In che modo un'impresa generale mantiene tutto il lavoro organizzato

La difficoltà da superare: un'organizzazione flessibile per migliaia di progetti

Fondata nel 2010, Centric Build è un'impresa generale di Kansas City, i cui progetti sono incentrati tanto sulle innovazioni tecniche quanto sulla risoluzione dei problemi relativi a metratura e planimetrie. La società si affida a strumenti semplici e affidabili per mantenere tutti organizzati, che si trovino in ufficio o in cantiere.

Centric è orgogliosa di dire "sì" quando gli altri dicono "no". Si impegna in progetti pionieristici che aprono nuove possibilità e danno impulso a movimenti sociali. Che si tratti di un'abitazione per una famiglia o di un edificio commerciale, ogni progetto richiede la collaborazione di un team numeroso, che comprende manager, progettisti e appaltatori.

Fin dagli albori, Centric ha puntato a una cultura aperta, flessibile e agile, in grado di adattarsi alle esigenze dei clienti. Inoltre, voleva un server basato sul cloud che le consentisse di organizzare tutti i suoi file e di accedervi da qualsiasi dispositivo. Dropbox si è dimostrata la soluzione giusta fin dall'inizio e, 12 anni dopo, una Centric molto più grande utilizza ancora Dropbox per mantenere migliaia di progetti organizzati, sincronizzati e protetti.

La soluzione: sincronizzazione, condivisione e archiviazione sicura dei file

Attualmente, circa 90 dipendenti utilizzano Dropbox, tra cui otto ingegneri e 45 project manager. Che tipi di file archiviano e condividono tramite Dropbox questi dipendenti? Di ogni tipo: preventivi, fatture, progetti edili, fogli delle presenze dei dipendenti e altro ancora. Non appena Centric si aggiudica un contratto, l'amministratore del progetto crea una cartella di progetto con ben 20 sottocartelle per ospitare elementi quali budget, disegni, contratti, orari e rapporti sulla sicurezza. L'amministratore assegna quindi il team di progetto, che include il project manager, l'ingegnere e il supervisore, e dà accesso alla cartella a tutte queste figure.

Nei progetti di gruppo, le versioni dei file tendono a moltiplicarsi. Tuttavia, Dropbox risolve questo problema grazie alla funzionalità di sincronizzazione. Quando un dipendente di Centric apre un file, vede chi altro sta lavorando su di esso ed evita di sovrascrivere il lavoro dell'altra persona.

Dropbox facilita la condivisione dei file, ma non tutti i contenuti sono destinati ad essere condivisi su larga scala. Ad esempio, la maggior parte dei dipendenti non dovrebbe avere accesso ai file delle risorse umane o alle informazioni necessarie per le stime dei progetti. Dropbox mantiene i file al sicuro grazie alle autorizzazioni, pur consentendo a tutti di accedere ai contenuti di cui hanno bisogno, promuovendo una cultura del lavoro fluida.

Centric invia anche link condivisi di Dropbox a terze parti per condividere singoli file senza concedere l'accesso all'intera cartella. Le persone esterne all'organizzazione vedono esattamente i contenuti di cui hanno bisogno e nient'altro.

I risultati: maggiore organizzazione ed efficienza

L'utilizzo di Dropbox da parte di Centric è aumentato man mano che l'azienda è cresciuta. Tuttavia, Dropbox è rimasto semplice da utilizzare come il primo giorno e Centric lo apprezza molto per questo. L'azienda utilizza ancora lo stesso processo per organizzare, condividere e accedere ai file da qualsiasi dispositivo. Inoltre, tutti conoscono Dropbox, fattore che semplifica notevolmente l'onboarding di nuovi dipendenti. La formazione consiste nell'illustrare ai neoassunti l'organizzazione della cartella di progetto standard e dove trovare determinati file, come i modelli per le previsioni finanziarie.

Senza Dropbox, Centric non sarebbe neanche lontanamente organizzata quanto lo è ora e, probabilmente, utilizzerebbe la stessa configurazione "alla vecchia maniera" di altre società edili: centinaia di schedari che percorrono il perimetro dell'ufficio. Dropbox ha aiutato Centric a ridurre l'uso della carta, facendole risparmiare tempo e denaro nella stampa e nell'archiviazione dei documenti. Inoltre, consente di risparmiare tempo ai dipendenti, che possono creare, condividere e accedere ai documenti in un istante, ovunque si trovino.

Centric cerca sempre di migliorare, anche provando nuovi software. Dropbox è l'unico software a cui Centric rimane fedele da 12 anni, in quanto non ha motivo di passare a un'altra soluzione. Anche dopo aver acquistato uno strumento di gestione dei progetti, Centric continua a organizzare tutto in Dropbox, sapendo che tutti i contenuti sono al sicuro al suo interno.

Con Dropbox, Centric ha trovato una soluzione unica per salvare tutti i file aziendali per i dipendenti di ogni livello.