Les professionnels des RH gèrent un nombre important de tâches, allant de l’intégration et de l’engagement des employés à la gestion des données et aux évaluations de performance. Chacun de ces processus est vital.
Cependant, sans une approche bien structurée, ces processus RH essentiels peuvent devenir particulièrement lourds à gérer, entraînant une baisse du moral des employés, une augmentation du taux de rotation du personnel et une diminution de la productivité. Une gestion inefficace dans l’un de ces domaines peut avoir un impact significatif sur la fidélisation de vos collaborateurs et sur leur réussite globale.
Heureusement, un workflow efficace peut optimiser ces tâches et accroître l’efficacité, en mettant à profit des outils numériques intelligents et en exploitant l’automatisation.
Qu’est‑ce qu’un workflow RH ?
Un workflow RH est un système qui simplifie les tâches et les processus RH courants. Il peut s’agir d’une série d’étapes à suivre pour accomplir une tâche particulière, comme le recrutement de nouveaux employés. Il peut également s’agir d’une approche globale couvrant l’intégralité du parcours d’un employé au sein de votre entreprise.
En créant un workflow adapté à votre organisation, vous pouvez identifier les goulots d’étranglement récurrents dans les tâches répétitives. Par exemple, le fait d’attendre que les nouvelles recrues signent leurs contrats peut ralentir le processus d’intégration. Identifier ces retards vous permet de trouver les outils adéquats pour rationaliser, voire automatiser, ces tâches. Cette approche vous permet de gagner en efficacité et en productivité, assurant ainsi un fonctionnement plus fluide au sein de votre service RH.
Grâce à un workflow RH efficace, vous pouvez :
- Limiter le nombre d’erreurs
- Réduire les processus utilisant du papier
- Accélérer les procédures d’approbation
- Améliorer la conformité
- Économiser du temps et de l’énergie sur les tâches répétitives
Quatre façons dont un workflow RH peut améliorer vos processus RH
Il existe quatre domaines clés où un workflow RH peut avoir un impact significatif :
1. Pré-intégration
Le recrutement d’un nouvel employé est le produit d’une collaboration et d’une communication entre différents services, notamment les ressources humaines, la comptabilité, les responsables d’équipe et les membres de l’équipe. Le service des ressources humaines doit préparer et transmettre plusieurs formulaires et documents, tels que les politiques et les manuels de l’entreprise. Il est également important de recueillir les informations personnelles destinées aux dossiers internes de l’entreprise, ainsi que de créer une adresse e-mail professionnelle.
Comment la pré-intégration s’intègre dans un workflow RH :
Offre d’emploi et accord
Le service des ressources humaines prépare les documents essentiels tels que l’offre d’emploi, le contrat de travail et les accords de confidentialité. Grâce à Dropbox Sign, ces documents peuvent être rapidement envoyés et signés, en éliminant les échanges de mails à rallonge. Plus besoin de courir après les signatures ni vous battre avec la paperasse !
Préparation et personnalisation des documents
Il est courant que les services RH utilisent des modèles standardisés pour établir la documentation nécessaire au recrutement d’un nouvel employé. Le stockage de fichiers de Dropbox, ainsi que les fonctionnalités d’édition PDF et de partage de fichiers intégrées, garantissent que ces documents sont à la fois sécurisés, facilement récupérables et personnalisables pour un nouvel employé en cas de besoin.
Envoi et suivi des documents
Les documents sont envoyés pour examen et signature via des signatures électroniques ou via Dropbox Sign. Dropbox Sign facilite non seulement le processus de signature, mais en assure également le suivi, garantissant ainsi l’obtention rapide de toutes les signatures requises.
Collecte d’informations
Le service des ressources humaines collecte et stocke en toute sécurité les informations personnelles. Les solutions de stockage sécurisé de Dropbox garantissent la protection de toutes vos données personnelles et leur récupération facile en cas de besoin.
Préparation à l’orientation
Le service des ressources humaines élabore des documents d’intégration, tels que le manuel de l’employé et des programmes de formation, qui sont organisés et stockés sur le cloud Dropbox pour garantir un accès facile aux nouvelles recrues.
2. Intégration des employés
Le processus d’intégration peut être complexe et doit être réalisé correctement, ce qui peut le rendre assez stressant. Au lieu de s’appuyer sur des documents papier, un processus d’intégration numérique ou automatisé peut accélérer ce processus et faciliter considérablement l’intégration de vos nouveaux employés. Ce processus comprend généralement plusieurs étapes clés :
Remplissage de documents
Les nouvelles recrues doivent remplir et signer divers documents. Dropbox Sign assure un suivi efficace de la finalisation des documents, garantissant ainsi que tous les formulaires nécessaires sont signés rapidement. Plus besoin d’imprimer de formulaires ni de les scanner : quelques clics suffisent.
Rappels d’information
Il est crucial de recueillir les informations essentielles auprès des nouveaux employés. Dropbox Sign envoie des rappels automatisés détaillant les informations nécessaires, réduisant ainsi les tâches de suivi manuelles. Sign est comme un assistant personnel qui incite les nouvelles recrues à finaliser leurs tâches.
Partage de documents
Il est essentiel de fournir aux nouvelles recrues des documents d’intégration tels que les politiques de l’entreprise et les programmes de formation. Les fonctionnalités de partage de Dropbox permettent aux RH de partager ces documents sans effort, en veillant à ce qu’ils soient organisés et accessibles.
Suivi de l’engagement
Le suivi de l’engagement des nouveaux employés avec les supports d’intégration permet de s’assurer qu’ils interagissent avec le contenu. Dropbox Send and Track permet aux RH d’envoyer des supports et de suivre l’engagement qu’ils génèrent, fournissant ainsi des informations sur ce qui a été consulté et sur les interactions de l’utilisateur.
Les outils Dropbox simplifient le processus d’intégration, réduisant le stress tant pour le service des ressources humaines que pour les nouveaux employés, et assurent une transition fluide et efficace au sein de l’entreprise.
3. Demandes, approbations et questions générales
La gestion des demandes, des approbations et des questions générales constitue souvent l’essentiel du travail quotidien des RH, surtout dans les grandes entreprises. Cela comprend la gestion des demandes de congés, des absences du personnel et des diverses demandes de renseignements des employés. L’intégration de ce processus dans un workflow RH implique plusieurs étapes :
Gestion de documents
La gestion documentaire consiste à créer, stocker et organiser des documents de manière efficace. Les fonctionnalités de synchronisation de Dropbox facilitent cette étape en proposant un moyen sûr et accessible pour retrouver et utiliser l’ensemble des documents RH.
Personnalisation de modèles
Il est crucial de pouvoir personnaliser des modèles et modifier des fichiers PDF, que ce soit pour un usage individuel ou à l’échelle de l’entreprise. Grâce à la fonctionnalité d’édition de PDF de Dropbox, les équipes RH peuvent rapidement adapter les documents à des besoins spécifiques.
Suivi de l’engagement
Suivre l’engagement avec les documents partagés permet de garantir que les employés interagissent avec les ressources mises à leur disposition. Dropbox Send and track permet aux RH d’envoyer des documents et de suivre leur utilisation, afin de mieux comprendre comment les employés interagissent avec ces documents. Par exemple, si un manuel mis à jour n’a pas été lu, vous pouvez faire un suivi auprès de l’équipe en temps réel.
Collection de signatures
La collecte et la conservation des signatures des employés sont essentielles pour les approbations. Dropbox Sign facilite la collecte de signatures électroniques, simplifiant ainsi le processus d’approbation.
Grâce aux outils Dropbox, les RH peuvent gérer efficacement les demandes et les requêtes quotidiennes. Cela contribue à réduire la charge de travail manuel et améliore l’efficacité globale du workflow.
4. Départ des employés
La procédure de départ est déclenchée lorsqu’un employé décide de quitter votre entreprise. En règle générale, l’entretien de départ est mené par un membre de votre équipe en présence du responsable hiérarchique de l’employé. Au cours de cet entretien, vous pourrez décider de présenter ou non au salarié une nouvelle offre afin de l’inciter à rester.
Voyons comment le processus de départ s’intègre dans un workflow RH :
Entretien de départ et décision
Conduisez l’entretien de départ et déterminez s’il est pertinent de proposer une offre visant à encourager l’employé à rester.
Offre et accord
Si vous souhaitez conserver l’employé au sein de votre entreprise, créez un nouveau contrat personnalisé et envoyez-le à l’aide de Dropbox Sign. C’est une manière rapide et fiable de finaliser les conditions, tout en montrant à vos nouveaux employés que vous appréciez leur contribution.
Processus de départ
Si vous ne souhaitez pas conserver l’employé au sein de votre entreprise, procédez à la séparation, à la finalisation de la documentation et à la restitution du matériel de l’entreprise. Créez, stockez et organisez vos documents en toute sécurité avec Dropbox.
Finalisation de la documentation
Personnalisez les documents et accords finaux, en veillant à ce que l’ensemble des documents soit complété, organisé, signé et stocké en toute sécurité dans Dropbox.
Collection de signatures électroniques
Utilisez Dropbox Sign pour collecter et stocker tous les documents requis des employés quittant l’entreprise. Les outils Dropbox aident les équipes RH à réduire les démarches manuelles. Ces outils garantissent une transition en douceur tant pour l’employé quittant l’entreprise que pour l’entreprise elle-même.
Améliorer l’efficacité grâce à l’automatisation des workflows RH
En réduisant les processus manuels, les équipes RH peuvent gagner en efficacité. L’intégration de l’automatisation dans les workflows RH offre plusieurs avantages considérables. L’automatisation des tâches répétitives et chronophages permet aux professionnels des RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
Dropbox propose une suite d’outils conçus pour simplifier votre travail. Elle permet notamment de recueillir des informations personnalisées pour chaque utilisateur à partir des documents partagés et de faciliter la collecte de signatures sur les formulaires RH importants.
Exploitez Dropbox pour améliorer vos workflows RH :
- Utilisez les fonctionnalités de stockage et de partage de fichiers de Dropbox pour créer, stocker et organiser vos documents, réduisant ainsi l’encombrement et améliorant l’accessibilité.
- Send and Track vous permet de suivre l’engagement de votre équipe avec les documents importants, garantissant ainsi qu’elle reste informée et impliquée.
- Avec Dropbox Sign, vous pouvez recueillir et enregistrer des signatures électroniques sans effort, pour une conformité renforcée et un processus d’approbation plus rapide.
En résumé, l’automatisation des processus RH se traduit par une productivité, une précision et une satisfaction des employés accrues. Transformez vos processus RH et gagnez en efficacité avec Dropbox. Découvrez comment Dropbox peut accompagner votre équipe RH.
Découvrir les ressources associées
Comment commencer à utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise
Faites appel à une plateforme de signature électronique pour accueillir de nouvelles recrues, conclure des ventes et faire gagner du temps à votre équipe juridique. Découvrez comment commencer à utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise.
