Vous connaissez cette situation : une équipe utilise Slack, une autre est bloquée sur Notion, et quelqu’un vient d’envoyer un brief de campagne par e-mail sans objet. Les silos d’information se produisent lorsque des départements, des équipes ou des individus conservent leurs fichiers, leurs mises à jour et leurs analyses dans des endroits séparés. Résultat : des workflows désorganisés, du travail en double et beaucoup de confusion.
C’est particulièrement fréquent dans les équipes marketing et créatives, où la collaboration est primordiale. Des silos peuvent se créer entre :
- des concepteurs et des vidéastes qui travaillent avec leurs propres outils et dossiers spécialisés ;
- des rédacteurs et des stratèges qui élaborent des messages, sans lien avec les ressources créatives ;
- des équipes de campagne et de médias payants qui avancent à toute allure avec des ressources obsolètes ;
- des partenaires externes, des indépendants ou des agences qui travaillent à partir d’anciennes versions de fichiers.
C’est frustrant, mais ce n’est pas immuable. Dropbox rassemble toutes vos équipes (et leurs outils), ce qui vous permet de continuer à utiliser ce qui fonctionne tout en éliminant les inefficacités. Nous allons ici explorer quelques méthodes infaillibles pour décloisonner les services et stimuler un marketing plus efficace.
Qu’est-ce qu’un silo d’information et pourquoi cela pose-t-il problème aux équipes marketing ?
En termes simples, un silo d’informations est une interruption dans la circulation de l’information. En entreprise, cela se produit lorsque différentes parties de différentes équipes (ou les outils au sein de ces équipes) ne communiquent pas entre elles.
Tout le monde travaille dur, mais pas vraiment ensemble. Pour les équipes marketing et créatives, pour lesquelles la collaboration et le respect des délais sont essentiels, le cloisonnement peut insidieusement nuire aux performances et générer une accumulation rapide de frustration.
Voici à quoi cela ressemble au quotidien, avec quelques perturbations concrètes des workflows :
- Duplication du travail : est-il déjà arrivé que deux équipes créent sans le savoir le même élément de campagne ? Ce sentiment quand on s’en rend compte est loin d’être agréable. C’est démoralisant et une telle perte de temps est parfaitement évitable si l’on dispose d’une visibilité adéquate.
- Messages incohérents : si les graphistes travaillent à partir des directives de marque du mois dernier tandis que les rédacteurs suivent un nouveau document de ton (que personne n’a partagé), votre campagne ne paraîtra pas seulement confuse, elle sera complètement incohérente.
- Délais non respectés : nous avons tous déjà vécu cette situation où un document reste bloqué dans la boîte de réception de quelqu’un pendant des jours, ou celle où une personne ne réalise pas qu’elle doit approuver quelque chose. Ce sont ces personnes, travaillant en silos, qui sont souvent à l’origine de retards inutiles. De tels retards peuvent se répercuter sur des équipes entières, pénalisant tout le monde en même temps.
- Équipes mécontentes : lorsqu’une équipe voit son travail prendre une mauvaise direction (et que ce n’est pas sa faute), il est certain qu’elle sera contrariée. Lorsque les gens doivent passer des heures à chercher des fichiers ou à reconstruire leur travail à partir de zéro parce qu’une autre personne ne communique pas, ils s’épuisent. Cela arrive même aux professionnels créatifs les plus passionnés.
- Absence de responsabilisation : le plus frustrant avec le travail en silos, c’est qu’il n’y a personne à blâmer. C’est la faute du système. Et, en l’absence de visibilité partagée, personne ne peut décider qui est responsable de quoi. Cela se traduit par plus de confusion, des prises de décision moins efficaces et un ralentissement général important.
Il n’est pas question de simples désagréments, mais de sérieux obstacles qui empêchent votre équipe de donner le meilleur d’elle-même. Cela peut même engendrer un burn-out créatif. Les silos sont particulièrement néfastes dans les environnements créatifs, où l’énergie et la clarté sont primordiales.
Cependant, avec les outils et les systèmes adéquats, les silos ne sont pas permanents. Examinons quelques-unes de leurs causes, afin que vous puissiez apporter des mesures préventives à vos systèmes actuels et empêcher l’aggravation des silos, voire leur formation.
5 causes de cloisonnement au travail
Les silos n’apparaissent pas avec de gros voyants rouges, ils s’installent discrètement, souvent sans que personne ne s’en aperçoive.
La plupart des équipes ne travaillent pas de manière isolée, mais quelques habitudes négligées et des outils mal utilisés peuvent rapidement créer des barrières qui ralentissent tout le monde. Explorons quelques façons dont cela se manifeste pour les équipes marketing et créatives.
1. Dépendance excessive à l’égard d’outils déconnectés
Un problème très courant lié au travail en silos est l’utilisation d’outils disparates qui créent de la confusion. Des fichiers dans Google Drive, des briefs enfouis dans des fils de discussion par e-mail, des avis éparpillés sur d’anciens espaces Slack et Asana, et des canaux de commentaires aléatoires… ça vous dit quelque chose ? Lorsque chaque outil fonctionne indépendamment, votre équipe se retrouve avec une vision confuse des informations, difficile à appréhender.
2. Absence de stockage partagé ou de processus structurés
Le stockage partagé implique le partage des informations. Si les équipes enregistrent leur travail sur leurs ordinateurs de bureau, dans leur propre stockage cloud ou dans des outils complètement différents, la collaboration devient vite chaotique. Sans une structure partagée, consultable et accessible à ceux qui en ont besoin, les membres d’une équipe finissent par construire leurs connaissances dans des directions opposées, sans même s’en rendre compte.
3. Aucune source unique d’informations
Lorsque trois versions du même briefing de campagne circulent (chacune avec des modifications, des liens et des notes différents), c’est la recette assurée pour du travail en double, des problèmes de communication et des délais non respectés. Utiliser des documents partagés et des outils dotés de fonctionnalités collaboratives comme paramètres par défaut pour votre équipe est un moyen simple de rassembler tous ces commentaires en un seul endroit. Vous profitez ainsi d’une automatisation de l’efficacité axée sur les personnes.
4. Cloisonnement des services ou restrictions d’accès
Ce n’est pas toujours intentionnel, mais le fait d’empêcher différents services ou partenaires externes d’accéder aux ressources essentielles ne fait qu’accroître les frictions. Si les gens n’ont pas une vision d’ensemble, comment peuvent-ils contribuer efficacement ? Des outils dotés de permissions de fichiers et de paramètres d’accès simples permettent de contrôler facilement qui peut voir quoi et d’ajuster ces paramètres selon les besoins.
5. Calendriers de projet effrénés
Il est essentiel que les responsables d’équipes créatives comprennent que, lorsqu’une campagne est lancée à cent à l’heure, sa structure et ses finitions se disloquent comme des gouttes de pluie sur un pare-brise. Si vous créez ou contribuez à un tel environnement, les gens auront tendance à travailler en silos pour accomplir leurs tâches, ce qui peut engendrer encore plus de confusion (et de mauvais résultats) par la suite.
Les silos se forment facilement et souvent silencieusement, sans que personne ne s’en rende compte, jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Avant même que quelqu’un ne s’en aperçoive, ils ont déjà ralenti votre projet, découragé votre équipe ou brouillé votre communication. L’essentiel est de repérer les signes avant-coureurs et de mettre en place les systèmes adéquats pour maintenir le lien entre tous.
5 façons de briser les silos d’information
Les silos peuvent détruire silencieusement les meilleures des campagnes. La bonne nouvelle, c’est qu’ils sont parfaitement corrigibles. Avec quelques habitudes simples et les bons outils, vous pouvez maintenir la cohésion des équipes et le bon déroulement des projets. Voici comment décloisonner les services :
1. Utilisez un stockage cloud collaboratif
L’un des moyens les plus simples de briser les silos consiste à centraliser le travail de votre équipe dans un espace partagé. Que ce soit pour les briefs créatifs, les éléments de campagne ou les documents de référence, le stockage cloud partagé permet à chacun d’accéder à ce dont il a besoin, sans recherche ni attente.
Cela supprime les barrières entre les équipes en rendant l’accès facile, cohérent et traçable. Avec Dropbox, les équipes peuvent accéder à tout depuis un seul espace de travail sécurisé. Vous bénéficiez d’un partage simplifié, de contrôles d’autorisation intelligents et d’un historique des versions automatique. Ainsi, chacun travaille toujours sur le bon fichier.
2. Utilisez des outils de recherche
Vous ne pouvez pas utiliser des ressources marketing que vous ne trouvez pas. Lorsque les fichiers sont enfouis dans des boîtes de réception ou des onglets, même la ressource la plus précieuse pourrait tout aussi bien ne pas exister. Si seulement vous pouviez rechercher un fichier, même sans vous souvenir de son nom.
C’est là que la recherche universelle intervient. Dropbox Dash (un outil de recherche universelle basé sur l’IA pour les utilisateurs de Dropbox) permet à votre équipe de trouver ce dont elle a besoin dans des documents, des onglets, des e-mails, du stockage cloud et bien d’autres sources de données, le tout en quelques secondes. C’est comme avoir une barre de recherche qui parcourt les fichiers et comprend vraiment ce que vous cherchez.
3. Organisez les données pour faciliter la collaboration
Des dossiers clairs, une nomenclature cohérente, un accès partagé… Ces petites règles font une grande différence. Il est crucial de veiller à ce que ces principes soient ancrés chez les membres de l’équipe et dans tous les départements afin d’éviter la formation de silos, ou de les faire disparaître.
Dropbox simplifie les choses grâce à des fonctionnalités intuitives conçues pour une organisation facile des fichiers et des dossiers. De plus, Dash vous permet de retrouver facilement vos fichiers récents ou pertinents directement depuis un tableau de bord pratique sur la page d’accueil. Ce tableau de bord regroupe fichiers, e-mails, calendriers et bien plus encore pour un aperçu de tout votre travail important. Ainsi, le contenu dont vous avez besoin est toujours à portée de main.
4. Rendez les commentaires visibles
Le cloisonnement des commentaires entraîne des doublons de travail, des modifications manquées et de nombreux allers-retours. Recevoir des commentaires de sources disparates est énervant, et cela peut nuire à la motivation et à la vision d’ensemble.
Privilégiez la clarté grâce aux commentaires et annotations en temps réel. Dropbox vous permet également de laisser des commentaires directement sur les images, les vidéos ou les documents. Des outils comme Dropbox Replay permettent aux équipes de consulter et de traiter rapidement les commentaires vidéo, en conservant les conversations et les approbations dans leur contexte. Tout ceci contribue à rationaliser un processus créatif réputé complexe.
5. Encourager une culture de visibilité entre les services
Certes, le travail en silos est indéniablement un problème systémique, mais c’est aussi un problème d’habitudes. Et les habitudes sont des problèmes humains qui impliquent, dès le début et fréquemment, des intervenants clés (et les plus hauts responsables). Ce sont ces personnes qui prennent les décisions concernant la culture d’entreprise.
Parfois, pour décloisonner les organisations, il faut un changement de cap au sommet de la hiérarchie, ce qui peut prendre du temps, mais porte ses fruits à long terme. Avec Dropbox, il est facile de créer des dossiers partagés, de démarrer ou de faire progresser des projets, et même d’utiliser des outils de gestion des tâches pour rassembler les équipes. Vous réduisez ainsi les imprévus et retouches que les silos engendrent.
Lorsque tout le monde dispose des mêmes informations, au même endroit et au même moment, les meilleures créations peuvent voir le jour.
Évitez que les silos ne freinent la créativité grâce à Dropbox
Les silos d’information peuvent constituer un inconvénient occasionnel, mais, s’ils ne sont pas contrôlés, ils peuvent rapidement devenir un véritable frein à la productivité de votre équipe. Ils retardent les lancements, sèment la confusion, engendrent des doublons et, tout simplement, sapent l’énergie de ce qui devrait être un processus créatif passionnant.
Dropbox aide les équipes créatives et marketing à lever ces barrières en offrant à tous un espace unique et sécurisé pour partager les connaissances en groupe. Il minimise ainsi les allers-retours et les changements de plateforme habituels.
Lorsque votre équipe est en phase, le travail avance plus vite, la qualité s’améliore et le processus est beaucoup plus fluide.
Essayez Dropbox dès aujourd’hui et offrez à votre équipe la clarté dont elle a besoin pour donner le meilleur d’elle-même.
FAQ
Un entrepôt de données rassemble toutes vos données en un seul endroit pour faciliter l’analyse et la collaboration. Un silo de données enferme l’information dans une seule équipe ou un seul outil, ce qui rend difficile son partage ou son utilisation entre les services.
Vous pourriez entendre parler de silos de données, mais aussi de “silos d’information”, “silos d’équipe” ou “silos d’outils”. Le problème reste le même : des systèmes et des processus cloisonnés qui empêchent les gens de partager et de travailler ensemble.
Commencez par poser des questions simples : les équipes font-elles deux fois le même travail ? Ont-elles du mal à trouver les fichiers les plus récents ? Utilisent-elles différentes versions du même document ? Ce sont des signes de la possible formation de silos d’information. Les retards, le manque d’informations ou l’utilisation d’outils différents sont également des signes avant-coureurs.
La meilleure protection, c’est un bon système. Rassemblez tous vos fichiers au même endroit à l’aide d’outils comme Dropbox. Établissez des règles claires concernant les personnes autorisées à consulter et à utiliser les fichiers. Organisez bien les dossiers et facilitez la collaboration. Le plus important est d’aider chacun à voir ce qui se passe et à donner son avis.
Découvrir les ressources associées
Cinq façons d’optimiser votre workflow pour un maximum d’efficacité
Rien n’est plus frustrant que d’exécuter des tâches répétitives ou de travailler avec des processus inefficaces. Découvrez comment vous pouvez booster la productivité, l’efficacité et le moral de votre équipe avec un workflow optimisé.
