大和財託株式会社

抱えていた課題：業務システムのクラウド化に追従するため
ファイル管理の仕組みもクラウド化

2013 年設立の大和財託は、首都圏と関西圏を中心に収益不動産を活用した資産運用コンサルティング事業を展開しています。同社は IT の利活用に力を入れており、2018 年には管理部に IT 戦略室を創設。グループウエア「Microsoft 365」、SFA「Salesforce.com」、クラウド会計ソフトウエア「freee」、人事労務サービス「SmartHR」を導入するなど、全業務の SaaS 化にかじを切っています。

このような取り組みの中、次に見据えたのが、ファイルサーバー環境のクラウド化でした。

「システムのクラウド化が進む一方で、業務ファイルを保管するファイルサーバーは、依然オンプレミスに残っていました。これをクラウド化し、各サービスと連携させることで、業務をクラウド上で完結できるようにしたいと考えたのです」と同社 IT 戦略室の森本 優氏は語ります。

また当時は、ファイル管理上の課題も抱えていました。例えば、管理が現場任せだったため、保管先のばらつきやファイルの重複が多発。最新版の判別が困難だったほか、フォルダ階層も煩雑化しており、目的のファイルを探し出すのに時間がかかっていたそうです。

「クラウド化を機にファイル保管の方法も見直し、業務効率化を図りたいと考えていました」
と森本氏は言います。

ソリューション：業務プロセスや運用ルールも見直し
Dropbox 導入の効果を最大化

そこで同社は、このニーズを満たす新しいファイル保管環境を検討。複数のオンラインストレージサービスを評価しました。

既に Microsoft 365 を導入済みだったため、当初は SharePoint を検討しましたが、比較を重ねた結果、選んだのは Dropbox です。特に評価したのは高い操作性と管理性でした。

「エクスプローラーで使えるため、ユーザーは既存のファイルサーバーと同様の感覚で業務を遂行できます。操作が直感的で分かりやすい点が魅力でした」（森本氏）。

また管理性について、Dropbox は Microsoft Azure Active Directory（以下Azure AD）との連携が可能。社員の入社時、退職時のアカウント追加／削除、セキュリティに関わる権限設定などを Azure AD 側でまとめて管理でき、Dropbox 側の設定を触らずに済む点を評価しました。

「当然、SharePoint も Azure AD 連携が可能ですが、ほぼ同様の手軽さで連携できることや操作性、ストレージ機能に特化したシンプルさなどを加味してDropbox を選定しました」
と森本氏は話します。

導入に当たっては、新しい業務フローやフォルダ構造、運用方法に関するルールなどを事前に設計してから、データをDropbox に移行することにしました。IT 戦略室と現場部門のメンバーが意見を出し合い、管理しやすく、使いやすい環境を追求することで、Dropbox へのスムーズな全面移行を実現しています。

また、並行して各種クラウドサービスとの連携も進めました。例えば、 freee に関しては、Dropbox に保管した請求書や領収書の PDF ファイルを freee に直接取り込めるようにしています。SmartHR では、ツールに登録した社員の履歴書、面談時の資料といった個人情報を Dropbox に保管して、一元管理可能にしました。

「Dropbox のメリットの 1 つが、閲覧権限を細かく設定できる点です。例えば、入社面接を受けた方の個人情報は人事担当者だけが見られるように設定する。採用が決まれば、部門の管理職に一時的に閲覧権限を与えて内容を確認してもらう。こうした設定を、フォルダ階層に関係なく柔軟に行える点は非常に便利です」（森本氏） 

Salesforce.com との間では、主に同社の顧客に関わる情報を連携しています。具体的には、投資相談業務で預かる顧客の免許証や通帳のスキャンデータなどを、Dropbox に保管しているのです。

「お客様の情報のうち、ファイル形式で保管が必要なものは高いセキュリティ機能を備える Dropbox で管理しています」と森本氏は紹介します。

なおセキュリティ面について、同社は 2020 年にプライバシーマークを取得しています。Dropbox 上で適切な権限設定を行いながらファイルを管理していることも、その際の評価ポイントになったといえるでしょう。

加えて同社は、Dropbox をオフィスの複合機とも連携しています。富士フイルムビジネスイノベーションが提供するクラウド接続サービス「ApeosWiz Cloud Hub」を活用し、スキャンデータを自動でアップロードする仕組みを構築しているのです。

「オフィスに届いた書類も、スキャンしてアップロードすれば、在宅勤務中の社員とも簡単に共有できます。デジタルとリアル両方のさまざまなツールとDropbox を連携することで、かゆいところに手が届く利便性を実現することができました」
と森本氏は満足感を示します。

結果： Dropbox の存在をユーザーに意識させない環境を実現したい

IT 戦略室には、社内の各部門からシステム利用に関するさまざまな相談が持ち込まれます。例えば「ファイルを誤って削除した」場合、以前はバックアップデータを開き、日付や時間をさかのぼって調査しなければ復元できませんでした。

「現在は、Dropbox のファイル更新履歴をたどってすぐに復元できます。数時間かかっていた調査が 5 分ほどで終えられるようになり、問い合わせにも不安なく対応できるようになりました」
と森本氏は語ります。

フォルダ構成を見直したことに加え、Dropbox の全文検索機能も活用することで、ファイル管理の効率も劇的に向上しました。検索効率を高めるため、現場側が自発的にファイルの命名ルールを決めるなど、新たな ICT 活用の文化も芽生えています。

「Dropbox ありきのファイル管理が社内に浸透しつつあります」と森本氏は言います。

今後、同社は「Dropbox を使っていることを意識させない」環境の実現を目指していく予定です。現場部門のユーザーにとって重要なのはスムーズに仕事ができることであり、どのサービスを使うかではありません。ユーザーに余計な負担をかけず、かつ重要なファイルを適切に一元管理できるようにする。そのために、見えないところで自動的に Dropbox と連携するような仕組みをつくりたいと考えています。

「必要な仕事を進めているだけで、会社の大事な情報がきちんと Dropbox 上にそろっていく。そんな環境を実現したいですね」（森本氏）。

多様なサービス／機器との連携によって、Dropbox の価値を引き出す大和財託。さらに便利な環境を目指し、同社の取り組みは続きます。