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チーム タイプ：社内広告代理店
最大のストレスは過密なスケジュールです。社内の制作を一手に引き受けるチームのリーダーであれば、プロダクト マネージャーや経営陣など、さまざまな関係者との連絡調整のため、1 日の大半をミーティングに費やすことも。制作チームにプロジェクトを開始するよう指示を出したり、フィードバックを頼まれていた箇所を確認したりするために 30 分の時間を捻出する頃には、もう午後 5 時を回っています。大量のメールや通知から必要な情報を探すだけでも疲れるのに、急にまたミーティングを設定しなければならないなんて、考えただけでも大変です。
解決策は、Dropbox Paper を使用してプロジェクト全体を非同期で管理することです。プロジェクト計画書テンプレートを使用してプロジェクトを開始し、この単一のドキュメントに改訂やフィードバックを加えるようチームに指示します。最終的に、このドキュメントが信頼できる唯一の情報源となるため、あらゆる依頼を常にスケジュールどおりに掌握しやすくなります。
チーム タイプ：広告代理店
最大のストレスはドキュメントが多すぎることです。キックオフの準備書類、リサーチ資料、社内やクライアントのレビューでの複数回にわたるフィードバックなど、大量のドキュメントにうんざりしてしまうことがあります。しかも、それだけの量のドキュメントが担当顧客ごとに存在します。
解決策は、すべてのドキュメントを 1 か所で管理することです。すっきり片付いた状態を保つことは、冷静な判断をするための重要なポイントです。戦略関連のグループ チャットで共有したファイルや、営業担当者からのメールに添付されていたファイルを苦労して探さなくても、チームのファイルを Dropbox などの安全な場所にまとめて保存すれば、チームの全員が常に最新バージョンを利用できます。Dropbox はあらゆるサイズと種類のファイルに対応しているため、Word の資料から Keynote や Photoshop の大容量ファイルまで、必要なドキュメントをどこでも開くことができ、ドキュメント上で直接コメントの追加や提案も可能です。
チーム タイプ：少人数のチーム
最大のストレスは複数の役割を兼任すること、タイムゾーンが違うオフィス間でやり取りをすることです。少人数のチームで業務をこなすには、要領の良さとスピーディーな対応が求められます。相互のやり取り、請負業者やベンダー、クライアントとのコラボレーションを円滑に進められるかどうかで、納期や新製品発表のタイミングが左右されます。
解決策はリアルタイムのコンテンツ コラボレーションです。同じ部屋にいなくても、さらにはタイムゾーンが違っても、お互いに隣の席にいるかのようなやり取りができるツールが必要です。フィードバックやコメントを Dropbox ファイルや Paper ドキュメントに直接追加すれば、共同制作者はあなたが伝えたい内容を一目で理解し、フィードバックにすばやく対応したり、不明点を質問したりできます。このように社内プロセスを明確にすることで、電話で自分の真意を説明する時間を減らし、優れた作品の制作に費やす時間を増やすことができます。
チーム タイプ：大人数のチーム
最大のストレスは意見がまとまらないことです。大規模な制作チームには多くの人がいて、さまざまな作業に関わり、さまざまなアイデアを出します。活気があるのは良いのですが、大勢の人が同じ業務に関わると、収拾がつかない状態になりやすいというデメリットもあります。
解決策はバージョン管理です。これは、大事なプレゼンテーションの前夜にデータが突然消えてしまうといった事態を防ぐうえでも重要なことです。経営幹部から突然、「先週のバージョンをもう一度見たい」と言われても、あわてずに対応できます。Dropbox を業務に取り入れることで、ドキュメントのバージョン履歴を簡単に確認し、誰がどのファイルを操作したかを把握できます。うっかり削除してしまってもあわてる必要はありません。Dropbox ではバックアップが自動的に保存されるため、チームはすぐに最新のファイルを使って作業を再開できます。万が一の場合に備え、権限の設定を利用して関係者以外はアクセスできないようにしておくと、さらに安心です。
担当する顧客から協力体制まで、制作チームにはそれぞれの特色があります。しかし、すべてのクリエイターは「優れた作品をつくる」という共通の目標を持っています。チームが次に目指す成果が何であっても、Dropbox はその道のりを支援するツールを提供します。
