Comment trouver les fichiers de campagnes marketing dans tous vos outils sans changer d'onglet

Les campagnes se déplacent souvent d'une plateforme à l'autre. Un brief peut débuter dans Google Drive, les avis peuvent apparaître dans Slack et les ressources finales sont conservées dans le stockage infonuagique Dropbox, tandis que la liste de tâches de lancement se trouve ailleurs.

La recherche d'une seule présentation, image ou d'un seul rapport approuvé peut prendre un temps précieux. Travailler à plusieurs endroits, utiliser divers outils et changer fréquemment de priorités sont des défis courants dans le flux de travail que les équipes marketing rencontrent.

Dans ce guide, nous verrons comment trouver plus facilement vos fichiers marketing. Nul besoin de revoir entièrement votre flux de travail pour que tout fonctionne sans accroc. Avec un emplacement fiable pour vos fichiers de campagne, il est facile de tout garder organisé et d’éviter les confusions entre les versions.

Le stockage infonuagique Dropbox réunit vos ressources marketing en un seul endroit, tandis que Dropbox Dash offre une recherche optimisée par l'IA dans vos applications connectées. Ainsi, vous pouvez rapidement repérer les fichiers dont vous avez besoin et maintenir la cadence sur chaque projet.

Pourquoi les fichiers marketing sont-ils si difficiles à trouver?

Les projets marketing génèrent naturellement une multitude de fichiers : ressources, présentations, PDF, vidéos et avis circulent entre différentes plateformes, applications de messagerie, outils de révision et courriels.

Bien que chaque outil remplisse sa fonction, la vue d'ensemble d'une campagne peut se disperser, ce qui complique la progression du travail et la localisation précise de ce que vous cherchez.

Trouver ce dont vous avez besoin peut prendre plus de temps lorsque :

• Les noms de fichiers ne suivent pas le même format
• Les renseignements importants comme les dossiers et les projets connexes ne sont pas conservés avec vos fichiers
• Vous consultez une version antérieure, mais pas les commentaires les plus récents
• Un fichier est peut-être là, mais on ne sait pas clairement s'il s'agit de la version finale

Vous pouvez trouver le fichier créatif, mais pas l'information indiquant s'il est prêt à être utilisé, ce qui crée des frictions supplémentaires lorsque des gens vous contactent pour obtenir une confirmation.

Comment trouver plus rapidement vos fichiers marketing?

Il est simple de trouver vos fichiers de marketing lorsque vous utilisez des outils comme le stockage infonuagique de Dropbox et que vous le connectez à des espaces de travail optimisés par l’IA comme Dash. Voici quelques façons d’optimiser le processus :

1. Regrouper les fichiers de campagne dans un espace partagé

Si chaque campagne a un emplacement principal unique, votre équipe passe moins de temps à faire des suppositions.

Une bonne organisation des fichiers et des dossiers consiste à créer une structure de dossiers adaptée à la façon dont votre équipe travaille. Pensez aux étapes qui mènent du « brouillon » à la « version finale » et comblez les lacunes selon vos besoins. Vous pouvez aussi utiliser des dossiers partagés et des groupes pour que les personnes puissent accéder rapidement aux fichiers dont elles ont besoin sans avoir à parcourir d’autres dossiers.

Vous n'avez pas à supprimer tous les outils de votre flux de travail. Conservez plutôt vos fichiers approuvés, vos briefs à jour et vos fichiers prêts à être lancés dans un seul emplacement fiable, même si les renseignements connexes se trouvent ailleurs.

2. Utilisez des règles de nommage que votre équipe peut suivre

Un système de nommage clair et facile à suivre aide tout le monde à rester organisé. Les équipes marketing peuvent essayer d’inclure des éléments comme :

• Nom de la campagne
• Canal
• Type de ressource
• Date
• Version

En utilisant la même structure chaque fois, les équipes peuvent trouver rapidement ce dont elles ont besoin, peu importe où elles travaillent.

En procédant ainsi de façon efficace, vous aidez vos outils à produire les bons résultats, sans que personne ait à se souvenir de noms de fichiers précis. Il est aussi plus facile de repérer quelle version d’un fichier est prête à être utilisée, ce qui permet aux équipes de trouver rapidement la ressource dont elles ont besoin, sans deviner.

3. Gardez les avis près du fichier

Lorsque les avis sont dissociés de vos fichiers, il faut des étapes supplémentaires pour tout rassembler.

Dropbox comprend des fonctionnalités de collaboration sur le contenu et vous permet de facilement partager de gros fichiers avec Dropbox Transfer. Vous pouvez aussi conserver des commentaires à côté de vos documents dans votre stockage infonuagique (ou directement dans le document avec Dropbox Paper), ce qui vous permet de gérer des projets à un seul endroit. Cela aide les équipes à progresser ensemble, du premier brouillon à la version finale, avec un contexte complet.

Si votre équipe peut réviser, commenter et partager dans un même flux de travail, il devient beaucoup plus facile de savoir si un fichier est encore en révision ou prêt à être envoyé.

4. Utiliser l'historique des versions plutôt que des brouillons en double

Il est facile pour les fichiers de marketing de se multiplier lorsqu’une nouvelle copie est enregistrée à chaque mise à jour. Grâce aux fonctionnalités de récupération de fichier et d’historique des versions de Dropbox, vous pouvez restaurer d’anciens brouillons et supprimer facilement les modifications dont vous n’avez pas besoin. Ainsi, votre équipe travaille à partir d’un seul fichier à jour, sans copies supplémentaires.

C'est avantageux pour la recherche et encore mieux pour les transferts. Lorsque votre équipe sait où se trouve le fichier actuel, la recherche devient un raccourci plutôt qu'une mission de sauvetage.

5. Ajouter rechercher dans les applications connectées

Organiser les fichiers en dossiers est utile, mais il peut être difficile de suivre l’avancement des projets lorsque le matériel de campagne se trouve dans différents outils. C’est là qu’intervient la recherche universelle multioutil dans Dash, qui connecte les applications essentielles à votre équipe, rendant tout votre contenu facile à trouver à partir d’un seul endroit central.

Quels outils aident les équipes à effectuer des recherches dans les documents de l'entreprise?

Les meilleures équipes s'appuient généralement sur trois approches, ce qui vous permet de toujours trouver ce dont vous avez besoin :

Recherche dans l'application native

Lorsque vous savez exactement où un fichier est stocké, il suffit généralement de faire une recherche dans cette application. Cependant, les projets et les campagnes font souvent appel à plusieurs outils différents; retrouver le bon document peut donc signifier répéter votre rechercher dans chacun d’eux. 

Un outil optimisé par l’IA comme Dash rassemble tout au même endroit et vous permet de trouver ce dont vous avez besoin sur plusieurs plateformes en une seule étape.

Stockage infonuagique et outils de collaboration

Grâce au stockage infonuagique sécurisé, les équipes peuvent conserver tout le matériel de leurs campagnes organisé en un seul endroit. Au sein de cet écosystème sécurisé, les fonctionnalités de Dropbox comprennent :

• Dossiers partagés
• Autorisations de fichiersflexibles
• Outils de collaboration sur le contenu
• Récupération de fichiers pour restaurer les versions précédentes

En combinaison avec la recherche native, vous pouvez habituellement faire en sorte que tout le monde trouve facilement ce dont il a besoin et travaille en toute confiance.

Recherche assistée par IA dans les applications connectées

Il arrive que vous vous souveniez des détails (une campagne, un message ou une image), même si le nom du fichier vous échappe. C'est là que la recherche native dans l'application et le stockage infonuagique ont besoin d'un petit coup de pouce.

Dash rend simple de trouver ce dont vous avez besoin en vous offrant une rechercher universelle intelligente dans toutes vos applications connectées. Il suffit de saisir une description du fichier ou d'utiliser Dash Chat pour poser une question dans vos propres mots, et l'outil fera ressortir les bons résultats, peu importe où se trouve votre contenu.

Comment l'IA peut-elle m'aider à effectuer des recherches sur plusieurs plateformes?

La recherche par IA est particulièrement utile lorsque vos souvenirs sont flous. Au lieu d'avoir besoin du nom de fichier exact, vous pouvez rechercher à partir de ce que vous connaissez (le sujet, le détail dont vous vous souvenez, l'endroit où il a été utilisé) et obtenir tout de même le bon résultat dans les applications connectées et les types de fichiers.

La recherche assistée par IA dans des outils comme Dash vous permet de :

• Recherchez comme vous pensez réellement : la recherche par IA vous permet d’utiliser des descriptions au lieu de noms de fichiers, comme « présentation de la campagne du T4 avec l’image vedette de la vente au détail ». Cela signifie que vous pouvez vous appuyer sur le contexte, plutôt que sur des mots-clés parfaits, pour affiner les résultats plus rapidement
• Effectuez des recherches dans la réalité désordonnée des fichiers marketing : les applications connectées vous offrent un aperçu instantané de tous vos documents, présentations, PDF, etc. C'est très utile lorsque la ressource de campagne dont vous avez besoin est enfouie dans différents formats de fichiers.
• Passez des résultats aux réponses : vous pouvez poser une question, résumer ou rédiger un brouillon à partir du contenu auquel vous avez accès, ce qui vous permet de commencer votre tâche directement à partir des résultats de recherche. Les réponses dans Dash Chat incluent des sources citées et respectent toujours les autorisations existantes des fichiers.

L'avantage de la recherche par IA va au-delà de la simple localisation de vos fichiers : elle vous met en relation avec l'information dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. Grâce à une expérience de recherche efficace, les équipes peuvent accéder rapidement à leurs ressources et respecter l'échéancier de leurs projets.

Comment Dropbox vous aide-t-il à trouver vos fichiers marketing dans tous vos outils?

Les projets marketing utilisent souvent de nombreux outils. Les briefs, présentations, avis et ressources sont dispersés et difficiles à suivre. Dropbox conserve le matériel de campagne organisé dans un seul espace de travail, et vous pouvez rapidement rechercher dans toutes vos applications connectées pour trouver n'importe quel fichier dans Dash.

Ensemble, Dropbox et Dash vous permettent de :

• Commencez avec une base de fichiers plus solide : Dropbox offre à votre équipe un emplacement sécurisé unique pour organiser les fichiers de campagne, partager des dossiers avec vos coéquipiers et vos clients, définir des autorisations et vous fier à l’historique des versions plutôt qu’aux brouillons en double, pour que votre « source de vérité » soit réellement fiable.
• Recherchez dans tous les outils que vous utilisez déjà : avec Dash, vous pouvez rechercher dans les applications connectées à partir d’un seul endroit, ce qui vous permet de passer moins de temps à changer d’onglet et plus de temps à faire avancer votre campagne.
• Gardez le contexte réuni grâce aux piles et à Chat : Les piles vous permettent de regrouper par projet les fichiers, liens et contenus d’applications connexes sans refaire la structure de vos dossiers, tandis que Chat vous aide à résumer et à poser des questions de suivi à partir du contenu auquel vous avez accès.

Vous bénéficiez d'un processus de campagne plus fluide, car vous pouvez rapidement localiser tout fichier dont vous avez besoin et faire avancer vos projets en toute simplicité. La sécurité de Dash repose sur l'architecture de Dropbox, vous n'avez donc pas à craindre qu'une fonctionnalité expose vos données aux mauvaises personnes.

Trouvez plus rapidement vos fichiers marketing sans refaire votre flux de travail

Commencez par vous concentrer sur un projet en cours. Choisissez un seul emplacement partagé pour les fichiers finaux, utilisez des noms simples, conservez les avis avec chaque ressource et liez les outils clés. Cela simplifie votre processus et améliore la recherche par IA au fil du temps.

Si votre équipe en a assez de chercher dans les onglets pour trouver les bons fichiers marketing, le stockage infonuagique de Dropbox vous offre l'organisation des fichiers et Dash vous offre la recherche universelle qui relie le tout. Cela signifie moins de recherches, moins de confusion entre les versions et un travail de campagne plus rapide.