Profesional SDM mengelola berbagai tugas, mulai dari orientasi dan keterlibatan karyawan hingga penanganan data karyawan dan penilaian kinerja. Setiap proses itu penting.
Namun, tanpa pendekatan yang terstruktur dengan baik, tahap SDM yang penting ini dapat menjadi sangat membebani, yang berakibat pada rendahnya moral karyawan, tingginya tingkat pergantian karyawan, serta menurunnya produktivitas. Manajemen yang tidak efektif, di area mana pun, dapat berdampak signifikan terhadap retensi dan keberhasilan perusahaan Anda secara keseluruhan.
Untungnya, alur kerja SDM efektif yang menggunakan alat digital cerdas dan pengotomatisan dapat mengoptimalkan tugas-tugas ini dan meningkatkan efisiensi.
Apa itu alur kerja SDM?
Alur kerja SDM adalah sistem yang menyederhanakan tugas dan proses rutin SDM. Alur kerja dapat berupa serangkaian langkah yang Anda lakukan untuk melakukan tugas tertentu, seperti merekrut karyawan baru. Alur kerja juga dapat berupa pendekatan komprehensif yang mencakup seluruh perjalanan karier karyawan di perusahaan Anda.
Dengan membuat alur kerja yang sesuai dengan organisasi Anda, Anda dapat mengidentifikasi hambatan yang konsisten dalam tugas yang berulang. Misalnya, menunggu karyawan baru menandatangani kontrak dapat memperlambat proses orientasi. Mengenali penundaan ini memungkinkan Anda menemukan alat yang tepat untuk menyederhanakan—atau bahkan mengotomatiskan—tugas-tugas ini. Pendekatan ini membantu Anda menjadi lebih efisien dan produktif, memastikan operasi yang lebih lancar dalam departemen SDM Anda.
Alur kerja SDM yang baik dapat:
- Mengurangi kesalahan
- Kurangi proses berbasis kertas
- Percepat proses persetujuan
- Meningkatkan kepatuhan
- Hemat waktu dan tenaga untuk tugas yang berulang
4 cara alur kerja SDM dapat meningkatkan proses SDM Anda
Ada empat area utama di mana alur kerja SDM dapat memberikan dampak yang signifikan:
1. Pra-naik
Perekrutan karyawan baru memerlukan perhatian dan komunikasi antara berbagai departemen, termasuk SDM, akuntansi, ketua tim, dan anggota tim. Departemen SDM perlu menyiapkan dan mengirimkan berbagai formulir dan materi, seperti kebijakan perusahaan dan buku pedoman perusahaan. Mengumpulkan informasi pribadi untuk arsip dan membuat alamat email kantor juga merupakan tugas utama.
Bagaimana preboarding cocok dengan alur kerja SDM:
Penawaran dan penerimaan pekerjaan
SDM bertugas untuk menyiapkan dokumen penting seperti surat penawaran kerja, perjanjian kerja, dan NDA. Dengan menggunakan Dropbox Sign, dokumen-dokumen ini dapat dikirim dan ditandatangani dengan cepat tanpa memerlukan banyak mengirim dan menerima email. Tidak perlu lagi mengejar orang untuk meminta tanda tangan atau berkutat dengan dokumen!
Persiapan dan penyesuaian dokumen
Merupakan hal yang umum bagi departemen SDM untuk bekerja dengan banyak templat standar saat menyiapkan dokumentasi yang diperlukan untuk karyawan baru. Penyimpanan file Dropbox, yang dilengkapi fitur pengeditan PDF dan berbagi file terintegrasi, menjamin dokumen-dokumen ini tersimpan dengan aman dan mudah diambil, serta disesuaikan untuk karyawan baru saat dibutuhkan.
Mengirim dan melacak dokumen
Dokumen dikirim untuk ditinjau dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik atau menggunakan Dropbox Sign. Dropbox Sign tidak hanya memfasilitasi proses penandatanganan, tetapi juga melacak status sehingga memastikan semua tanda tangan yang diperlukan diperoleh dengan cepat.
Pengumpulan informasi
SDM mengumpulkan dan menyimpan informasi pribadi dengan aman. Solusi penyimpanan aman Dropbox memastikan semua data pribadi dilindungi dan mudah diambil saat dibutuhkan.
Persiapan orientasi
SDM menyiapkan materi orientasi seperti buku pegangan karyawan dan jadwal pelatihan. Materi-materi ini disusun dan disimpan menggunakan penyimpanan awan Dropbox sehingga mudah diakses oleh karyawan baru.
2. Orientasi karyawan
Proses orientasi bisa rumit dan perlu dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, prosesnya bisa jadi cukup melelahkan. Alih-alih mengandalkan dokumen kertas, proses orientasi digital atau otomatis dapat mempercepat proses ini dan membuat aktivitas orientasi jauh lebih mudah bagi karyawan baru Anda. Proses ini biasanya terdiri dari beberapa langkah utama:
Penyelesaian dokumen
Karyawan baru perlu melengkapi dan menandatangani berbagai dokumen. Dropbox Sign melacak penyelesaian dokumen secara efisien untuk memastikan semua formulir yang diperlukan ditandatangani dengan segera. Tidak perlu lagi mencetak formulir atau memindai ulang. Cukup lakukan dalam beberapa klik.
Pengingat informasi
Sangat penting untuk mengumpulkan informasi penting dari karyawan baru. Dropbox Sign mengirimkan pengingat otomatis, merinci informasi apa yang dibutuhkan, mengurangi tugas tindak lanjut manual. Tanda itu seperti asisten pribadi yang mendorong karyawan baru untuk menyelesaikan tugas mereka.
Berbagi materi
Memberikan karyawan baru materi orientasi seperti kebijakan perusahaan dan jadwal pelatihan sangatlah penting. Fitur berbagi Dropbox memudahkan SDM saat harus membagikan materi ini agar materi-materi tersebut terorganisir dan mudah diakses.
Pelacakan keterlibatan
Pelacakan keterlibatan pada materi orientasi membantu memastikan karyawan baru sudah berinteraksi dengan konten tersebut. Dropbox Kirim dan Lacak membantu SDM untuk mengirim dan melacak keterlibatan pada materi ini. Departemen SDM akan mengetahui materi apa yang telah dilihat dan siapa yang melakukannya.
Dengan memanfaatkan peralatan Dropbox, proses orientasi menjadi lebih lancar, mengurangi stres bagi SDM dan karyawan baru, serta memastikan transisi yang lancar dan efisien ke dalam perusahaan.
3. Permintaan, persetujuan, dan pertanyaan umum
Mengelola permintaan, persetujuan, dan pertanyaan umum sering kali menjadi bagian terbesar dari pekerjaan HR sehari-hari, terutama di perusahaan besar. Ini termasuk menangani permintaan cuti, ketidakhadiran staf, dan berbagai pertanyaan karyawan. Mengintegrasikan proses ini ke dalam alur kerja SDM melibatkan beberapa langkah:
Manajemen dokumen
Manajemen dokumen melibatkan pengembangan, penyimpanan, dan pengorganisasian dokumen secara efisien. Fitur sinkronisasi Dropbox mendukung hal ini dengan menyediakan cara yang aman dan mudah diakses untuk menemukan dan menggunakan semua dokumen SDM.
Kustomisasi templat
Sesuaikan templat dan mengedit PDF, baik untuk penggunaan individu atau perusahaan. Dengan pengeditan PDF Dropbox, tim SDM dapat segera menyusun dokumen untuk keperluan tertentu.
Pelacakan keterlibatan
Pelacakan keterlibatan dengan materi bersama memastikan karyawan berinteraksi dengan informasi yang disediakan. Dropbox Kirim dan lacak membantu SDM mengirimkan dokumen dan melacak keterlibatannya. Mereka dapat mengetahui karyawan mana saja yang telah berinteraksi dengan dokumen tersebut. Misalnya, jika buku pegangan yang diperbarui belum dibaca, Anda dapat menindaklanjutinya dengan tim secara langsung.
Koleksi tanda tangan
Pengumpulan dan penyimpanan tanda tangan dari karyawan sangat penting untuk persetujuan. Dropbox Sign memfasilitasi pengumpulan tanda tangan elektronik, menyederhanakan proses persetujuan.
Dengan menggunakan alat Dropbox, SDM dapat mengelola permintaan dan pertanyaan harian secara efisien. Ini mengurangi beban kerja manual dan meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan.
4. Pemberhentian karyawan
Offboarding dipicu ketika seorang karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan Anda. Biasanya, wawancara keluar dilakukan oleh seseorang di tim Anda bersama dengan manajer lini karyawan tersebut. Selama wawancara ini, Anda dapat memutuskan apakah akan memberikan tawaran baru kepada karyawan untuk mendorong mereka bertahan.
Mari kita telusuri bagaimana offboarding cocok dengan alur kerja SDM:
Wawancara keluar dan keputusan
Lakukan wawancara keluar dan putuskan apakah akan mengajukan tawaran retensi.
Penawaran dan persetujuan
Jika menyimpan, sesuaikan dan kirim kontrak baru menggunakan Dropbox Sign. Ini adalah cara cepat dan aman untuk menyelesaikan persyaratan sekaligus menunjukkan kepada karyawan baru bahwa Anda menghargai mereka.
Proses offboarding
Jika tidak dipertahankan, lanjutkan dengan pesangon, dokumentasi akhir, dan pastikan pengembalian peralatan perusahaan. Kembangkan, simpan, dan atur semua dokumen terkait secara aman dengan Dropbox.
Dokumentasi akhir
Sesuaikan dokumen dan perjanjian akhir, pastikan semua dokumen diselesaikan dengan segala sesuatunya terorganisasi, ditandatangani, dan disimpan dengan aman di Dropbox.
Koleksi tanda tangan elektronik
Gunakan Dropbox Sign untuk mengumpulkan dan menyimpan semua dokumen yang diperlukan dari karyawan yang keluar. Alat Dropbox membantu tim SDM meminimalkan pekerjaan administrasi manual. Alat-alat ini memastikan transisi yang lancar bagi karyawan yang keluar dan perusahaan.
Tingkatkan efisiensi dengan otomatisasi alur kerja SDM
Dengan mengurangi proses manual, tim SDM dapat bekerja lebih efisien. Mengintegrasikan pengotomatisan ke dalam alur kerja SDM memberikan manfaat yang signifikan. Mengotomatisasi tugas yang repetitif dan menyita waktu memberikan kesempatan bagi para profesional SDM untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting.
Dropbox menyediakan serangkaian alat yang dirancang untuk menyederhanakan pekerjaan Anda. Aplikasi ini menawarkan wawasan khusus bagi pemirsa ke dalam dokumen bersama dan membuat perolehan tanda tangan pada formulir SDM penting menjadi lebih mudah dan efisien.
Manfaatkan Dropbox untuk meningkatkan alur kerja SDM Anda:
- Gunakan fitur penyimpanan dan berbagi file Dropbox untuk mengembangkan, menyimpan, dan mengorganisasi dokumen agar lebih rapi dan lebih mudah diakses
- Kirim dan lacak memudahkan Anda melacak keterlibatan dengan dokumen penting, memastikan tim Anda tetap mendapat informasi dan terlibat
- Dengan Dropbox Sign, Anda dapat mengumpulkan dan menyimpan tanda tangan elektronik dengan mudah, memastikan proses penandatanganan sesuai aturan, serta mempercepat proses persetujuan
Pada akhirnya, pengotomatisan alur kerja SDM menghasilkan peningkatan produktivitas, akurasi, dan kepuasan karyawan. Ubah proses kerja SDM Anda dan tingkatkan efisiensi dengan Dropbox. Ketahui selanjutnya langkah Dropbox dapat mendukung tim SDM Anda.
