Qu’est-ce que la communication asynchrone?

Définition de la communication asynchrone

Le terme de communication asynchrone trouve son origine dans le domaine des télécommunications. Il fait référence à la transmission de données sans synchronisation avec une horloge, ce qui signifie que ces informations proviennent d’un partage intermittent et non d’un flux continu.

Dans un contexte professionnel, la communication asynchrone désigne toute communication qui ne se fait pas en temps réel, comme lorsque vous envoyez une question par courriel à un collègue au lieu de vous lever et d’aller la lui poser directement. Votre communication d’origine (la question) ne reçoit pas de réponse immédiate, tout comme les communications au bureau qui n’entrent pas dans un flux constant de questions et de réponses. Votre question obtient donc une réponse après un certain laps de temps; généralement parce que vos collaborateurs sont occupés par une autre tâche au moment où vous la posez. En d’autres termes, si vous posez une question ou envoyez un message sans attendre de réponse immédiate, il s’agit d’une communication asynchrone. L’inverse d’une communication asynchrone serait par exemple un appel Zoom, où les interactions se font en temps réel.

Si la communication asynchrone est très largement utilisée au bureau, elle constitue également un outil essentiel pour les travailleurs indépendants et les équipes à distance.

Quelques exemples de communication asynchrone

Les applications de messagerie instantanée, les courriels et les plateformes de partage de documents sont les exemples les plus courants de communication asynchrone.

Courriel

En tant que successeur numérique du courrier postal, le courriel n’exige pas de réponse immédiate. Certes, vous recevez le message plus rapidement, mais le délai de réponse reste très généreux, parfois aussi long que si vous envoyiez le courrier par la poste.

Application de messagerie

Microsoft Teams, WhatsApp ou encore Slack en sont quelques exemples. Si bon nombre de ces applications sont utilisées en temps réel dans le cadre de la messagerie instantanée, beaucoup d’entreprises les adoptent pour permettre à leurs collaborateurs d’échanger de manière informelle et de renforcer ainsi la culture d’entreprise. Cependant, il n’est pas garanti ni totalement attendu que la réponse soit instantanée.

Outils de gestion des tâches

Des plateformes comme Monday, Trello et les outils de gestion des tâches de Dropbox vous permettent de rester à jour avec votre équipe de façon asynchrone, sans que chacun ait à bloquer du temps dans son calendrier. Vous pouvez simplement vous connecter, voir ce qui a été ajouté ou mis en évidence, et reprendre là où vous vous étiez arrêté. Cela peut sembler contre-productif. Après tout, ne devriez-vous pas aborder un problème immédiatement et directement avec la personne qui peut le résoudre? 

En réalité, lorsque chaque membre de votre équipe gère plusieurs tâches, exiger directement qu’une chose soit faite n’est pas seulement un moyen efficace de décourager la motivation. En effet, cela ne va pas magiquement libérer le temps nécessaire pour résoudre le problème instantanément. Assurez-vous de mettre en évidence le problème avant que tout le monde ne reprenne la tâche, de manière à ce que chacun sache clairement quelle action entreprendre. 

Grâce à ces outils, l’excuse de la « note perdue » ne pourra plus jamais être invoquée, car désormais, chacun est informé en temps réel, sans avoir à passer par des appels téléphoniques de dernière minute.

Collaboration sur des documents

Grâce à des outils comme Dropbox Paper, votre équipe et vous pouvez travailler ensemble sans forcément être dans la même pièce ni dans le même fuseau horaire. Vous pouvez apporter des modifications et ajouter des commentaires qui se mettent à jour instantanément pour tous ceux qui ont accès au document, et les autres peuvent en faire de même. 

Fini le temps où l’on se renvoyait sans cesse le même document au gré de modifications qui finissaient par se perdre entre la « Version 2 » et la « Version 12 ». Avec Dropbox Paper, la communication asynchrone est un vrai jeu d’enfant.

Communication synchrone ou asynchrone

Alors, quelle est la meilleure option? Pour certains, rien ne vaut la réponse immédiate qu’ils peuvent obtenir lors d’un appel vidéo ou en face à face. Vous pourriez aussi avoir l’impression qu’il est impossible de vraiment cerner quelqu’un sans un minimum de communication en temps réel.

En effet, une fois ces appels terminés, vous échangez des courriels pour consigner par écrit tout ce qui a été évoqué. C’est presque comme si la communication « officielle » ne commençait réellement qu’une fois que les choses deviennent asynchrones. 

Il faut également prendre en compte qu’il peut être difficile de produire un travail optimal quand on nous demande d’agir rapidement. Nous savons tous combien cela peut être stressant, comme si nous étions éblouis par les feux d’une automobile. La communication asynchrone vous permet de comprendre et d’analyser les informations, puis de formuler votre meilleure réponse sans que personne ne vous mette de pression.

La communication asynchrone est-elle nécessairement de meilleure qualité?

Des études suggèrent que le télétravail est meilleur que le travail au bureau, les équipes se sentant plus motivées et productives. Cisco a constaté que cela était facilité par le fait que 83 % des travailleurs à distance estimaient pouvoir communiquer de manière égale ou meilleure en télétravail grâce à la communication asynchrone. 

Une autre étude a révélé que les interruptions causées par la communication en temps réel entraînaient une augmentation du stress, car les équipes ressentaient le besoin de rattraper le temps perdu, suggérant à nouveau que la communication asynchrone supprime la pression et améliore les processus de travail individuels. Ces conclusions pourraient donc nous porter à croire que la communication asynchrone libère les équipes du stress et des attentes strictes.

Bien que les applications de messagerie directe restent un excellent moyen de connecter les équipes, il existe également un risque important que les employés soient connectés en permanence, et donc en mode de communication synchrone. Cela peut fragiliser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, et parfois mener à l’épuisement professionnel. Si le refus de participer aux échanges de votre équipe peut être perçu comme un manque de motivation ou de l’impolitesse, une participation trop régulière peut quant à elle être interprétée comme un manque de sérieux.

Le point clé à retenir ici? Comprenez les avantages de la communication asynchrone et n’en abusez pas.

Comment Dropbox peut vous aider

Dropbox est un outil indispensable pour toute équipe, au bureau ou à distance, qui souhaite collaborer en toute simplicité. Auparavant, les fuseaux horaires nous obligeaient à rester tard au bureau pour ne pas manquer un appel important. Avec Dropbox, plus personne n’a besoin d’attendre pendant des heures que ses collaborateurs se réveillent à l’autre bout de la planète.

Grâce aux annotations Dropbox, vous pouvez partager vos idées et vos commentaires avec la certitude que chacun en prendra connaissance dès qu’il se connectera. Cela signifie que vous n’avez même plus à vous soucier qu’un courriel se perde dans une boîte de réception ou qu’une personne interrompe la chaîne en oubliant de le transférer. Si quelqu’un d’autre ouvre le document partagé pour y travailler, il y trouvera automatiquement toutes les modifications et l’information nécessaire. Dropbox vous alerte lorsqu’une nouvelle annotation est ajoutée, de sorte que vous ne manquiez aucune information

Dropbox met tous les collaborateurs sur la même longueur d’onde, quel que soit leur lieu de travail. Il vous permet de partager l’ordre du jour des réunions, les grandes lignes des projets, et même de longues vidéos en toute simplicité. Dropbox offre un espace de travail centralisé, facile à utiliser, sans horaires de bureau et où vous pouvez gérer vos tâches comme bon vous semble. Vous avez accès à tout ce dont vous avez besoin en tout temps.

Des équipes plus libres

La communication asynchrone est devenue la norme dans de nombreuses entreprises depuis un certain temps déjà, mais si vous avez raté le signal de départ, c’est le moment de vous y mettre. Vos équipes, qu’elles soient sur place ou à distance, seront ravies de pouvoir utiliser de nouveaux canaux de communication, plus efficaces.

Grâce à Dropbox et à nos intégrations, votre équipe peut rester sur la même longueur d’onde sans être dans le même bureau ou sur le même fuseau horaire. Tout ce que vous aurez à faire, c’est synchroniser vos efforts pour en tirer le meilleur parti.