Definisi komunikasi asinkron
Komunikasi asinkron adalah istilah yang berasal dari telekomunikasi. Istilah ini merujuk pada pemindahan data tanpa menyinkronkan jam, berarti informasi ini berasal dari proses berbagi yang terputus-putus dan tidak mengalir secara serentak.
Dari segi bisnis, komunikasi asinkron merujuk pada setiap komunikasi yang tidak dilakukan secara real time. Misalnya, Anda mungkin mengirim email kepada rekan kerja Anda untuk mengajukan pertanyaan daripada berdiri dan menanyakan langsung pada orangnya. Ini berarti bahwa komunikasi awal Anda (pertanyaan) tidak selalu langsung terjawab, sama seperti setiap komunikasi di seputar kantor di mana pertanyaan dan jawaban tidak mengalir dalam satu waktu secara konstan. Alih-alih, pertanyaan dijawab setelah ada jeda, biasanya karena rekan kerja sedang sibuk dengan tugas lain pada saat Anda mengajukan pertanyaan tersebut. Singkatnya, jika Anda mengajukan pertanyaan, atau mengirim pesan tanpa mengharapkan balasan langsung, itu adalah komunikasi asinkron. Lawan dari komunikasi ini adalah seperti panggilan Zoom, di mana semuanya berlangsung secara real-time.
Meskipun Anda pasti banyak menggunakan komunikasi asinkron di kantor, ini merupakan alat penting bagi pekerja lepas dan komunikasi tim jarak jauh.
Apa saja contoh komunikasi asinkron?
Aplikasi messenger, email, dan platform berbagi dokumen daring adalah contoh komunikasi asinkron yang paling umum.
Tidak seorang pun mengharapkan balasan instan pada email, terutama karena email merupakan evolusi digital dari surat pos. Ya, Anda menerima pesan lebih cepat, tetapi masih ada jangka waktu yang sangat lama untuk tanggapannya yang mungkin memakan waktu sama lamanya dengan mengirim surat melalui pos tradisional.
Aplikasi perpesanan
Ini termasuk Microsoft Teams, WhatsApp, dan Slack. Tentu saja, banyak di antaranya yang dapat digunakan secara langsung untuk pengiriman pesan instan, dan banyak kantor yang menggunakannya untuk membantu meningkatkan budaya perusahaan melalui obrolan santai. Namun, tidak ada jaminan atau harapan sepenuhnya bahwa responsnya akan instan.
Alat manajemen tugas
Platform seperti Monday, Trello, dan alat manajemen tugas di Dropbox membantu Anda mengatur koordinasi digital dengan anggota tim tanpa harus menyisihkan waktu di kalender untuk rapat. Anda tinggal masuk, melihat apa yang sudah ditambahkan atau disorot, dan lanjut bekerja. Hal ini mungkin terlihat mengurangi efektivitas. Lagi pula, bukankah seharusnya Anda segera menyampaikan masalah langsung kepada orang yang dapat menanganinya?
Kenyataannya, dengan setiap orang di tim Anda menangani berbagai tugas yang berbeda, menuntut sesuatu untuk dilakukan secara langsung tidak hanya merupakan cara yang bagus untuk mematikan motivasi, tetapi juga tidak akan secara ajaib membebaskan waktu yang dibutuhkan untuk langsung menyelesaikannya. Lebih baik memastikan Anda telah menyoroti masalahnya, sehingga saat semua orang kembali mengerjakan tugasnya, mereka tahu persis apa yang harus dilakukan.
Alat-alat ini memastikan alasan “memo yang terlewat” tidak dapat digunakan lagi, dan semua orang tahu apa yang sedang terjadi—tanpa terbatas pada panggilan telepon panik.
Kolaborasi dokumen
Alat seperti Dropbox Paper berarti Anda dan tim Anda dapat bekerja secara kolaboratif tanpa harus berada di ruangan yang sama atau bahkan zona waktu yang sama. Anda dapat mengedit dan meninggalkan komentar, yang akan diperbarui secara instan bagi setiap orang yang memiliki akses ke dokumen tersebut, dan orang lain juga dapat melakukan hal yang sama.
Lewatlah sudah hari-hari mengirim satu salinan master bolak-balik, hanya untuk melihat suntingannya hilang karena namanya diubah menjadi "Versi 2" atau "Versi 12." Dengan Dropbox Paper, komunikasi asinkron menjadi mudah.
Komunikasi sinkron vs. komunikasi asinkron
Jadi, mana yang lebih baik? Bagi sebagian orang, tidak ada yang mengalahkan tanggapan langsung yang bisa diperoleh dari panggilan video atau tatap muka langsung. Anda juga mungkin merasa bahwa Anda tidak bisa benar-benar menilai seseorang tanpa komunikasi secara real time.
Meski begitu, saat panggilan ini berakhir, Anda masih harus saling berkirim email untuk menyatukan semua yang dibagikan menjadi jejak kertas. Ini hampir seperti komunikasi “resmi” hanya benar-benar dimulai ketika segala sesuatunya mengalami asinkronisitas.
Ada pula fakta bahwa bila orang ditekan untuk bertindak segera, Anda hampir pasti tidak akan mendapatkan hasil kerja terbaik mereka—semua orang tahu bagaimana rasanya menjadi rusa yang terjebak dalam sorotan lampu utama. Komunikasi asinkron memberi Anda kesempatan untuk menerima informasi, mencernanya, dan membentuk respons terbaik, semuanya tanpa ada seorang pun yang menghalangi Anda.
Apakah komunikasi asinkron berarti bahwa kualitas komunikasi lebih baik?
Ada penelitian yang menunjukkan bahwa bekerja jarak jauh lebih baik daripada bekerja di kantor, dengan tim merasa lebih termotivasi dan produktif. Cisco menemukan hal ini terbantu oleh fakta bahwa 83% pekerja jarak jauh merasa mereka dapat berkomunikasi sama atau lebih baik saat bekerja jarak jauh berkat komunikasi asinkron.
Studi lain menemukan bahwa gangguan yang disebabkan oleh komunikasi waktu nyata menyebabkan meningkatnya stres karena tim merasa perlu mengejar waktu yang hilang, sekali lagi menunjukkan bahwa komunikasi asinkron menghilangkan tekanan dan meningkatkan proses kerja individu. Berdasarkan temuan ini, mudah untuk berpikir bahwa komunikasi asinkron membebaskan tim Anda dari ekspektasi dan stres yang ketat.
Meskipun aplikasi pengiriman pesan waktu nyata tetap menjadi cara hebat untuk menghubungkan tim, terdapat risiko besar yang menyebabkan tim Anda terus-menerus terhubung, sehingga memaksanya berkomunikasi secara sinkron. Hal ini dapat menyebabkan keseimbangan kerja/kehidupan yang buruk dan akhirnya kelelahan. Dengan menolak berkontribusi pada obrolan tim, Anda juga dapat terlihat tidak sportif, meskipun dengan berkontribusi terlalu sering, Anda mungkin terlihat seperti seseorang yang, maafkan kata-katanya, malas.
Hal utama yang dapat dipelajari di sini? Ketahui kekuatan menggunakan komunikasi asinkron dan jangan menyalahgunakannya.
Bagaimana Dropbox dapat membantu?
Dropbox adalah alat penting untuk kantor atau tim jarak jauh mana pun yang mencari kolaborasi tanpa susah payah. Zona waktu yang berbeda biasanya berarti harus begadang untuk menerima panggilan itu. Dengan Dropbox, tidak seorang pun perlu menghabiskan waktu berjam-jam menunggu pantai lain bangun.
Anotasi Dropbox memungkinkan Anda berbagi pemikiran dan umpan balik dengan aman karena semua orang akan melihatnya saat mereka masuk. Artinya Anda bahkan tidak perlu khawatir tentang email yang hilang di kotak masuk atau satu orang memutus rantai komunikasi dengan tidak meneruskannya. Jika seseorang membuka dokumen bersama Anda untuk bekerja, mereka akan mendapatkan semua pembaruan dan informasi yang mereka butuhkan di sana. Dropbox akan memberitahukan Anda saat anotasi baru ditambahkan, jadi Anda tidak akan melewatkan apa pun.
Berkolaborasi dengan Dropbox dapat membantu menyelaraskan semua orang, di mana pun mereka bekerja. Agenda rapat, garis besar proyek, bahkan video panjang dapat dibagikan dengan mudah. Dropbox menciptakan satu ruang kerja terpusat dan nyaman yang tidak memiliki jam kantor dan memungkinkan Anda mengerjakan tugas sesuai keinginan Anda. Segala yang Anda butuhkan akan menunggu Anda saat Anda siap.
Perasaan tidak tersinkronisasi
Komunikasi asinkron telah menjadi norma di banyak kantor selama beberapa waktu, namun jika Anda pernah ketinggalan memo, mulailah komunikasi ini sekarang juga. Tim Anda, baik tim yang dekat maupun jauh, akan berterima kasih kepada Anda atas saluran komunikasi baru yang telah ditingkatkan.
Dropbox dan integrasi kami dapat membantu tim Anda selaras tanpa berbagi kantor atau zona waktu yang sama, yang perlu Anda lakukan hanyalah melakukan sinkronisasi dan memanfaatkan Dropbox semaksimal mungkin.
