Renforcez votre équipe en déléguant efficacement les tâches

Qu’est-ce que la délégation?

La délégation consiste à confier des tâches à d’autres personnes. La délégation ne doit pas être perçue comme un rejet de responsabilité, mais comme une attribution stratégique de tâches. Le leadership délégué ne consiste pas à déléguer les tâches que vous ne voulez pas faire vous-même, mais à confier la responsabilité, la reddition de comptes et les possibilités à exploiter à d’autres. Bien sûr, vous pouvez rédiger ce rapport, comme vous en avez l’habitude, ou bien vous pouvez confier cette tâche à un collègue moins expérimenté pour qu’il y gagne en expérience. C’est aussi un moyen d’assurer son perfectionnement professionnel.

La délégation des responsabilités est un principe fondamental de toute hiérarchie, même si la culture de votre entreprise vise à la maintenir horizontale. Tout le monde a besoin d’une occasion de faire ses preuves, et seule la délégation de responsabilités peut le permettre. 

Conseils pour une délégation efficace

Une délégation efficace nécessite un peu de pratique. Vous ne pouvez pas simplement distribuer du travail et vous attendre à ce que votre équipe s’acquitte avec plaisir de la tâche déléguée. Vous devez vous assurer que vous leur avez confié la bonne tâche. Une délégation réussie consiste à exploiter les talents de chaque membre de l’équipe et à leur permettre d’acquérir de nouvelles compétences en cours de route.

Voici quelques conseils pour gérer efficacement les tâches :

Bien connaître son équipe

Chacun a des forces et des faiblesses différentes. Les membres de votre équipe peuvent tous travailler collectivement dans le marketing, par exemple, mais, individuellement, ils auront des compétences différentes et très précieuses. Il est de votre responsabilité, en tant que dirigeant efficient, de les identifier. Il serait peut-être préférable de ne pas confier des tâches d’organisation à des penseurs créatifs plutôt qu’à des penseurs analytiques. En faisant cela, non seulement vous n’utilisez pas les compétences de votre équipe, mais vous risquez également de susciter du ressentiment, car votre équipe constate que ses dons individuels ne sont pas reconnus ou valorisés.

Une façon d’éviter ce problème est de d’autoriser une certaine forme de volontariat. Créez une liste de tâches qui peut être facilement partagée, modifiée et mise à jour. Demandez d’abord aux membres de votre équipe s’ils souhaitent prendre en charge une tâche précise. Les gens choisissent naturellement ce dans quoi ils savent qu’ils peuvent réussir. De cette façon, vous pouvez voir les meilleures compétences de votre équipe en pratique et vous fier à celles-ci pour les futures tâches déléguées.

Ce n’est pas le travail qui compte, mais la façon dont les gens le font.

La gestion et le leadership de projet représentent un défi aussi important que les tâches déléguées que vous confiez. Prenez le temps de bien comprendre les besoins de votre équipe et de préciser comment vous allez y répondre. Votre équipe dispose-t-elle de suffisamment de temps? Cette tâche est-elle trop importante pour être confiée à quelqu’un d’autre qu’un membre expérimenté de l’équipe? Votre processus de travail permet-il une intégration facile des membres moins expérimentés de l’équipe dans le projet? Les vraies compétences en leadership consistent à valoriser la personne, pas seulement le travail.

En tant que chef d’équipe, vous devez créer un environnement optimal pour le bon fonctionnement de l’équipe. Qu’il s’agisse de mettre en place un espace de travail intelligent, de prévoir des mesures telles que le travail flexible pour éviter l’épuisement professionnel ou d’élire de nouveaux gestionnaires pour renforcer la structure et l’encadrement.

Ne faites pas de microgestion, mais réagissez

Il y a une différence entre être un bon dirigeant et un dirigeant autoritaire. La microgestion est presque toujours une chose négative et ne fera qu’engendrer plus de négativité au sein de votre équipe. Le processus de délégation signifie que vous confiez le contrôle des tâches aux autres. Vous leur faites confiance et leur donnez les moyens de relever le défi. C’est là tout l’intérêt de la collaboration en équipe. En refusant de lâcher complètement le contrôle, vous allez créer activement des cloisons de travail et vous en verrez certainement l’impact sur le résultat final.

C’est lorsque les choses tournent mal que vous devrez intervenir en tant que gestionnaire. Assurez-vous de prévoir des marges de manœuvre pour résoudre les problèmes de démarrage et de mettre en place une structure afin que les membres de l’équipe qui entreprennent de nouvelles tâches aient quelqu’un sur qui s’appuyer. De cette façon, ils n’auront pas à vous signaler directement les problèmes dès que les choses commencent à mal tourner. Cela ne signifie pas pour autant que vous n’avez aucun moyen de les contrôler. Vous pouvez toujours utiliser des documents partagés et des  annotations pour surveiller la situation. Cela vous permet de rester informé sans avoir à surveiller qui que ce soit.

Faites un suivi

Ce n’est pas parce que vous déléguez des responsabilités que vous n’en avez plus. Vous êtes toujours là pour être un leader efficace, alors soyez-en un. Communiquez régulièrement avec votre équipe et assurez-vous d’être accessible chaque fois qu’elle en a besoin. Offrez des critiques constructives et assurez-vous de donner des conseils aux membres de l’équipe qui entreprennent une nouvelle tâche pour la première fois. N’oubliez pas que si quelqu’un a de la difficulté avec une tâche, cela peut se résumer à un manque de gestion efficace.

Des outils, tels que l’historique des versions de fichiers et la récupération, sont idéaux ici. Peut-être qu’un membre de l’équipe commet une faute, auquel cas il devrait prendre du recul. Peut-être ont-ils perdu de vue la situation dans son ensemble, car ils s’inquiètent de leurs nouvelles responsabilités et doivent revenir à l’original. Dropbox peut aider à tenir compte de tous ces comportements très humains qui se produisent lorsqu’une équipe apprend et grandit ensemble.

Partagez le plus possible

Si vous avez l’habitude de travailler seul, vous pensez peut-être qu’il suffit d’avoir sous la main toutes les informations clés pour résoudre un problème. En tant que leader qui délègue et qui insuffle une dynamique motivante, il est important de communiquer cette philosophie à votre équipe. La connaissance est vraiment un pouvoir et votre équipe doit être tenue au courant. Partagez toujours les dates d’échéance, les mémoires et la correspondance clé associés à vos tâches déléguées. Il ne s’agit pas de renoncer à ses responsabilités, mais de savoir qu’elles sont partagées par une équipe efficace, collaborative et unique. Une équipe que vous avez maintenant habilitée à répondre au mieux de ses capacités.