ゼネコンの膨大な情報を簡単に整理する方法

課題：膨大なプロジェクトで扱う情報を利用しやすく整理

Centric Build は、2010 年に設立された米国カンザスシティーのゼネコン会社です。敷地や間取りに関する計画策定だけでなく、技術的なイノベーションや問題解決といったプロジェクトにも取り組んでいます。同社では、シンプルで信頼の置けるツールを活用して、オフィスでも作業現場でも変わらず、関係者全員が情報を適切に管理できるようにしています。

Centric では、他社が「ノー」というプロジェクトに「イエス」と答えることを信条としています。これまでも、新たな可能性を追求し、社会的なムーブメントにつながるようなプロジェクトに積極的に取り組んできました。一般向けの住宅でも商業ビルでも、すべてのプロジェクトでは、マネージャーや設計者、下請け業者からなる大人数のチームによる共同作業が必要になります。

Centric ではその設立当初から、クライアントのどんなニーズにも対応できる、オープンで柔軟、そして機動力に優れた企業になることを目指してきました。同時に、すべての業務ファイルを保管し、どんなデバイスからでもアクセスできるクラウドベースのサーバーを必要としていました。そんな同社にとって、導入当初から最適なソリューションとなってきたのが Dropbox です。設立から 12 年が経ち、当初に比べはるかに大所帯となった同社は今でも、膨大なプロジェクトを管理、同期、保護するために Dropbox を利用しています。

解決策：ファイルを安全に同期、共有、保管

Centric では現在、約 90 人の社員が Dropbox を利用しており、その中に技術者は 8 人、プロジェクト マネージャーは 45 人います。では、どのようなファイルを Dropbox で保存、共有しているのでしょうか。答えは「すべてのファイル」です。見積書、請求書、図面、出退勤記録など、ありとあらゆるファイルを Dropbox に保存して共有しています。同社では、契約が成立するとすぐ、担当のプロジェクト管理者がプロジェクト フォルダを作成し、その下に予算書、図面、契約書、スケジュール表、安全報告書などを保存するためのサブフォルダを最大 20 個ほど作成します。そして、プロジェクト マネージャーや技術者、現場監督らで構成されるチームをプロジェクトに割り当て、そのフォルダへのアクセス権を付与するという流れになっています。

チーム プロジェクトでは 1 つのファイルにつき複数のバージョンが作成されることがありますが、Dropbox は同期機能でこの問題を解決しています。ファイルを開くと、そのファイルを使用している人が他にいるかどうかがわかるので、他の人の作業内容を上書きしてしまう心配がありません。

Dropbox では、簡単にファイルを共有することができます。ですが、すべてのファイルを社員全員で共有する必要はないはずです。たとえば、ほとんどの社員は人事関連のファイルやプロジェクトの見積書作成に必要な情報にアクセスする必要がありません。そこで Dropbox では、ファイル権限機能により、ファイルの安全性を保ちつつ、必要な人が必要なファイルにアクセスできるようにしています。このため、誰もが柔軟に作業を進めることができます。

また、フォルダ全体ではなく個別のファイルを社外の関係者に共有する場合、Centric では Dropbox の共有リンクを使っています。共有リンクを使うと、閲覧が許可されるのは指定のファイルだけとなり、それ以外のファイルが閲覧される心配はありません。

結果：情報の整理整頓が簡単になり、作業効率が向上

事業の拡大に伴い、Dropbox の使用範囲が広がってきた同社ですが、使い勝手は以前と変わらずシンプルだといいます。同社が Dropbox を特に高く評価するのはこの点です。会社の規模が変わっても、ファイルへのアクセスや管理、共有の方法に変化はなく、使うデバイスを問わないという点も変わりません。また Dropbox ならすでに使い慣れている人が多いので、新入社員のオンボーディングもスムーズです。必要なトレーニングは、プロジェクト フォルダの基本的な構成を示し、財務予測表のテンプレートなど特定のファイルの見つけ方を教えることくらいだそうです。

Dropbox を導入していなければ、これほどきちんと情報を整理しておくことはできなかったでしょう。また、今でも他の建設会社と同じような古いタイプの情報管理の仕組み、つまりオフィスの壁にずらりと並ぶファイル キャビネットを使っていたことでしょう。Dropbox はペーパーレス化にも役立っており、文書を印刷してファイリングする時間と費用を削減することに貢献しています。また社員は、紙を使う場合の数分の 1 の時間で、どこにいてもドキュメントを作成、閲覧、共有できるので、社員一人ひとりの時間節約にもつながっています。

Centric は、社内のどこかに改善の余地はないかと常に模索しており、新しいソフトウェアの評価にも熱心です。そうした中、Dropbox は同社が 12 年間使い続けているソフトウェアの 1 つとなっています。Dropbox を使い続けているのは、他のソフトウェアに乗り換えるべき理由が見つからないからです。プロジェクト管理ツールを導入した後も、すべてを保護できる Dropbox で情報を管理し続けています。

Centric にとって Dropbox は、すべての職階の社員がすべてのファイルを保存する一元的なソリューションとなっています。