Il compito principale delle Risorse umane (in inglese Human Resources, abbreviato HR) è prendersi cura delle persone, e questo implica la presenza di un gran numero di documenti. Che sia su un computer o nella vita reale, è necessario avere un piano di gestione dei documenti.
L’organizzazione dei documenti non è un’attività molto stimolante, ma è possibile automatizzare gran parte del processo. Un piano efficace ti farà risparmiare tempo nelle attività ripetitive, assicurandoti allo stesso tempo una tutela legale.
Che dici di iniziare ad elaborare una strategia?
Cos'è la gestione dei documenti HR?
La gestione dei documenti HR tiene traccia di tutti i documenti e i file aziendali. Include la creazione, l'archiviazione, l'organizzazione, il salvataggio, il reperimento (o l'eliminazione) dei documenti HR.
Ognuna di queste attività di gestione dei documenti deve essere svolta in modo da garantire la sicurezza e la conformità delle informazioni aziendali, sia che si tratti di una piccola impresa o di una grande multinazionale.
Perché la gestione dei documenti delle risorse umane è importante?
Una gestione efficace dei documenti garantisce la possibilità di cercare, archiviare e gestire i file dei dipendenti senza problemi. È il complice perfetto per un'archiviazione dei documenti sicura e che rivoluziona i processi HR.
Disporre di documenti corretti, facili da trovare e sicuri aiuta il tuo team a sapere dove trovare informazioni sui propri diritti e doveri lavorativi. Al giorno d’oggi, i sistemi basati su cloud sono il modo principale per farlo.
Con un solido sistema di gestione dei documenti delle risorse umane, inoltre, le persone si sentiranno più sicure sapendo che i loro dati personali sensibili sono salvaguardati. Ciò contribuisce positivamente al loro benessere generale.
Perché utilizzare un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane?
Un buon sistema di gestione può occuparsi di molti aspetti in modo automatico, facendoti risparmiare tempo. È come avere un assistente automatizzato che aiuta a:
- Essere più produttivi: un sistema di gestione dei documenti consente di cercare i file di cui si ha bisogno invece di districarsi tra diverse cartelle, app o schede.
- Centralizzare e semplificare: gli strumenti digitali di gestione dei documenti delle risorse umane conservano i file in un unico posto e semplificheranno i processi per te e per tutti coloro che hanno bisogno di accedervi.
- Monitorare e creare rapporti: è possibile tracciare e segnalare automaticamente le informazioni sensibili, garantendo la conformità e aiutandoti a soddisfare senza problemi gli standard normativi più importanti.
- Mantenere la sicurezza: le nostre funzionalità di sicurezza all’avanguardia salvaguardano i dati e consentono di eseguire il backup del tuo dispositivo in caso di problemi.
- Condividere file e cartelle: è possibile proteggere con facilità i documenti tramite password o gestire l’accesso con i controlli di condivisione di file e cartelle, sia internamente che esternamente.
Aumentare l’efficienza, garantire la conformità e proteggere i dati sensibili con facilità: sono solo alcuni dei motivi per utilizzare Dropbox come soluzione definitiva per la gestione dei documenti delle risorse umane.
Come configurare un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane
1. Identificare i documenti rilevanti
I tuoi colleghi di altri reparti non necessitano di vedere i file delle risorse umane. Anche se lavori nelle risorse umane, non significa che debba vedere tutti i file dell'organizzazione.
Mappa i diversi tipi di documenti delle risorse umane che utilizzi nella tua organizzazione, ad esempio:
- Documenti dei dipendenti, inclusi i pacchetti di benvenuto e i manuali
- Contratti dei dipendenti
- Politiche aziendali
- Cartelle cliniche e documenti di invalidità
- Richieste di congedo
- Registri dei salari
- Materiale formativo
- Documenti di assunzione, come annunci di lavoro, curriculum dei candidati e appunti dei colloqui
- Documenti e materiali per i nuovi dipendenti
- File di valutazione delle prestazioni
- Informazioni sul salario
- Informazioni sui benefit
Questa è solo una guida approssimativa poiché, a seconda del settore, la tua azienda potrebbe gestire molti altri tipi di documenti delle risorse umane digitali, come i protocolli di sicurezza o i materiali di formazione sui prodotti.
2. Definire le esigenze di accesso
Non tutti i dipendenti dell’azienda devono avere accesso ad ogni documento delle risorse umane. Quando gestisci i documenti, poniti le seguenti domande:
- Chi vi ha accesso? Tutti? I manager? Solo le risorse umane?
- Utilizzano questo file spesso o solo qualche volta? Quando serve di più?
- Come possono accedere a questo file? Dalla scrivania, fuori dall'ufficio o da dispositivo mobile?
- Possono modificarli o solo visualizzarli?
In poche parole, pensa a chi ha bisogno di cosa, quando e come per tenere i tuoi documenti al sicuro. Questa fase è importante per garantire che le persone abbiano accesso solo alle informazioni di cui hanno bisogno.
3. Definire i requisiti di sicurezza
Questa fase è simile alla Fase 1, ma con qualcosa in più. Qui la conformità è la chiave di volta. Chiediti:
- Questo file contiene informazioni protette legalmente, come le cartelle cliniche?
- Devi conservare questo file per un determinato periodo?
Quando hai le idee chiare, stabilisci le tue regole facendo una o più delle seguenti operazioni:
- Proteggi i file con le password
- Tieni sotto controllo la condivisione dei file
- Controlla ogni mossa con i rapporti sulle attività
- Convalida i dati e mantieni un audit trail trasparente
Identificando le esigenze di sicurezza, puoi garantire che i tuoi documenti rimangano protetti e conformi, garantendoti la massima tranquillità nella gestione dei tuoi file.
4. Comunicare la strategia ai colleghi
Hai quasi finito, ma ti avvisiamo che i sistemi di gestione dei documenti delle risorse umane funzioneranno solo se i team delle risorse umane si impegneranno a tenerli aggiornati. Assicurati che tutti conoscano i propri ruoli e le proprie responsabilità.
È anche importante tenere tutto in un unico posto per facilitarne l’uso, il che contribuisce a promuovere un ambiente di collaborazione e a snellire ulteriormente i flussi di lavoro dei documenti.
Per i documenti importanti, prova ad aggiungere del contesto con video e registrazioni dello schermo.
Best practice per la gestione dei documenti HR
Innanzitutto, integra questa strategia molto efficace ed efficiente nel flusso di lavoro delle risorse umane.
In secondo luogo, è importante presentare questa strategia ai dipendenti il prima possibile e offrire una formazione durante la fase di onboarding.
Inoltre, è fondamentale implementare backup automatici per i file più importanti.
E perché non dare un'occhiata ai file dei documenti HR una volta all'anno per assicurarti che il tuo piano stia andando bene? È sempre un bene avere tutto sotto controllo e poter apportare piccole modifiche all'occorrenza.
Gestione semplificata e sicura dei documenti HR
Dropbox è utile se lavori nelle risorse umane. Lo scopo è quello di semplificare la gestione, l'archiviazione e la condivisione dei documenti, e di fornire al tuo team tutti gli strumenti necessari per velocizzare le attività quotidiane.
I team delle risorse umane possono anche accedere a statistiche e analisi sui documenti condivisi, per poter vedere chi sta utilizzando (o anche solo visualizzando) i file importanti che condividi. Piuttosto utile.
Gestione semplificata e sicura dei documenti HR alla portata di tutti.
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