Che cos’è la comunicazione asincrona?

Definizione di comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è un termine che ha origine nel settore delle telecomunicazioni e si riferisce alla trasmissione di dati senza sincronizzarsi con un orologio, il che significa che queste informazioni provengono da una condivisione intermittente e non da un flusso costante.

In termini di business, la comunicazione asincrona si riferisce a qualsiasi comunicazione non effettuata in tempo reale. Ad esempio, puoi inviare un’email a un collega piuttosto che semplicemente alzarti per fargli una domanda. Ciò significa che la tua comunicazione originale (la domanda) non trova immediatamente una risposta, così come qualsiasi comunicazione in ufficio non scorre attraverso un flusso costante di domande e risposte. Al contrario, alla domanda viene data risposta dopo un certo tempo, solitamente perché i colleghi sono impegnati in altre attività al momento della richiesta. In poche parole, se fai una domanda o invii un messaggio senza aspettarti una risposta istantanea, si parla di comunicazione asincrona. L’opposto potrebbe essere, ad esempio, una chiamata Zoom, dove tutto avviene in tempo reale.

Anche se viene sicuramente utilizzata anche negli uffici, la comunicazione asincrona è uno strumento fondamentale per i freelance e per la comunicazione remota all’interno dei team.

Quali sono alcuni esempi di comunicazione asincrona?

Le app di messaggistica, le email e le piattaforme di condivisione di documenti online sono alcuni degli esempi di comunicazione asincrona più comuni.

E-mail

Nessuno si aspetta una risposta immediata a un’email, soprattutto perché l’email rappresenta l’evoluzione digitale della posta ordinaria. È vero, si riceve il messaggio più velocemente, ma c’è ancora un intervallo di tempo prolungato prima di ricevere la risposta, che potrebbe richiedere tanto quanto l’invio di una lettera per posta tradizionale.

App Messenger

Tra queste rientrano Microsoft Teams, WhatsApp e Slack. Naturalmente, molte di queste app possono essere utilizzate in tempo reale per i messaggi istantanei e molti uffici le impiegano per migliorare la cultura aziendale tramite una chat informale. Tuttavia, non è del tutto garantito o prevedibile che la risposta sia immediata.

Strumenti di gestione delle attività

Piattaforme come Monday, Trello e gli strumenti di gestione delle attività di Dropbox ti consentono di tenere il passo con i membri del team in modalità digitale, senza che tutti debbano trovare finestre libere nei propri calendari. Basta semplicemente effettuare l’accesso, vedere cosa è stato aggiunto o evidenziato e iniziare a lavorare. A prima vista, potrebbe sembrare controproducente. Dopotutto, non sarebbe meglio affrontare un problema immediatamente e direttamente con la persona che può risolverlo? 

In realtà, mentre tutti i membri del team devono destreggiarsi tra attività diverse, chiedere direttamente di fare qualcosa non libererà magicamente il tempo necessario per farlo istantaneamente, oltre a essere un importante fattore di demotivazione. Meglio assicurarsi di evidenziare il problema per far sì che, quando tutti si dedicheranno a quella attività, sappiano esattamente cosa fare. 

Questi strumenti assicurano che la scusa “non ho visto l’appunto“ non possa più essere utilizzata e garantiscono che tutti siano al corrente di cosa succede, senza che i problemi si trasformino in telefonate in preda al panico.

Collaborazione su documenti

Strumenti come Dropbox Paper consentono a te e al tuo team di lavorare in modo collaborativo, senza dover essere nella stessa stanza o avere lo stesso fuso orario. È possibile apportare modifiche e lasciare commenti, che verranno aggiornati immediatamente per chiunque abbia accesso al documento e anche gli altri potranno fare lo stesso. 

Sono finiti i giorni in cui era necessario scambiarsi un’unica copia master, solo perché le modifiche andavano perse quando veniva rinominata “Versione 2“ o “Versione 12“. Dropbox Paper facilita la comunicazione asincrona.

Comunicazione sincrona e asincrona a confronto

Quindi, quale delle due è meglio? Per alcuni, nulla batte la risposta immediata che è possibile ottenere in una videochiamata o di persona. Si può anche pensare che non sia possibile comprendere appieno una persona senza una comunicazione in tempo reale.

Detto questo, al termine della chiamata, si finisce sempre per scambiarsi ancora email per tenere traccia cartacea di tutto ciò che è stato condiviso. È quasi come se la comunicazione “ufficiale“ iniziasse realmente solo quando si rientra nell’asincronicità. 

Inoltre, quando le persone sono sotto pressione perché agiscano immediatamente, quasi certamente non riescono a dare il meglio: tutti sanno come ci si sente ad avere i riflettori puntati addosso. La comunicazione asincrona permette di raccogliere informazioni, elaborarle e preparare la risposta più appropriata, senza che nessuno ci stia con il fiato sul collo.

La comunicazione asincrona implica una comunicazione di qualità superiore?

Esistono studi che suggeriscono che lavorare da remoto è meglio che lavorare in ufficio, perché i team si sentono più motivati e produttivi. Cisco ha scoperto che questo è stato favorito dal fatto che l’83% dei lavoratori da remoto riteneva di poter comunicare in modo uguale o migliore durante il telelavoro, grazie alla comunicazione asincrona. 

Un altro studio ha rilevato che le interruzioni causate dalla comunicazione in tempo reale hanno portato ad un aumento dello stress poiché i team hanno sentito il bisogno di recuperare il tempo perso, suggerendo ancora una volta che la comunicazione asincrona elimina la pressione e migliora i processi di lavoro individuali. Sulla base di questi risultati, verrebbe da pensare che la comunicazione asincrona possa liberare il tuo team da aspettative rigide e stress.

Anche se le app di messaggistica in tempo reale rimangono un ottimo modo per far comunicare i team, esiste un rischio elevato che il tuo team resti costantemente connesso, costretto quindi alla comunicazione sincrona. Questo può portare a uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata e, infine, al esaurimento. Se ti rifiuti di contribuire alla chat di gruppo, puoi apparire senza spirito di squadra, mentre contribuendo troppo spesso potresti dare l’impressione di essere, perdonami il gioco di parole, uno che si rilassa.

Quindi qual è la soluzione? Conoscere i punti di forza della comunicazione asincrona e non abusarne.

In che modo Dropbox può aiutarti?

Dropbox è uno strumento fondamentale per qualsiasi ufficio o team remoto alla ricerca di una collaborazione semplice. Una volta, fusi orari diversi significavano rimanere svegli fino a tardi per ricevere una chiamata. Con Dropbox, nessuno deve più trascorrere ore ad aspettare che l’altra parte del mondo si svegli.

Con le note di Dropbox puoi condividere riflessioni e feedback con la certezza che tutti li vedranno quando effettueranno l’accesso. Ciò significa che non devi nemmeno preoccuparti che un’email si perda nella posta in arrivo o che qualcuno interrompa la catena di comunicazione non inoltrandola. Se qualcuno apre il tuo documento condiviso per lavorarci, troverà subito tutti gli aggiornamenti e le informazioni di cui ha bisogno. Dropbox ti avviserà quando verranno aggiunte nuove note, così non ti perderai nulla.

Collaborare con Dropbox può aiutare tutti ad allinearsi, indipendentemente da dove lavorino. Gli ordini del giorno delle riunioni, le linee guida dei progetti e perfino i video più lunghi possono essere condivisi senza sforzo. Dropbox crea uno spazio di lavoro centrale e pratico che non ha orari d’ufficio e ti consente di affrontare le attività come preferisci. Tutto ciò di cui hai bisogno ti aspetterà al momento giusto.

Nessun problema di sincronizzazione

Da diverso tempo, la comunicazione asincrona è la prassi in molti uffici; se tuttavia ancora non la utilizzi, puoi iniziare oggi stesso. I tuoi team, vicini e lontani, ti ringrazieranno per i nuovi canali di comunicazione ottimizzati.

Dropbox e le nostre integrazioni possono aiutare il tuo team ad allinearsi senza dover condividere lo stesso ufficio o fuso orario: tutto ciò che ti serve per sincronizzarti davvero è sfruttare al meglio Dropbox.