Apakah Anda lelah dengan proses manual yang memperlambat tim Anda? Temukan bagaimana otomatisasi dapat merevolusi efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.
Otomatisasi sistem mengubah cara kerja kita. Menurut McKinsey, dari 60% pekerjaan di AS, 30% atau lebih tugas harian dapat dilakukan secara otomatis menggunakan teknologi yang ada atau yang akan segera ada. Angka tersebut setara dengan menghemat waktu kerja sebanyak satu setengah hari setiap minggu.
Dengan memanfaatkan otomatisasi, Anda tidak hanya menjadi lebih efisien, produktif, dan konsisten, tetapi juga meningkatkan skala bisnis Anda sambil tetap tangkas.
Dalam panduan ini, kita akan membahas proses apa saja yang sebaiknya Anda otomatisasi, dan cara melakukannya dalam enam langkah sederhana. Namun pertama-tama, mari kita bahas mengapa Anda harus mengotomatiskan proses bisnis sejak awal.
Mengapa saya harus mengotomatiskan proses manual?
Transformasi digital akan terus berlanjut dengan cepat—dan bisnis perlu beradaptasi agar dapat mengimbanginya. Beberapa cara otomatisasi proses bisnis menguntungkan tim dari semua ukuran dan industri meliputi:
- Peningkatan efisiensi dan produktivitas— secara signifikan mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas manual
- Keunggulan kompetitif— mengungguli pesaing Anda dengan memberikan produk atau layanan lebih cepat dan dengan biaya lebih rendah
- Mengurangi kesalahan manusia— memastikan konsistensi dan akurasi yang lebih baik, dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam tugas-tugas yang sebelumnya manual seperti entri data, perhitungan, dan pelaporan
- Alur kerja lebih sederhana—kurangi hambatan dengan menghilangkan tahap yang tidak perlu, menggabungkan proses, serta melakukan komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik
- Kepatuhan yang lebih baik— standarisasi prosedur kepatuhan untuk memastikan perusahaan Anda mematuhi peraturan dan pedoman yang relevan di industri Anda
Secara keseluruhan, mengotomatisasi proses bisnis dapat memungkinkan pengalaman pelanggan yang lebih baik, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan mengurangi inefisiensi.
Proses apa yang harus saya otomatisasi?
Beberapa proses yang sebaiknya dipertimbangkan untuk diotomatisasi oleh pengguna meliputi:
- Mengirim file dan dokumen
- Mengumpulkan Tanda Tangan Elektronik
- Mencadangkan file
- Sinkronisasi antar perangkat
- Berbagi file yang sensitif terhadap waktu—tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan yang Anda bagikan sehingga Anda tidak perlu mencabut akses ke file dan folder secara manual
Lebih jauh lagi, perhatikan tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu, diperlukan untuk kepatuhan dan jejak audit, atau signifikan terhadap keberhasilan proses atau sistem lain sebagai kandidat yang memungkinkan untuk diotomatisasi.
Cara mengotomatiskan proses: langkah demi langkah
1. Tentukan hasil dan tujuan yang Anda inginkan
Terkadang tujuan Anda untuk otomatisasi mungkin bukan efisiensi—bisa saja berupa akurasi yang lebih baik, peningkatan moral karyawan, pengalaman orientasi yang lebih lancar, atau penambahan nilai pada produk atau layanan bisnis Anda.
Langkah pertama untuk mengotomatisasi proses adalah memahami apa yang ingin Anda capai dengan membuat perubahan ini. Melakukan hal itu akan memungkinkan Anda menetapkan prioritas yang menjadi strategi yang masuk akal tentang bagaimana Anda ingin mendekati dan menjalankan otomatisasi Anda.
Dokumentasikan tujuan ini dan simpan di suatu tempat yang dapat diakses oleh semua anggota tim Anda. Coba templat curah pendapat Dropbox Paper untuk mengembangkan ide atau membuat rencana proyek pengotomatisan yang komprehensif bersama tim Anda. Dokumen Paper ini, dan semua file serta folder bersama lainnya, akan disimpan dengan aman di Dropbox. Dengan demikian, file mudah dibagikan dan mudah diakses dari perangkat apa pun yang terhubung dengan internet.
Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga karena file dapat diakses dan diedit secara bersamaan oleh banyak pengguna, menghilangkan kebutuhan untuk berbagi file manual dan kontrol versi.
2. Identifikasi tugas manual atau berulang yang memperlambat Anda
Tinjau dan evaluasi proses Anda saat ini untuk menemukan tugas atau aktivitas apa yang memerlukan perhatian lebih langsung dari tim Anda daripada yang seharusnya.
Penting untuk diingat bahwa tidak semua tugas atau proses harus diotomatisasi—manusia masih memiliki keunggulan dibandingkan teknologi di area tertentu, seperti pemeriksaan kualitas dan pemberian umpan balik.
Di mana Anda akan menemukan otomatisasi paling efektif adalah pada tugas-tugas berulang yang memakan waktu. Hal ini dikarenakan lebih sedikit variasi pada aktivitas tersebut dan lebih sedikit skenario yang harus diadaptasi dan dipelajari oleh alat otomatisasi.
3. Petakan proses Anda
Memvisualisasikan bagaimana proses otomatis baru Anda akan bekerja akan menjadi dokumen pelatihan praktis bagi kolega baru dan lama. Anda harus mendapatkan masukan dari orang lain saat membuat ini, terutama mereka yang akan menggunakan proses ini secara teratur.
Mirip dengan cara Anda menilai alur kerja yang perlu disederhanakan, pertimbangkan:
- Orang-orang, sistem, atau alat yang terlibat
- Tugas, langkah, atau aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dari proses otomatis
- Informasi yang dibutuhkan untuk menjaga proses otomatis tetap berjalan
- Pemicu, tindakan, waktu, atau kondisi yang menggerakkan proses otomatis
- Hasil atau akibat yang diharapkan dari proses otomatis
4. Terapkan alat otomatisasi Anda
Setelah Anda menetapkan kebutuhan Anda, saatnya memperkenalkan perangkat lunak otomasi Anda.
Dengan Dropbox, file Anda akan otomatis disinkronkan di seluruh perangkat agar versi file terbaru dapat selalu diakses. Melalui sinkronisasi, Anda tidak perlu mentransfer dan memperbarui file secara manual. Hal ini akan menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.
Dan itu belum semuanya—Dropbox menyediakan serangkaian alat dan fitur otomatisasi untuk membantu Anda tetap mengelola pekerjaan Anda:
- Tetap teratur dengan filter dinamis dan kategorisasi, penyortiran, penamaan, dan penandaan folder otomatis
- Otomatiskan pelacakan dan pelaporan informasi sensitif dengan klasifikasi data
- Sederhanakan alur kerja tim dan kurangi pergantian platform/aplikasi dengan integrasi yang otomatis menyinkronkan data antar alat
- Kelola konten secara otomatis dari seluruh file, aplikasi, dan tab Anda melalui Dropbox Dash yang didukung oleh kecerdasan buatan
- Sesuaikan dan kirim formulir PDF umum dengan mudah
5. Kumpulkan umpan balik
Sebelum Anda meluncurkan proses otomatis ke tim yang lebih luas, tanyakan pendapat rekan satu tim, supervisor, atau seseorang yang berada dalam posisi serupa dengan Anda di tim lain. Mereka akan dapat meninjau prosesnya dengan sudut pandang baru dan mungkin dapat menunjukkan hal-hal yang Anda lewatkan.
Dropbox memudahkan pengumpulan umpan balik dengan menyediakan platform kolaboratif tempat anggota tim dapat dengan mudah mengakses dokumen dan file bersama. Pengguna dapat meninggalkan komentar langsung pada berkas, memfasilitasi diskusi dan saran secara langsung. Fitur ini memungkinkan komunikasi yang lancar, memastikan umpan balik terorganisasi dengan baik dan tersedia secara luas.
Jika tim Anda lebih cepat memahami materi secara visual (daripada melalui teks), Anda dapat membagikan tangkapan layar atau video proses baru untuk ditinjau. Dengan Dropbox Replay, kolega Anda dapat menggunakan fitur tinjauan langsung untuk membuat catatan dan memberikan umpan balik real-time sebagai tim.
Atau, anggota tim Anda dapat memberikan anotasi yang akurat sesuai bingkai pada waktu mereka sendiri menggunakan fungsi peninjauan berbasis browser—tidak perlu perangkat lunak tambahan, akun Dropbox, atau akses khusus untuk pemangku kepentingan.
6. Latih rekan kerja Anda
Setelah proses baru Anda siap dijalankan, Anda harus memberikan pelatihan kepada rekan satu tim dan kolega Anda, karena perubahan ini dapat berarti perubahan prosedur, tanggung jawab, atau akuntabilitas.
Anda tidak ingin memberikan pelatihan terlalu dini, jika prosesnya berubah setelah mendapat umpan balik. Anda juga tidak ingin memulai pelatihan setelah proses lama dihapus sepenuhnya dan kolega Anda mencoba mempelajari proses otomasi baru dengan cepat.
Daripada mengandalkan email panjang yang dapat diabaikan atau sulit diperbarui, pertimbangkan untuk membuat panduan atau panduan yang jelas dan mudah diakses. Hal ini memastikan tim Anda dapat secara konsisten merujuk kembali ke materi tersebut dan karyawan baru dapat memahaminya dengan usaha minimal.
Optimalkan dan otomatisasi proses bisnis dengan Dropbox
Dropbox menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan dan mengatur file—ruang tempat Anda dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses agar pekerjaan lebih simpel dan efisien.
Kirim kontrak digital yang aman, kumpulkan informasi dengan mudah, dan buat dokumen dalam hitungan menit. Tingkatkan efisiensi operasional dan optimalkan alur kerja Anda dengan mengotomatiskan tindakan pada file dan menyinkronkan data antar alat.
