Tugas utama Sumber Daya Manusia (SDM) adalah mengurus karyawan sehingga pasti melibatkan banyak dokumen. Baik bentuknya digital maupun fisik, Anda memerlukan rencana manajemen dokumen.
Mengorganisasikan dokumen tidaklah begitu menarik, tetapi Anda dapat mengotomatiskan banyak bagian dari prosesnya. Rencana yang matang akan menghemat waktu Anda dalam mengerjakan tugas-tugas rutin, sekaligus menjaga Anda terlindungi secara hukum.
Ayo kita susun strategi, ya?
Apa itu manajemen dokumen SDM?
Sederhananya, manajemen dokumen SDM berfungsi untuk melacak semua dokumen dan file perusahaan. Prosesnya termasuk pembuatan, pengarsipan, penyortiran, penyimpanan, pencarian, (atau penghapusan), dokumen SDM.
Masing-masing tugas manajemen dokumen ini harus dilakukan dengan cara yang menjamin keamanan dan kepatuhan informasi perusahaan—baik itu bisnis kecil atau perusahaan multinasional besar.
Mengapa manajemen dokumen SDM penting?
Dengan manajemen dokumen yang efektif, Anda dapat mencari, menyimpan, dan mengelola file karyawan dengan mudah. Sistem ini sangat membantu dalam menyimpan dokumen dengan aman dan merevolusi proses SDM.
Memiliki dokumen yang akurat, mudah ditemukan, dan aman membantu tim Anda mengetahui di mana menemukan informasi tentang hak dan kewajiban pekerjaan mereka. Saat ini, sistem berbasis cloud adalah cara utama untuk melakukan hal ini.
Orang-orang juga akan merasa lebih yakin bahwa informasi pribadi sensitif mereka terjaga keamanannya jika Anda memiliki sistem manajemen dokumen SDM yang kuat—sehingga dapat memberikan kontribusi positif bagi kesejahteraan mereka secara keseluruhan.
Mengapa menggunakan sistem manajemen dokumen SDM?
Sistem manajemen yang bagus dapat menangani banyak hal secara otomatis sehingga Anda dapat menghemat waktu. Dengannya, Anda akan merasa seperti memiliki asisten administrasi otomatis yang membantu dalam hal-hal seperti:
- Menjadi lebih produktif—sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda mencari file yang Anda butuhkan alih-alih berpindah-pindah antar folder, aplikasi, atau tab
- Sentralisasi dan perampingan—alat manajemen dokumen SDM digital akan menyimpan file Anda di satu tempat dan memudahkan Anda dan semua orang yang membutuhkan akses
- Pelacakan dan pelaporan—Anda dapat secara otomatis melacak dan melaporkan informasi sensitif, menyediakan kepatuhan, dan membantu Anda memenuhi standar peraturan yang sangat penting tersebut dengan mudah
- Menjaga keamanan—fitur keamanan kelas dunia kami, memastikan data Anda aman dan kami bahkan memiliki cadangan untuk perangkat Anda jika terjadi masalah
- Berbagi file dan folder—Anda dapat dengan mudah melindungi dokumen dengan kata sandi atau mengelola akses dengan kontrol berbagi file dan folder, baik secara internal maupun eksternal
Tingkatkan efisiensi, berikan kepatuhan, dan lindungi data sensitif dengan mudah—hanya beberapa alasan untuk menggunakan Dropbox sebagai solusi manajemen dokumen SDM terbaik.
Cara mengatur sistem manajemen dokumen SDM
1. Identifikasi dokumen yang relevan
Rekan kerja Anda di departemen lain tidak perlu melihat file SDM. Demikian pula, hanya karena Anda bekerja di bagian SDM, Anda tidak perlu melihat semua file di organisasi.
Petakan berbagai jenis dokumen SDM yang Anda gunakan di organisasi Anda, seperti:
- Dokumen karyawan, termasuk hal-hal seperti paket penyambutan atau buku panduan
- Kontrak karyawan
- Kebijakan perusahaan
- Rekam medis dan disabilitas
- Pengajuan cuti
- Catatan penggajian
- Materi pelatihan
- Dokumen perekrutan, seperti iklan lowongan kerja, resume kandidat, dan catatan wawancara
- Catatan dan materi karyawan baru
- File tinjauan kinerja
- Informasi gaji
- Informasi benefit
Bergantung pada bidang Anda, perusahaan Anda mungkin menangani banyak jenis dokumen SDM digital lainnya, seperti protokol keselamatan atau materi pelatihan produk—jadi ini hanyalah panduan kasar.
2. Tentukan kebutuhan akses Anda
Tidak semua orang di perusahaan Anda seharusnya memiliki akses ke semua dokumen SDM Anda. Saat mengelola dokumen Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut:
- Siapa yang mendapatkan akses? Semua orang? Manajer? Hanya departemen SDM?
- Apakah mereka sering menggunakan file ini atau kadang-kadang saja? Kapan file ini paling dibutuhkan?
- Bagaimana mereka mengakses file ini? Di meja kerja, di perjalanan, atau di ponsel?
- Apakah mereka mengedit atau hanya melihat?
Singkatnya, pikirkan siapa yang membutuhkan apa, kapan, dan bagaimana menjaga dokumen Anda tetap aman. Langkah ini penting untuk memastikan orang hanya memiliki akses yang mereka perlukan.
3. Tentukan persyaratan keamanan Anda
Langkah ini seperti Langkah 1 tetapi dengan sedikit perbedaan. Kepatuhan adalah kunci di sini. Tanyakan pada diri Anda:
- Apakah file ini berisi informasi yang dilindungi secara hukum seperti rekam medis?
- Apakah Anda harus menyimpan file ini untuk jangka waktu tertentu?
Setelah Anda mengetahui apa itu, tetapkan aturan Anda dengan melakukan satu atau beberapa hal berikut:
- Kunci file dengan kata sandi
- Pastikan pengawasan yang ketat terhadap proses berbagi file
- Lacak setiap tindakan dengan laporan aktivitas
- Validasi data dan pertahankan jejak audit yang transparan
Dengan mengunci kebutuhan keamanan Anda, Anda memastikan dokumen Anda tetap aman dan patuh—memberikan Anda ketenangan pikiran saat mengelola berkas Anda.
4. Komunikasikan strategi Anda dengan rekan kerja Anda
Anda hampir selesai, tetapi perlu diketahui—sistem manajemen dokumen SDM hanya akan berfungsi jika tim SDM turun tangan dan terus memperbaruinya. Pastikan semua orang mengetahui peran dan tanggung jawabnya.
Penting juga untuk menyimpan semuanya di satu tempat agar lebih mudah digunakan, yang juga membantu menumbuhkan lingkungan kolaborasi—lebih menyederhanakan alur kerja dokumen.
Untuk dokumen penting, coba tambahkan beberapa konteks dengan video atau rekaman layar.
Praktik terbaik manajemen dokumen SDM
Pertama-tama, Anda perlu memasukkan strategi yang sangat efektif dan efisien ini ke dalam alur kerja SDM.
Kedua, penting untuk memperkenalkan strategi ini kepada karyawan sesegera mungkin dan memberikan pelatihan selama tahap onboarding.
Penerapan pencadangan otomatis untuk file-file yang paling esensial juga sangat penting untuk dilakukan.
Terakhir, tidak ada salahnya untuk meninjau kembali file dokumen SDM Anda setahun sekali guna memastikan bahwa rencana Anda berjalan lancar. Dengan begitu, Anda bisa membuat semuanya tetap terkendali atau melakukan penyesuaian kecil.
Manajemen dokumen SDM yang efisien dan aman
Dropbox sangat berguna jika Anda bekerja di bagian SDM. Platform ini dirancang untuk mempermudah manajemen, penyimpanan, atau proses berbagi dokumen serta menyediakan alat yang tepat kepada tim Anda untuk mempercepat pengerjaan tugas sehari-hari.
Tim SDM bahkan bisa mendapatkan wawasan atau analitik tentang dokumen yang dibagikan sehingga mereka bisa mengetahui siapa saja yang menggunakan, atau hanya melihat-lihat, file penting yang dibagikan. Cukup praktis.
Manajemen dokumen SDM yang efisien dan aman menjadi mudah.
