Bagaimana cara kontraktor umum menyimpan segala hal di satu tempat

Tantangan: Organisasi yang dapat diakses ribuan proyek

Didirikan pada tahun 2010, Centric Build adalah kontraktor umum di Kansas City yang memiliki proyek yang sama banyaknya dengan inovasi teknis dan pemecahan masalah seperti halnya tentang luas persegi dan denah lantai. Mereka bergantung pada alat yang sederhana dan andal untuk membuat semua orang tetap teratur, baik di kantor maupun di lokasi kerja.

Centric bangga mengatakan “ya” saat orang lain mengatakan “tidak”. Mereka terlibat dalam proyek yang memelopori kemungkinan dan mendorong gerakan sosial. Baik rumah keluarga maupun bangunan komersial, setiap proyek membutuhkan kolaborasi tim besar, termasuk manajer, desainer, dan kontraktor.

Sejak awal, Centric bertujuan untuk menonjolkan budaya terbuka, fleksibel, dan gesit yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan klien. Mereka juga menginginkan versi server berbasis awan tempat mereka dapat mengatur semua file dan mengaksesnya dari perangkat apa pun. Dropbox sangat cocok sejak pertama kali diluncurkan hingga 12 tahun kemudian, Centric yang jauh lebih besar masih menggunakan Dropbox untuk menjaga ribuan proyek tetap teratur, sinkron, dan aman.

Solusi: Sinkronisasi, pembagian, dan penyimpanan file yang aman

Sekitar 90 karyawan saat ini menggunakan Dropbox, termasuk delapan insinyur dan 45 manajer proyek. Jenis file apa yang disimpan dan dibagikan oleh karyawan ini melalui Dropbox? Semuanya: perkiraan, faktur, gambar konstruksi, lembar waktu karyawan, dan banyak lagi. Setelah Centric memenangkan kontrak, administrator proyek akan membuat folder proyek dengan 20 subfolder untuk item seperti anggaran, gambar, kontrak, jadwal, dan laporan keselamatan. Kemudian, administrator akan menetapkan tim proyek—termasuk manajer proyek, insinyur, dan pengawas—dan memberi mereka akses ke folder tersebut.

Versi file dapat berlipat ganda pada proyek tim, tetapi Dropbox menyelesaikannya dengan fitur sinkronisasi. Ketika seseorang di Centric membuka file, mereka melihat siapa lagi yang sedang mengerjakannya dan menghindari menimpa pekerjaan orang lain.

Dropbox membantu berbagi file—tetapi tidak semuanya dimaksudkan untuk dibagikan secara luas. Misalnya, sebagian besar karyawan tidak boleh memiliki akses ke file SDM atau informasi yang diperlukan untuk perkiraan proyek. Dropbox menjaga file tetap aman melalui izin file, sekaligus memberi semua orang akses ke file yang mereka butuhkan, mendukung budaya kerja yang lancar.

Centric juga menyediakan tautan Dropbox bersama ke pihak eksternal untuk berbagi file tunggal, tanpa memberikan akses ke seluruh folder. Orang-orang di luar organisasi hanya melihat apa yang perlu mereka lihat, dan tidak lebih dari itu.

Hasil: Peningkatan organisasi & efisiensi

Penggunaan Dropbox Centric telah meningkat seiring dengan pertumbuhan perusahaan, tetapi Dropbox mudah digunakan seperti biasanya—dan Centric menyukainya seperti itu. Proses untuk mengatur, mengakses, dan berbagi file dari perangkat apa pun masih sama. Semua orang mengenal Dropbox, sehingga membuat orientasi karyawan baru menjadi mudah. Pelatihan meliputi mengilustrasikan organisasi folder proyek standar dan menemukan file tertentu, seperti templat prakiraan keuangan.

Tanpa Dropbox, Centric tidak akan mungkin tertata rapi dan kemungkinan besar akan menggunakan pengaturan lama yang sama seperti perusahaan konstruksi lainnya: ratusan lemari arsip yang berjajar di sekeliling kantor. Dropbox telah membantu Centric mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan uang untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen. Hal tersebut juga menghemat waktu bagi karyawan, yang dapat membuat, mengakses, dan berbagi dokumen dari mana saja—dalam waktu yang sangat singkat.

Centric selalu mencari peningkatan, termasuk mencoba perangkat lunak baru. Dropbox adalah satu-satunya perangkat lunak yang digunakan Centric selama 12 tahun karena memang tidak ada alasan untuk beralih. Bahkan, setelah membeli alat manajemen proyek, Centric masih mengatur semuanya di Dropbox, mengetahui semuanya tersimpan dengan aman.

Di Dropbox, Centric telah menemukan solusi satu atap untuk menyimpan setiap file di perusahaan untuk setiap karyawan di setiap level.