Cara Membuat Alur Kerja Manajemen Dokumen

Di era digital ini, bisnis dalam berbagai skala sedang menghadapi tantangan dalam mengelola dan mengatur volume dokumen yang terus bertambah. Alur kerja manajemen dokumen yang efisien sangat penting untuk menyederhanakan proses bisnis yang membutuhkan penanganan dokumen, memudahkan kolaborasi, dan memaksimalkan produktivitas.

Panduan lengkap ini akan membahas konsep alur kerja manajemen dokumen digital. Kami akan menjelaskan manfaatnya serta memberikan pendekatan terperinci untuk menciptakan alur kerja efektif yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Apa itu alur kerja manajemen dokumen?

Alur kerja manajemen dokumen adalah proses sistematis dalam mengelola dokumen di setiap siklus hidup. Hal ini mencakup berbagai tahapan, termasuk pembuatan, perubahan, penyimpanan, distribusi, persetujuan, penerapan, dan retensi atau penghapusan dokumen.

Alur kerja memungkinkan Anda mengatur waktu dan mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif daripada pemrosesan dan pengelolaan dokumen secara acak. Anda akan mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas langkah mana dalam proses tersebut, dan tugas akan menjadi lebih terstandarisasi—menyisakan sedikit ruang untuk kebingungan.

Ini berbeda dengan sistem manajemen dokumen (DMS), yang berfokus pada sumber daya dan teknologi yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur dokumen. Alur kerja manajemen dokumen, di sisi lain, menekankan proses yang terlibat dalam pembuatan dan penggunaan dokumen.

Manfaat alur kerja manajemen dokumen

Menerapkan alur kerja manajemen dokumen yang menyeluruh memberikan banyak keuntungan bisnis:

• Meningkatkan kolaborasi: Alur kerja yang efisien memfasilitasi kolaborasi yang lancar di antara anggota tim, memungkinkan pembagian dokumen, pengeditan, dan umpan balik yang efisien.

• Mendukung upaya kepatuhan: Alur kerja yang terdefinisi dengan baik memastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan hukum, mengurangi risiko ketidakpatuhan.

• Mengurangi tugas manual: Otomatisasi alur kerja membebaskan waktu dan sumber daya yang berharga. Daripada membuang-buang waktu pada tugas yang berulang, tim Anda dapat berfokus pada upaya yang lebih strategis.

• Meningkatkan aksesibilitas dokumen: Alur kerja yang efisien memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

• Meningkatkan efisiensi: Alur kerja yang dioptimalkan meminimalkan kemacetan dan penundaan, sehingga meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi Anda.

Komponen dari alur kerja manajemen dokumen

Pada umumnya, alur kerja manajemen dokumen terdiri dari beberapa komponen penting:

• Pembuatan dan modifikasi: Dokumen baru dibuat dan perubahan selanjutnya dilakukan. Pengendalian versi memungkinkan Anda melacak berbagai versi dokumen saat Anda melakukan pengeditan secara real-time.

• Penyimpanan: Dokumen disimpan dengan aman di lokasi terpusat seperti penyimpanan cloud, memastikan kemudahan akses dan pengambilan.

• Distribusi dan pengiriman: Dokumen dibagikan dengan pemangku kepentingan yang relevan, baik internal maupun eksternal.

• Persetujuan dan umpan balik: Dokumen menjalani proses peninjauan dan persetujuan untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan.

• Implementasi dan penggunaan: Dokumen yang disetujui diterapkan atau dimanfaatkan sesuai tujuannya.

• Penyimpanan dan penghapusan: Dokumen disimpan selama periode yang diperlukan dan dibuang dengan aman saat tidak lagi diperlukan.

Kenapa bisnis harus menggunakan alur kerja manajemen dokumen?

Alur kerja manajemen dokumen memberi manfaat pada bisnis di semua industri dan departemen. Beberapa kasus penggunaan umum meliputi:

SDM

Alur kerja yang efisien memudahkan pengelolaan catatan karyawan, kontrak, dan dokumen terkait SDMlainnya.

Layanan Kesehatan

Alur kerja dokumen menjamin keamanan penyimpanan dan kemudahan pengambilan catatan pasien, hasil tes, dan citra medis.

Legal

Firma hukum dapat mengelola dokumen hukum, kontrak, dan berkas kasus secara efektif dengan sistem alur kerja yang andal.

Finance

Alur kerja dokumen mendukung pemrosesan dokumen keuangan, faktur, dan laporan dengan efisien.

Penjualan dan pemasaran

Tim penjualan dapat dengan mudah mengakses dan berbagi proposal penjualan, kontrak, dan materi pemasaran.

Selain industri di atas, alur kerja manajemen dokumen juga bermanfaat bagi beragam departemen bisnis, termasuk administrasi, budaya perusahaan, serta pasokan dan logistik.

Langkah dalam membuat alur kerja manajemen dokumen

Membuat alur kerja manajemen dokumen yang efektif melibatkan beberapa langkah penting:

1. Nilai proses Anda saat ini

Mulailah dengan mengevaluasi proses pengelolaan dokumen Anda saat ini. Hubungi kolega untuk mengumpulkan masukan dan kenali bagian yang perlu dikembangkan. Pelajari berbagai elemen dari proses alur kerja Anda dan temukan hambatan atau gangguan, seperti kolaborasi yang lambat atau penyimpanan yang tidak cukup. Menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan tim juga penting untuk mencapai keberhasilan.

2. Pilih alat terbaik

Setelah Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, pilih alat manajemen dokumen yang paling sesuai untuk organisasi Anda.

Platform terpusat seperti Dropbox menawarkan solusi komprehensif untuk membuat, mengedit, menyimpan, dan berbagi berbagai jenis dokumen di satu lokasi yang aman. Fitur keamanan yang ditingkatkan dan izin dokumen memastikan perlindungan informasi sensitif.

3. Terapkan alur kerja Anda

Setelah memilih alat yang tepat, saatnya menerapkan alur kerja pilihan Anda.

Idealnya, proses pengaturan harus cepat dan lancar, sehingga memungkinkan transisi yang lancar. Pilihan integrasi Dropbox yang luas memudahkan Anda menyiapkan dan menjalankan alur kerja dokumen dengan alat yang sudah Anda gunakan.

4. Ulangi dan tingkatkan

Saat tim Anda mulai menggunakan alur kerja baru, pantau efektivitas alur kerja dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan kinerjanya.

Ini dapat dilakukan dengan fitur seperti Kirim dan lacak, yang memberdayakan Anda dengan pelacakan dan analitik berbagi file. Anda akan menerima pemberitahuan email harian yang merinci berapa kali dokumen Anda telah dilihat, dan memiliki akses ke analisis berbagi tingkat lanjut seperti kapan dan di mana berkas Anda dilihat, dan berapa lama. Dengan menggunakan fungsi ini, Anda dapat mengidentifikasi area mana saja yang dapat ditingkatkan dan membuat perubahan untuk meningkatkan efisiensi alur kerja.

Pengoptimalan alur kerja sebaiknya tidak hanya dilakukan satu kali. Ini adalah proses yang berkelanjutan. Ketika tim Anda sudah beradaptasi dengan alur kerja baru, Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian lebih lanjut, dan hal ini harus menjadi usaha bersama. Dengan tetap proaktif dan terus mencari cara untuk meningkatkan alur kerja, Anda dapat membantu tim bekerja lebih efektif.

5. Percepat pengerjaan tugas manual

Dropbox menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan tugas manual dan meningkatkan produktivitas:

• Pengeditan PDF: Pindai dokumen kertas Anda lalu ubah menjadi PDF yang dapat diedit untuk memudahkan pengeditan dan kolaborasi.

• Tanda tangan elektronik: Kirim dokumen untuk tanda tangan elektronik langsung dari akun Dropbox Anda.

• Pencarian AI: Dropbox Dash memungkinkan pencarian efisien dalam file untuk informasi yang relevan, bahkan jika nama file tidak diketahui. Temukan konten secara instan di seluruh aplikasi dan tab yang terhubung di desktop dan browser Anda.

• Kontrol versi: Dropbox secara otomatis menyimpan setiap versi file sebelumnya, sehingga Anda dapat melihat perubahan dan mengembalikan ke versi sebelumnya.

Praktik terbaik alur kerja manajemen dokumen

Selain menerapkan alur kerja, pertimbangkan praktik terbaik berikut agar pengelolaan dokumen lebih optimal:

Gunakan fitur keamanan yang canggih

Pastikan kerahasiaan dokumen sensitif dengan memanfaatkan langkah-langkah keamanan yang kuat. Dropbox menggunakan enkripsi tingkat lanjut untuk menjaga keamanan dokumen Anda, dan Anda dapat mengatur izin dokumen tambahan dan melindungi file dengan kata sandi untuk membatasi akses.

Integrasikan dengan sistem manajemen dokumen Anda

Tingkatkan efisiensi alur kerja dengan mengintegrasikan alat alur kerja ke sistem manajemen dokumen yang Anda gunakan. Langkah ini menawarkan kemudahan akses dokumen, mempercepat proses persetujuan, dan memudahkan kolaborasi antaranggota tim.

Anda juga dapat meminimalkan eror karena tidak perlu membuka dan menutup aplikasi serta perangkat lunak berulang kali.

Kembangkan kebijakan dan prosedur

Susun kebijakan dan prosedur yang jelas agar anggota tim dapat menggunakan alur kerja secara efektif. Jelaskan langkah-langkah dasar dalam membuat, menyimpan, mengakses, dan membagikan dokumen penting ke sesama anggota tim dan ke pemangku kepentingan internal dan eksternal lain.

Prosedur harus mencakup instruksi lengkap seputar unggahan dan kategorisasi dokumen, pencarian dan pengambilan file, serta pelacakan perubahan dokumen.

Latih anggota tim Anda

Lakukan sesi pelatihan langsung untuk memastikan bahwa semua anggota tim memahami dan berkomitmen dengan alur kerja baru.

Sesi ini harus menyeluruh dan mencakup langkah penting dalam membuat, menyimpan, membagikan, dan mengarsipkan atau menghapus dokumen. Contoh praktis juga akan membantu anggota tim memahami cara mengadaptasikan proses baru ini ke pekerjaan mereka sehari-hari.

Sesi tindak lanjut, panduan dan tutorial yang mudah diakses, serta pemeriksaan rutin juga bermanfaat untuk membahas tantangan atau ide baru.

Buat alur kerja Anda berfungsi untuk Anda

Alur kerja manajemen dokumen yang efisien adalah kunci untuk membuka potensi maksimal dari sistem manajemen dokumen Anda.

Dropbox merupakan platform terpusat yang cocok untuk menyimpan, berkolaborasi dalam mengerjakan, mengumpulkan umpan balik, dan mengelola file proyek. Manfaatkan fitur terlengkap Dropbox untuk menyederhanakan proses penanganan dokumen, memudahkan kolaborasi, dan menunjang kesuksesan bisnis.