Che tu sia un gestore account, un programmatore o un copywriter, è necessario un approccio metodico alla pianificazione, all’esecuzione e alla conclusione di un progetto per garantire un flusso di lavoro efficiente durante l’intero ciclo di vita del progetto stesso.
Un flusso di lavoro per la gestione dei progetti fornisce, dall’ideazione al completamento, una struttura e una stabilità che rafforzano il lavoro in team e ti aiutano a dare il meglio. Diversamente, rischi di perdere tutti i benefici, dall’incremento della produttività al rafforzamento del lavoro in team.
In questa guida ti presentiamo gli strumenti e gli elementi chiave necessari per creare un flusso di lavoro di gestione dei progetti di successo.
Come creare un flusso di lavoro per la gestione dei progetti di successo
Ecco le fasi necessarie per sviluppare il flusso di lavoro con esempi pratici:
1. Identificare gli obiettivi del progetto
Definisci chiaramente gli obiettivi e i traguardi del progetto che portano a un buon risultato. Descrivi cosa vuoi ottenere con il progetto, i risultati desiderati e come misurerai il successo.
Se imposti gli obiettivi del progetto in anticipo, tutti i soggetti coinvolti avranno una comprensione più chiara delle azioni necessarie e di come lavorare per raggiungere un obiettivo comune.
Quando si definiscono gli obiettivi, bisogna considerare tutti i requisiti e vincoli specifici che possono influire sul progetto. È inoltre importante stabilire degli indicatori chiave di prestazione (ICP) che misurino il successo del progetto. Questi ICP devono essere specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e vincolati nel tempo (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound, SMART) e indicare chiaramente che il progetto è sulla buona strada per raggiungere i risultati desiderati.
Esempio: lancia un nuovo sito web per migliorare la presenza online e l’esperienza degli utenti.
2. Esaminare le attività
Dividi il progetto in attività più piccole e gestibili. In questo modo è più facile assegnare le responsabilità ai membri del team, monitorare i progressi e identificare eventuali ostacoli o sfide che potrebbero insorgere.
La suddivisione delle attività rende il progetto meno intimidatorio. La realtà quotidiana diventa più strutturata e si può organizzare il tempo in base alle priorità delle attività.
Esempio: suddividi il lancio di un sito web in attività quali progettazione, creazione dei contenuti, sviluppo, creazione della versione di prova e pubblicazione.
3. Ordinare le attività
Una volta suddivise le attività in porzioni più gestibili, è necessario organizzarle in una sequenza logica per ottimizzare il processo.
Nel farlo, considera le interdipendenze tra le attività e il flusso di lavoro complessivo. Qual è l’ordine più efficiente ed efficace per completare il lavoro al meglio?
Un modo per organizzare le attività consiste nel creare un piano di progetto, una cronologia o una roadmap che delinei la sequenza delle attività e le relative scadenze. Questo aiuta a stabilire le priorità delle attività e ad allocare le risorse di conseguenza, ma non dimenticare di comunicarle ai membri del team.
Esempio: la progettazione del sito web precede la fase di sviluppo e la creazione dei contenuti precede la pubblicazione.
4. Assegnare le responsabilità
Assegna le attività in sequenza in base alle capacità e alle competenze dei membri del team. Tieni conto della loro esperienza e delle loro abilità individuali e delega le attività in base ai rispettivi punti di forza.
Questo approccio contribuisce anche a tenere alti il morale e la motivazione, in quanto i membri del team si sentono più sicuri e capaci quando lavorano su attività in cui eccellono.
Per aumentare al massimo la produttività e ottenere complessivamente risultati migliori, sfrutta le abilità uniche di chi fa parte del team.
Esempio: assegna le attività di progettazione ai grafici esperti in progettazione di interfacce utente e le attività che riguardano i contenuti agli scrittori.
5. Impostare le scadenze
Definisci cronologie e date di scadenza realistiche per completare le attività. Impostando scadenze realizzabili, tu e il tuo team potrete organizzare al meglio il lavoro e rispettare i tempi. Se ben implementato, questo approccio può prevenire procrastinazione e sovraccarico di lavoro, nonché stabilire aspettative ragionevoli per le parti interessate.
Ci sono diversi aspetti da considerare quando si impostano le scadenze. Tra questi, la complessità delle attività o dei risultati, le risorse disponibili e gli eventuali rallentamenti o ostacoli che impediscono di rispettare le tappe intermedie del progetto.
Tenendo conto di questi fattori, puoi rimanere flessibile e creare un programma realistico che consenta ritardi imprevisti pur garantendo il rispetto delle scadenze.
Esempio: imposta il completamento del progetto due settimane prima della creazione dei contenuti e quattro settimane prima dello sviluppo o dell’implementazione della versione di prova, per rimanere in linea con la scadenza generale del progetto.
6. Collaborazione e comunicazione
Utilizza strumenti di gestione dei progetti con funzionalità come automazione, chat e condivisione file per ottimizzare la collaborazione.
Le funzionalità di condivisione file di Dropbox consentono ai membri del team di condividere facilmente documenti, immagini e altri file relativi al progetto. In questo modo si elimina la necessità di lunghe catene di email o di spazi di archiviazione file confusi e si facilita l’accesso rapido alle informazioni necessarie.
Esempio: utilizza uno strumento che consenta ai membri del team di comunicare, condividere le bozze dei progetti e fornire feedback in tempo reale.
7. Monitora i progressi
Tieni sotto controllo lo stato del progetto monitorando regolarmente il completamento delle attività e l’avanzamento generale del progetto.
Tieni traccia del completamento delle attività per identificare eventuali ostacoli o ritardi che impediscono i progressi. Questo consente di agire in modo proattivo, anziché reattivo, nell’affrontare i problemi e rispettare le tempistiche del progetto.
Inoltre, il monitoraggio dei progressi complessivi aiuta ad avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto. Queste informazioni sono utili per prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse, sulle cronologie e sulle priorità.
Esempio: effettua verifiche settimanali per esaminare le attività completate, identificare le sfide e modificare le cronologie, se necessario.
8. Adattabilità
Mantieni una certa flessibilità man mano che il progetto si evolve, tenendo conto degli imprevisti. Quando insorge un problema inaspettato, il piano originale può dover essere adattato o modificato per garantire il successo continuativo del progetto.
Grazie alla flessibilità e all’utilizzo di un software di gestione dei progetti come Dropbox, puoi affrontare tutti gli ostacoli che incontri e trovare soluzioni creative per risolvere gli imprevisti. Accogliere il cambiamento ed essere disposti ad apportare le correzioni necessarie può portare, in definitiva, a un risultato più efficace ed efficiente del progetto.
Esempio: proattività in caso di ritardi imprevisti nella progettazione o nello sviluppo e flessibilità nell’adattare le cronologie e ridistribuire le risorse.
Vantaggi dell’utilizzo di un flusso di lavoro per la gestione dei progetti
Ecco alcuni motivi per cui Dropbox è lo strumento ideale per garantire che i flussi di lavoro per la gestione dei progetti portino a risultati aziendali puliti e produttivi:
- aumento dell’efficienza grazie agli strumenti di gestione dei progetti che aiutano i team a lavorare in modo più efficiente, semplificando la comunicazione, la collaborazione e la condivisione file
- responsabilità, dal momento che Dropbox consente di tenere traccia dell’avanzamento delle attività e di responsabilizzare i membri del team per il loro lavoro
- comunicazione semplificata, poiché gli strumenti di collaborazione di Dropbox consentono ai membri del team di comunicare facilmente tra loro, sia all’interno che all’esterno dell’ufficio
- sprint e cronologie di progetto veloci, in quanto il modello di piano di progetto Dropbox Paper aiuta i team a restare al passo e a rispettare le scadenze, fornendo una chiara panoramica dell’avanzamento del progetto
- cambiamento in base alle esigenze grazie alla facile collaborazione sui contenuti che facilita l’adattamento alle mutevoli esigenze del progetto, consentendo ai team di apportare modifiche ai propri flussi di lavoro in modo semplice e rapido
Migliora la gestione dei progetti
Un flusso di lavoro di gestione dei progetti ben strutturato è essenziale per qualsiasi tipo di progetto e per le aziende di ogni dimensione.
Segui i passaggi descritti in questo articolo per creare un flusso di lavoro che aiuti a migliorare efficienza, responsabilità, comunicazione e produttività. Con la suite di strumenti di gestione dei progetti di Dropbox puoi implementare il flusso di lavoro e superare gli obiettivi del progetto.
Esplora le funzionalità e gli strumenti adatti a creare flussi di lavoro di gestione dei progetti efficaci e produttivi.
