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Comment créer et utiliser des workflows de gestion de projets, en 8  étapes simples

6 minutes

13 février 2025

Deux collègues font un brainstorming sur un tableau blanc dans un bureau.

Comment créer un workflow de gestion de projets efficace

Voici les étapes à suivre pour développer votre workflow, ainsi qu’un exemple concret pour chacune d’entre elles :

1. Identifier les objectifs du projet

Définissez clairement les objectifs du projet, ce qui constitue un résultat satisfaisant. Précisez ce que vous voulez réaliser avec le projet, les résultats souhaités et la manière dont vous mesurerez la réussite.

En fixant les objectifs du projet dès le début, toutes les personnes impliquées auront une vision plus claire de ce qui doit être fait et de la manière dont vous pouvez collaborer pour atteindre un objectif commun.

Lorsque vous définissez vos objectifs, prenez en compte toutes les exigences ou contraintes spécifiques qui pourraient avoir un impact sur le projet. Il est également important de définir des indicateurs clés de performance (KPI) qui permettront de mesurer la réussite du projet. Ces KPI doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART), et doivent constituer une indication claire de la progression du projet par rapport aux résultats escomptés.

Exemple : lancer un nouveau site Web pour améliorer votre présence en ligne et l’expérience utilisateur.

2. Décomposer les tâches 

Décomposez le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Vous pouvez ainsi attribuer plus facilement des responsabilités aux membres de l’équipe, suivre les progrès réalisés et identifier les obstacles ou les défis potentiels qui peuvent se présenter.

En divisant les tâches en plusieurs petites missions, vous éviterez de vous laisser submerger par le projet. Vos journées seront plus structurées, car vous pourrez organiser votre temps en fonction de la priorité des tâches.

Exemple : décomposer le lancement d’un site Web en tâches comme la conception, la création de contenu, le développement, les tests et la publication.

Des collègues regardent une série de post-it sur une paroi en verre dans un bureau moderne.
Un professionnel en télétravail participe à un appel vidéo depuis chez lui.
L’interface Dropbox affiche les options de gestion des fichiers, avec un curseur sélectionnant le bouton de partage sur un dossier.

Les avantages d’un workflow de gestion de projets

Voici quelques raisons qui font de Dropbox l’outil idéal pour s’assurer que les workflows de gestion de projets aboutissent à l’obtention de résultats positifs et fructueux :

  • Gains d’efficacité : les outils de gestion de projets permettent aux équipes de travailler plus efficacement en simplifiant la communication, la collaboration et le partage de fichiers.
  • Responsabilité : Dropbox facilite le suivi de la progression des tâches et permet de responsabiliser les membres de l’équipe.
  • Simplification de la communication : les outils de collaboration Dropbox facilitent la communication entre les membres de l’équipe, au sein et en dehors du bureau.
  • Accélération des projets : le modèle de plan de projet de Dropbox Paper permet aux équipes de progresser et de respecter les délais grâce à une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement du projet.
  • Adaptation selon l’évolution des besoins : la collaboration autour du contenu facilite l’adaptation aux exigences changeantes du projet en permettant aux équipes de modifier rapidement et facilement leurs workflows.

Améliorez votre gestion de projets

Un workflow bien structuré de gestion de projets est essentiel pour tous les types de projets et pour les entreprises de toutes tailles.

En suivant les étapes indiquées dans cet article, vous pouvez créer un workflow qui vous permettra d’améliorer l’efficacité, le sentiment de responsabilité, la communication et la productivité. La suite d’outils de gestion de projets de Dropbox vous aide à mettre en œuvre votre workflow et à dépasser les objectifs de vos projets.

Découvrez les outils et les fonctionnalités qui vous permettront de créer des workflows de gestion de projets efficaces afin d’obtenir des résultats.

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