Semplifica il lavoro del team delegando le attività in maniera efficace

Cosa si intende per delegare?

Delegare significa assegnare delle attività ad altre persone. E no, non è una questione di “assegno questo lavoro a te perché a me non va di farlo”. Una leadership basata sulla delega non è una scusa per assegnare ad altri incarichi che noi non vogliamo svolgere, bensì un’occasione per offrire opportunità e affidare responsabilità alle persone coinvolte. Certo, potresti scrivere tu quella relazione, come hai fatto altre 100 volte prima, oppure puoi incaricare un membro del team meno esperto per consentirgli di fare una nuova esperienza. E intanto, incarico dopo incarico, vedrai una vera e propria crescita professionale.

Delegare le responsabilità è un principio fondamentale di qualsiasi gerarchia, anche se la tua cultura aziendale preferisce mantenere tutti sullo stesso piano. Tutti hanno bisogno di un’opportunità per dimostrare il proprio valore e solo delegando le responsabilità si può ottenere questo risultato. 

Consigli per un processo di delega efficace

Un processo di delega efficace richiede un po’ di pratica. Non puoi limitarti ad assegnare un incarico e aspettarti che i membri del team svolgano felicemente qualsiasi lavoro venga loro richiesto. Devi assicurarti di assegnare le attività giuste. Per delegare correttamente un’attività è necessario tenere conto dei talenti di ciascun membro del team, consentendogli al tempo stesso di acquisire nuove competenze.

Ecco alcuni consigli su come gestire le attività efficacemente:

Conosci il tuo team

Ognuno ha i suoi punti di forza e le sue debolezze. Ad esempio, i membri del tuo team potrebbero lavorare tutti insieme nel marketing, ma individualmente avranno competenze diverse, ma di grande valore. Spetta a te, in qualità di leader efficace, riconoscerle. Ad esempio, potresti pensare che sia una buona idea non assegnare attività organizzative ai creativi, preferendo invece affidarle a chi ha maggiori capacità di pensiero logico. Tuttavia, in questo modo, non solo non sfrutti al massimo tutta la gamma di competenze del team, ma rischi anche che si creino dei risentimenti, in quanto i membri del team sentono che le loro doti non vengono riconosciute o valorizzate.

Un modo per evitare questo problema è consentire, in una certa misura, che le persone si offrano volontarie. Crea un elenco attività che possa essere facilmente condiviso, modificato e aggiornato. Chiedi prima ai membri del team se desiderano svolgere un’attività specifica; vedrai che le persone sceglieranno automaticamente i compiti che sono certe di saper svolgere. In questo modo, potrai vedere le migliori competenze del team all’opera e basarti su di esse per delegare le attività in futuro.

L’importante non è il tipo di lavoro, ma come lo si svolge

La gestione dei progetti e la leadership sono sfide ardue quanto qualsiasi attività che deleghi ai membri del team. Prenditi il tempo necessario per capire quali compiti devono svolgere i vari membri del team e il modo in cui intendi attuare il tuo piano. Il team ha tempo a sufficienza? Questa attività è troppo importante per non essere affidata a un membro esperto del team? Il tuo flusso di lavoro consente di coinvolgere facilmente i membri più giovani del team nel progetto? Le vere capacità di leadership consistono nel valorizzare la persona, non solo il lavoro.

In qualità di leader del team, devi creare un ambiente che sia il più funzionale possibile. Per farlo puoi applicare diversi metodi, ad esempio configurare un’area di lavoro intelligente, offrire soluzioni alternative come un orario flessibile per evitare il burnout o nominare nuovi responsabili per fornire una struttura e una guida più efficaci.

Non fare microgestione, intervieni quando necessario

C’è differenza tra essere un buon leader ed essere un leader autoritario. La microgestione è quasi sempre un fattore negativo e spesso porta soltanto altra negatività all’interno del team. Il processo di delega implica che il controllo delle attività venga affidato ad altri. Affidi loro delle responsabilità e li incoraggi a raccogliere la sfida. È questa l’essenza della collaborazione in team. Rifiutando di abbandonare completamente il controllo, crei attivamente dei comparti stagni di lavoro e ciò si ripercuote inevitabilmente sul risultato finale.

Il momento in cui devi intervenire in qualità di responsabile è quando si verificano dei problemi. Assicurati di fare il possibile per risolvere i problemi iniziali e di avere alla base una struttura che consenta ai membri del team che assumono nuovi incarichi di avere sempre qualcuno a cui chiedere aiuto in caso di bisogno. In questo modo non dovranno rivolgersi direttamente a te nel momento in cui inizia si verifica il primo problema. Ciò non significa che tu non debba essere al corrente degli eventi: puoi comunque monitorare i membri del team utilizzando documenti condivisi e note, così avrai sempre una panoramica della situazione senza stare con il fiato sul collo dei collaboratori.

Fai un controllo finale

Il fatto che deleghi delle responsabilità non significa che tu non ne abbia di tue. Dopotutto, il tuo compito è quello di essere un leader efficace. Verifica spesso con i membri del team se il lavoro si sta svolgendo correttamente e cerca di essere a disposizione ogni volta che ne hanno bisogno. Offri critiche costruttive e assicurati di fornire una guida a coloro che si approcciano a un’attività per la prima volta. E ricorda: se qualcuno ha difficoltà a svolgere un’attività, la causa potrebbe essere la mancanza di una gestione efficace.

In questo caso, strumenti come la cronologia delle versioni dei file e il ripristino sono le soluzioni ideali. Può capitare che un membro del team commetta un errore e debba tornare indietro di qualche passaggio. Magari ha perso di vista il quadro generale, in preda alla preoccupazione per le sue nuove responsabilità, e deve tornare alla versione originale. Dropbox può risolvere tutti questi problemi causati da dinamiche assolutamente umane che si verificano quando i membri di un team crescono e imparano insieme.

Comunicare il più possibile

Se lavori abitualmente per conto tuo, potresti pensare che sia sufficiente che abbia tu tutte le informazioni chiave per risolvere un problema. Ma in qualità di leader che ha il compito di delegare le attività e motivare i collaboratori, è importante che tu condivida queste informazioni con il resto del team. La conoscenza è davvero potere e il tuo team deve essere sempre aggiornato. Condividi sempre le scadenze, i briefing e le principali comunicazioni associate alle attività delegate. Non si tratta di rinunciare alle responsabilità, ma di sapere che è condivisa da un unico team collaborativo ed efficace. Un team a cui offri la possibilità di rispondere al meglio delle sue capacità.