Comment un contractant général rassemble ses équipes

Le défi : organiser des milliers de projets et y accéder

Fondée en 2010, Centric Build est une entreprise de Kansas City dont les projets portent autant sur les innovations techniques et la résolution de problèmes que sur les surfaces habitables et les plans d’étage. Ils s’appuient sur des outils simples et fiables pour organiser le travail de leurs employés, dans les bureaux ou sur le terrain.

L’entreprise Centric est fière de pouvoir accepter ce que les autres refusent. Elle s’implique dans des projets favorisant l’innovation et la cohésion. Qu’il s’agisse d’une maison familiale ou d’un bâtiment commercial, chaque projet nécessite la collaboration d’une vaste équipe, constituée notamment de responsables, de concepteurs et d’entrepreneurs.

Depuis le début, Centric cultive une approche ouverte, flexible et agile pour s’adapter aux besoins des clients. L’entreprise voulait également une version cloud d’un serveur où organiser tous les fichiers et y accéder depuis n’importe quel appareil. Dropbox s’est imposé comme la solution idéale dès le départ, et 12 ans plus tard, Centric utilise toujours Dropbox pour organiser, synchroniser et sécuriser des milliers de projets.

La solution : synchronisation, partage et stockage sécurisés des fichiers

Environ 90 employés utilisent actuellement Dropbox, dont huit ingénieurs et 45 chefs de projet. Quels types de fichiers ces employés stockent‑ils et partagent‑ils via Dropbox ? Tous : devis, factures, plans de construction, planning des employés, etc. Dès que Centric remporte un contrat, l’administrateur de projet crée un dossier de projet contenant jusqu’à 20 sous‑dossiers pour des éléments tels que les budgets, les plans, les contrats, les plannings et les rapports de sécurité. L’administrateur donne ensuite accès au dossier à l’équipe de projet (y compris au chef de projet, à l’ingénieur et au chef de chantier).

Les versions de fichiers peuvent facilement se multiplier dans les projets d’équipe, mais Dropbox contourne ce problème grâce à sa fonctionnalité de synchronisation. Lorsqu’un utilisateur chez Centric ouvre un fichier, il voit qui d’autre travaille dessus, ce qui lui permet de ne pas écraser le travail de son collègue.

Dropbox permet de partager des fichiers, mais tout n’est pas voué à une grande diffusion. Par exemple, la plupart des employés ne doivent pas avoir accès aux dossiers RH ou aux renseignements liés aux devis de projet. Dropbox sécurise les fichiers grâce à des autorisations de fichiers, tout en donnant à chacun l’accès aux fichiers dont il a besoin.

Centric fournit également des liens Dropbox partagés aux intervenants externes pour partager des fichiers précis, sans leur donner accès à l’ensemble du dossier. Les collaborateurs qui ne font pas partie de l’organisation voient exactement ce dont ils ont besoin, et rien de plus.

Les résultats : organisation et efficacité renforcées

Même si l’entreprise Centric a généralisé son utilisation de Dropbox à mesure qu’elle s’est développée, Dropbox reste simple à utiliser, ce qui est important pour elle. Le même processus permet toujours d’organiser des fichiers, d’y accéder et de les partager depuis n’importe quel appareil. Et tout le monde connaît Dropbox, ce qui facilite l’intégration de nouvelles personnes. La formation consiste à illustrer l’organisation standard des dossiers de projet et à localiser des fichiers particuliers, tels que des modèles de prévisions financières.

Sans Dropbox, Centric ne serait pas aussi organisé et utiliserait probablement la même configuration à l’ancienne que les autres entreprises de construction : des centaines d’armoires de classement alignées tout autour du bureau. Grâce à Dropbox, Centric a pu réduire l’utilisation du papier, ce qui lui a permis de gagner du temps et d’économiser de l’argent en impression et classement de documents. Cela fait également gagner du temps aux employés, qui peuvent créer des documents, y accéder et les partager où qu’ils se trouvent, en un instant.

Centric cherche toujours à s’améliorer, y compris en essayant de nouveaux logiciels. Dropbox est le seul logiciel auquel Centric est resté fidèle depuis 12 ans, car l’entreprise n’a aucune raison d’en changer. Même après avoir acheté un outil de gestion de projet, Centric continue à tout organiser dans Dropbox, en sachant que tout est sécurisé.

Avec Dropbox, Centric a trouvé une solution unique pour enregistrer tous les fichiers de l’entreprise pour chaque employé, à tous les niveaux.