Comment automatiser les processus qui freinent votre équipe

Êtes-vous lassé des processus manuels qui ralentissent votre équipe ? Découvrez comment l’automatisation peut révolutionner l’efficacité et la productivité de votre entreprise.

L’automatisation transforme notre façon de travailler. Selon une étude McKinsey, 60 % des emplois aux États-Unis pourraient automatiser au moins 30 % de leurs tâches quotidiennes grâce aux technologies existantes ou bientôt disponibles. Cela équivaut à l’économie d’une journée et demie de travail chaque semaine.

En tirant parti de l’automatisation, vous pouvez non seulement devenir plus efficace, productif et constant, mais aussi développer votre entreprise tout en restant agile.

Dans ce guide, nous allons explorer les processus que vous devriez automatiser et comment y parvenir en six étapes simples. Mais tout d’abord, voyons pourquoi vous devriez automatiser vos processus métier.

Pourquoi automatiser les processus manuels ?

La transformation numérique va se poursuivre à un rythme soutenu, et les entreprises sont dans l’obligation de s’adapter pour rester compétitives. L’automatisation des processus métier présente notamment les avantages suivants pour les équipes de toutes tailles et de tous secteurs :

• Amélioration de l’efficacité et de la productivité : réduction significative du temps et des efforts nécessaires à l’exécution des tâches manuelles
• Avantage concurrentiel : surpassez vos concurrents en fournissant des produits ou des services plus rapidement et à moindre coût
• Réduction des erreurs humaines : assurez une meilleure cohérence, une plus grande précision et réduisez les risques d’erreurs dans les tâches auparavant manuelles, telles que la saisie de données, les calculs et la production de rapports.
• Workflows simplifiés : réduisez les goulots d’étranglement en éliminant les étapes inutiles, en consolidant les processus et en favorisant une meilleure communication et collaboration
• Conformité renforcée : uniformisez les procédures de conformité pour garantir que votre entreprise respecte les réglementations et directives applicables de votre secteur

Globalement, l’automatisation des processus métier peut contribuer à l’amélioration de l’expérience client et de la prise de décision, ainsi qu’à la réduction des inefficacités.

Quels processus dois-je automatiser ?

Voici quelques processus que les utilisateurs devraient envisager d’automatiser :

• Envoi de fichiers et de documents
• Collecte des signatures électroniques
• Sauvegarde des fichiers
• Synchronisation entre appareils
• Partage de fichiers avec des délais de validité : définissez des dates d’expiration pour vos liens partagés afin de ne pas avoir à révoquer manuellement l’accès aux fichiers et aux dossiers.

Par ailleurs, prenez en compte la possibilité d’automatiser les tâches urgentes, indispensables pour la conformité et les pistes d’audit, ou cruciales au bon fonctionnement d’autres processus ou systèmes.

Comment automatiser les processus : un guide étape par étape
 

1. Définissez vos objectifs et les résultats souhaités

Parfois, l’objectif de l’automatisation n’est pas l’efficacité, mais plutôt l’amélioration de la précision ou du moral des employés, la simplification de l’expérience d’intégration ou la création d’une valeur ajoutée pour le produit ou le service de votre entreprise.

La première étape pour automatiser les processus consiste simplement à comprendre ce que vous souhaitez réaliser en effectuant ce changement. Cela vous aidera à établir des priorités qui serviront de base à une stratégie cohérente pour aborder et mettre en œuvre votre automatisation.

Consignez ces objectifs et conservez-les dans un endroit accessible à tous les membres de votre équipe. Essayez le modèle de brainstorming de Dropbox Paper pour développer des idées ou créez un plan de projet d’automatisation complet avec votre équipe. Ces documents Paper, ainsi que tous les autres fichiers et dossiers partagés, seront stockés en toute sécurité dans Dropbox, où ils pourront être facilement partagés et consultés depuis n’importe quel appareil connecté.

Cela permet de gagner du temps et de l’énergie, puisque plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux fichiers et les modifier simultanément, éliminant ainsi le besoin de partage manuel et de contrôle de version.
 

2. Identifiez les tâches manuelles ou répétitives qui vous ralentissent

Examinez et évaluez vos processus actuels afin d’identifier les tâches ou activités qui demandent plus d’attention de la part de votre équipe qu’elles ne le devraient.

Il est important de rappeler qu’il n’est pas nécessaire d’automatiser toutes les tâches ou tous les processus ; les êtres humains restent supérieurs aux machines dans certains domaines, comme les contrôles qualité et la formulation de commentaires.

L’automatisation s’avère particulièrement efficace pour les tâches répétitives et chronophages. Cela s’explique par le fait que ces activités présentent peu de variations, réduisant ainsi le nombre de scénarios auxquels l’outil d’automatisation doit s’adapter et à partir desquels il peut apprendre.
 

3. Mappez votre processus

Produire une restitution visuelle du fonctionnement de votre nouveau processus automatisé constituera un support de formation précieux pour vos collègues, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés. Il est conseillé de solliciter l’avis d’autres personnes lors de la création de ce document, notamment celles qui utiliseront régulièrement ce processus.

De la même manière que pour l’évaluation d’un workflow à rationaliser, tenez compte des points suivants :

• Les personnes, les systèmes ou les outils concernés.
• Les tâches, les étapes ou les activités nécessaires pour obtenir le résultat souhaité du processus automatisé.
• Les informations nécessaires pour faire avancer le processus automatisé.
• Le déclencheur, l’action, le moment ou la condition qui démarre le processus automatisé.
• Le résultat escompté du processus automatisé.

4. Mettez en œuvre vos outils d’automatisation

Une fois vos besoins définis, il est temps d’introduire votre logiciel d’automatisation.

Avec Dropbox, vos fichiers sont automatiquement synchronisés sur tous vos appareils, garantissant que la version la plus récente d’un fichier est toujours accessible. Vous n’avez plus besoin de transférer ou de mettre à jour manuellement vos fichiers, ce qui représente une économie de temps et réduit le risque d’erreurs.

Et ce n’est pas tout... Dropbox propose toute une suite d’outils et de fonctionnalités d’automatisation pour vous aider à optimiser votre travail :

• Restez organisé grâce aux filtres dynamiques et à la catégorisation, au tri, au nommage et à l’étiquetage automatisés des dossiers.
• Automatisez le suivi et le signalement des données sensibles grâce à la classification des données.
• Simplifiez les workflows de vos équipes et réduisez les changements de contexte grâce à des intégrations qui synchronisent automatiquement les données entre les outils.
• Organisez automatiquement le contenu de vos fichiers, applications et onglets grâce à Dropbox Dash, une fonctionnalité reposant sur l’intelligence artificielle.
• Personnalisez et envoyez facilement des formulaires PDF courants
   

5. Recueillez des avis

Avant de déployer votre processus automatisé auprès de l’ensemble de l’équipe, demandez l’avis d’un collègue, d’un superviseur ou d’une personne occupant un poste similaire au vôtre dans une autre équipe. Ils pourront examiner le processus avec un regard neuf et pourront peut-être vous signaler des points que vous avez manqués.

Dropbox facilite la collecte de commentaires en fournissant une plateforme collaborative où les membres de l’équipe peuvent accéder sans effort aux documents et fichiers partagés. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires directement sur les fichiers, ce qui facilite les discussions et les suggestions en temps réel. Cette fonctionnalité favorise une communication simplifiée, garantissant que les commentaires sont bien organisés et facilement accessibles.

À l’inverse, si votre équipe privilégie les supports visuels au texte, vous pouvez partager une capture d’écran ou une vidéo de votre nouveau processus pour afin qu’il soit examiné. Avec Dropbox Replay, vos collègues peuvent ensuite utiliser la fonctionnalité de révision en direct pour prendre des notes et partager vos commentaires en équipe, en temps réel. 

Ou bien, les membres de votre équipe peuvent fournir des annotations précises, image par image, à leur propre rythme, en utilisant la fonction de révision basée sur le navigateur. Celle-ci ne nécessite aucun logiciel supplémentaire, aucun compte Dropbox ni accès spécifique pour les différentes parties prenantes.
 

6. Formez vos collègues

Une fois votre nouveau processus prêt à être mis en œuvre, il est essentiel de former vos coéquipiers et collègues, car ce changement peut entraîner une évolution des procédures, des responsabilités ou des obligations.

Tâchez de ne pas dispenser la formation trop tôt, car le processus peut encore évoluer à la suite des retours d’information. Inversement, évitez de commencer la formation après l’abandon total de l’ancien processus, afin que vos collègues n’aient pas à apprendre le nouveau processus d’automatisation sur le tas.

Plutôt que de compter sur des e-mails à rallonge, souvent négligés ou difficiles à mettre à jour, envisagez de créer des guides ou des tutoriels clairs et facilement accessibles. De la sorte, votre équipe peut s’y référer régulièrement, et les nouvelles recrues peuvent se familiariser rapidement avec le sujet.

Optimiser et automatiser les processus métier avec Dropbox

Dropbox propose un emplacement centralisé pour stocker et organiser vos fichiers — un espace où vous pouvez automatiser et rationaliser les processus afin de simplifier votre travail et de gagner un temps précieux.

Envoyez des contrats numériques sécurisés, recueillez des informations sans effort et générez des documents en quelques minutes. Boostez votre efficacité opérationnelle et optimisez vos workflows en automatisant les actions sur les fichiers et en synchronisant les données entre les outils.