Décloisonner l’information : la clé d’un marketing plus efficace

Vous connaissez cette situation : une équipe utilise Slack, une autre est bloquée sur Notion, et quelqu’un vient d’envoyer un brief de campagne par courriel sans objet. Le cloisonnement de l’information se produit lorsque des services, des équipes ou des individus conservent leurs fichiers, leurs mises à jour et leurs analyses dans des endroits séparés. Résultat : des processus de travail désorganisés, du travail en double et beaucoup de confusion.

C’est particulièrement fréquent dans les équipes marketing et créatives, où la collaboration est primordiale. Des cloisons peuvent se former entre :

• Les concepteurs et les vidéastes travaillent avec leurs propres outils et dossiers spécialisés.
• Des rédacteurs et des stratèges qui créent des messages, déconnectés des ressources créatives
• Les équipes de campagne et de médias payants avancent à toute vitesse avec des ressources désuètes
• Partenaires externes, pigistes ou agences travaillant à partir d’anciennes versions de fichiers

C’est frustrant, mais c’est aussi réparable. Dropbox rassemble toutes vos équipes (et leurs outils), ce qui vous permet de continuer à utiliser ce qui fonctionne tout en éliminant les inefficacités. Nous allons ici explorer quelques méthodes infaillibles pour décloisonner les services et stimuler un marketing plus efficace.

Qu’est-ce qu’un silo d’information et pourquoi pose-t-il problème aux équipes de marketing?

En termes simples, un silo d’information est une interruption dans la circulation de l’information. En entreprise, cela se produit lorsque différentes parties de différentes équipes — ou les outils au sein de ces équipes — ne communiquent pas entre elles.

Tout le monde travaille fort, mais ils ne travaillent pas vraiment ensemble. Pour les équipes marketing et créatives, où la collaboration et le respect des délais sont essentiels, le cloisonnement des services peut insidieusement nuire au rendement et accumuler rapidement la frustration.

Voici à quoi cela ressemble au quotidien, avec quelques perturbations concrètes des processus de travail :

• Duplication du travail : avez-vous déjà eu deux équipes qui ont créé sans le savoir le même élément de campagne? Le moment où tout devient clair… oups! C’est démoralisant, une perte de temps et parfaitement évitable si l’on dispose d’une visibilité adéquate.
• Messages incohérents : si les graphistes travaillent à partir des directives de marque du mois dernier tandis que les rédacteurs suivent un nouveau document de ton (que personne n’a partagé), votre campagne ne paraîtra pas seulement confuse, elle sera complètement incohérente.
• Délais non respectés : nous avons tous déjà vécu cette situation où un document reste coincé dans la boîte de réception de quelqu’un pendant des jours, ou celle où une personne ne réalise pas qu’elle doit approuver quelque chose. Ce sont ces personnes, travaillant en cloisonnement, qui sont souvent à l’origine de retards inutiles. De tels retards peuvent se répercuter sur des équipes entières, pénalisant tout le monde en même temps.
• Équipes mécontentes : quand une équipe voit son travail prendre une mauvaise direction (et que ce n’est pas de sa faute), il est certain qu’elle sera contrariée. Lorsque les gens doivent passer des heures à chercher des fichiers ou à reconstruire leur travail à partir de zéro parce qu’une autre personne ne communique pas, ils s’épuisent. Ça arrive même aux créatifs les plus passionnés.
• Absence de responsabilisation : le plus frustrant avec le travail en cloisonnement, c’est qu’il n’y a personne à blâmer; c’est la faute du système. Et, en l’absence de visibilité partagée, personne ne peut décider qui est responsable de quoi. Cela se traduit par plus de confusion, une prise de décision moins efficace et un ralentissement général important.

Ce ne sont pas de simples désagréments, mais de sérieux obstacles qui empêchent votre équipe de donner le meilleur d’elle-même, ce qui peut mener à un épuisement professionnel créatif. Les cloisonnements sont particulièrement nocifs dans les environnements créatifs, où l’énergie et la clarté sont primordiales. 

Cependant, avec les outils et les systèmes adéquats, les cloisons ne sont pas permanentes. Examinons quelques-unes des causes, afin que vous puissiez apporter des soins préventifs à vos systèmes actuels et éviter que des cloisons ne se forment ou ne s’installent de façon durable.

5 causes de cloisonnement au travail

Les cloisons n’apparaissent pas comme un gros camion qui recule; elles s’installent discrètement, souvent sans que personne ne s’en aperçoive. 

La plupart des équipes ne travaillent pas de manière isolée, mais quelques habitudes négligées et des outils mal utilisés peuvent rapidement créer des barrières qui ralentissent tout le monde. Explorons quelques façons dont cela se manifeste pour les équipes marketing et créatives.

1. Dépendance excessive à l’égard d’outils déconnectés

Un problème très courant lié au travail en cloisonnement est l’utilisation d’outils disparates qui brouillent les pistes. Des fichiers dans Google Drive, des briefs enfouis dans des fils de discussion par courriel, des avis éparpillés sur d’anciens espaces Slack et Asana, et des chaînes de commentaires aléatoires… ça vous dit quelque chose? Lorsque chaque outil fonctionne indépendamment, votre équipe se retrouve avec une vision confuse des informations, difficile à appréhender.

2. Absence de stockage partagé ou de processus structurés

Le stockage partagé implique le partage des informations. Si les équipes enregistrent leur travail sur leurs ordinateurs de bureau, dans le nuage ou utilisent des outils complètement différents, la collaboration devient vite chaotique. Sans une structure partagée, consultable et accessible à ceux qui en ont besoin, les membres d’une équipe finissent par bâtir leurs connaissances dans des directions opposées, sans même s’en rendre compte.

3. Aucune source d’information unique

Lorsque trois versions du même document de campagne circulent — chacune avec des modifications, des liens et des notes différents —, c’est la recette assurée pour du travail en double, des problèmes de communication et des délais non respectés. Utiliser des documents partagés et des outils dotés de fonctionnalités collaboratives comme paramètres par défaut pour votre équipe est un moyen simple de rassembler tous ces avis en un seul endroit, ce qui vous offre une automatisation de l’efficacité axée sur les personnes.

4. Barrières entre services ou restrictions d’accès

Ce n’est pas toujours intentionnel, mais empêcher différents services ou partenaires externes d’accéder aux ressources essentielles ne fait qu’accroître les frictions. Si les gens n’ont pas une vue d’ensemble, comment peuvent-ils contribuer efficacement? Des outils dotés d’autorisations de fichiers et de paramètres d’accès simples permettent de contrôler facilement qui peut voir quoi et d’ajuster ces paramètres selon les besoins.

5. Échéanciers de projets rapides

Voici ce que les chefs d’équipes créatives doivent entendre, lorsqu’une campagne bat son plein : votre structure et vos petites touches finales s’estompent comme des gouttes de pluie sur un pare-brise. Si vous créez ou contribuez à un tel environnement, les gens auront tendance à travailler en cloisonnement pour accomplir leurs tâches, ce qui peut engendrer encore plus de confusion (et de mauvais résultats) par la suite.

Les cloisons se forment facilement et souvent silencieusement, sans que personne ne s’en rende compte — jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Avant même que quelqu’un ne s’en aperçoive, elles ont déjà ralenti votre projet, désillusionné votre équipe ou brouillé votre communication. L’important, c’est de repérer les signes avant-coureurs et de mettre en place les bons systèmes pour maintenir le lien entre tous.

5 façons de briser le cloisonnement de l’information

Les cloisons peuvent détruire silencieusement même les meilleures campagnes. La bonne nouvelle, c’est qu’on peut tout à fait y remédier. Avec quelques habitudes simples et les bons outils, vous pouvez maintenir la cohésion des équipes et le bon déroulement des projets. Voici comment décloisonner les services :

1. Utilisez un espace de stockage infonuagique collaboratif

Une des façons les plus simples de briser les cloisons est de centraliser le travail de votre équipe dans un espace partagé. Qu’il s’agisse de briefs créatifs, d’éléments de campagne ou de documents de référence, le stockage infonuagique partagé permet à chacun d’accéder à ce dont il a besoin, sans recherche ni attente.

Cela élimine les barrières entre les équipes en rendant l’accès facile, cohérent et traçable. Avec Dropbox, les équipes peuvent accéder à tout à partir d’un seul espace de travail sécurisé. Vous bénéficiez d’un partage simplifié, de contrôles d’autorisation intelligents et d’un versionnage automatique : ainsi, chacun travaille toujours sur le bon fichier.

2. Utilisez des outils avec recherche intégrée

Vous ne pouvez pas utiliser des ressources de marketing que vous n’arrivez pas à trouver. Lorsque des fichiers sont enfouis dans des boîtes de réception ou des onglets, même la ressource la plus précieuse finit par ne pas exister. Si seulement on pouvait chercher un fichier, même sans se souvenir de son nom.

C’est là que la recherche universelle intervient. Dropbox Dash (un outil de recherche universelle alimentée par l’IA pour les utilisateurs de Dropbox) permet à votre équipe de trouver ce dont elle a besoin dans des documents, des onglets, des courriels, du stockage infonuagique et bien d’autres sources de données, le tout en quelques secondes. C’est comme avoir une barre de recherche qui parcourt les fichiers et comprend vraiment ce que vous cherchez.

3. Organiser les données pour faciliter la collaboration

Vider les dossiers. Cohérence dans l’attribution de noms. Accès partagé. Ces petites règles font toute la différence. Il est crucial de veiller à ce que ces principes soient inculqués aux membres de l’équipe et à tous les services afin d’éviter la formation de cloisons ou de les briser.

Dropbox simplifie les choses grâce à des fonctionnalités intuitives conçues pour une organisation facile des fichiers et des dossiers. De plus, Dash vous permet de retrouver facilement vos fichiers récents ou pertinents directement à partir d’un tableau de bord pratique sur la page d’accueil, qui regroupe des fichiers, des courriels, des calendriers et bien plus encore pour un aperçu rapide de tout votre travail important; ainsi, le contenu dont vous avez besoin est toujours à portée de la main.

4. Rendre les avis visibles

Le cloisonnement des avis entraîne des tâches répétitives, des modifications manquées et de nombreux allers-retours. Recevoir des avis de sources disparates est exaspérant, et cela peut rendre difficile le maintien de la motivation et la vue d’ensemble.

Gardez les choses claires grâce aux commentaires et aux annotations en temps réel. Dropbox vous permet également de laisser des avis directement sur les images, les vidéos ou les documents. Des outils comme Dropbox Replay permettent aux équipes de consulter et de donner rapidement suite aux vidéos, en conservant les conversations et les approbations dans leur contexte, ce qui contribue à rationaliser un processus créatif réputé complexe.

5. Favoriser une culture de visibilité entre les services

Certes, le travail en cloisonnement est indéniablement un problème systémique, mais c’est aussi un problème d’habitudes. Les habitudes relèvent des comportements humains; il est donc essentiel d’associer dès le départ et de façon continue les parties prenantes clés, notamment les cadres supérieurs. Ce sont ces personnes qui prennent les décisions concernant la culture d’entreprise.

Parfois, pour décloisonner les organisations, il faut un changement de cap au sommet de la hiérarchie, ce qui peut prendre du temps, mais qui porte ses fruits à long terme. Avec Dropbox, il est facile de créer des dossiers partagés, de démarrer ou de faire progresser des projets, et même d’utiliser des outils de gestion des tâches pour rassembler les équipes, réduisant ainsi les surprises et les reprises liées aux cloisons.

Quand tout le monde a les mêmes informations, au même endroit et en même temps, les meilleures créations peuvent voir le jour.

Évitez que les cloisons ne freinent la créativité grâce à Dropbox.

Le cloisonnement de l’information peut constituer un inconvénient occasionnel, mais, s’il n'est pas maîtrisé, il peut rapidement devenir un véritable frein à la productivité de votre équipe. Il retarde les lancements, sème la confusion, engendre des doublons et, tout simplement, sape l’énergie de ce qui devrait être un processus créatif passionnant.

Dropbox aide les équipes créatives et marketing à lever ces barrières en offrant à tous un espace unique et sécuritaire pour partager les connaissances en groupe, minimisant ainsi les allers-retours et les changements de plateforme habituels.

Lorsque votre équipe est sur la même longueur d’onde, le travail avance plus vite, la qualité s’améliore et le processus est beaucoup plus fluide.

Essayez Dropbox dès aujourd’hui et offrez à votre équipe la clarté dont elle a besoin pour donner le meilleur d’elle-même.