KPI) con los que medir el éxito del proyecto. Estos KPI deben ser específicos, cuantificables, factibles, relevantes y con plazos concretos (SMART), y deben indicar con claridad si se cumplen las condiciones para que el proyecto consiga los resultados previstos.

Ejemplo: lanzar un sitio web nuevo para mejorar la presencia online y la experiencia del usuario.

2. Fragmenta las tareas 

Divide el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Así, será más sencillo asignar responsabilidades a los miembros del equipo, hacer un seguimiento del progreso e identificar los posibles problemas o desafíos que puedan surgir.

Dividir las tareas en fragmentos más pequeños puede evitar que el proyecto resulte agobiante. Tu agenda estará más ordenada, y podrás organizar tu tiempo según la prioridad de las tareas.

Ejemplo: fragmentar el lanzamiento de un sitio web en diferentes tareas, como el diseño, la creación de contenido, el desarrollo, las pruebas y la publicación.

Varios compañeros mirando una serie de notas adhesivas en una cristalera de una oficina.
Un profesional trabajando en remoto que asiste a una videoconferencia desde el despacho de su casa.
La interfaz de Dropbox muestra las opciones de gestión de archivos, con un cursor que selecciona el botón para compartir en una carpeta.

Ventajas de un flujo de gestión de proyectos

Te explicamos por qué Dropbox es la herramienta ideal para tener la seguridad de que los flujos de gestión de proyectos generen resultados comerciales claros y productivos:

  • Más eficacia: las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a trabajar con más eficacia gracias a que mejoran la comunicación, la colaboración y el servicio para compartir archivos.
  • Responsabilidad: Dropbox facilita el seguimiento del progreso y ayuda a que los miembros del equipo respondan por su trabajo.
  • Comunicación mejorada: con las herramientas de colaboración de Dropbox, los miembros del equipo se comunican entre sí con más facilidad, tanto dentro como fuera de la oficina.
  • Sprints y cronologías de proyectos más rápidos: la plantilla de plan de proyecto de Dropbox Paper ofrece una descripción clara del progreso del proyecto que ayuda a los equipos a mantener el ritmo y a cumplir los plazos.
  • Adaptación a las necesidades: una sencilla colaboración en el contenido hace que la adaptación a los requisitos variables de un proyecto sea tarea fácil, ya que permite a los equipos modificar los flujos de trabajo con rapidez y sin complicaciones.

Acelera la gestión de tus proyectos

Es fundamental contar con un proceso de gestión de proyectos bien estructurado para todo tipo de proyectos y empresas de cualquier tamaño.

Si sigues los pasos descritos en este artículo, puedes crear un flujo de trabajo que te permitirá mejorar la eficacia, la responsabilidad, la comunicación y la productividad. El conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Dropbox te ayuda a ejecutar tu flujo de trabajo y a superar los objetivos de tu proyecto.

Explora las herramientas y funciones adecuadas para crear flujos de gestión de proyectos eficaces que mejoren los resultados.

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