フォロソフォビア = 確定申告への恐怖
膨大な申告書類を前にして呆然としたり、申告を済ませるために必要な書類を延々と探し続けることに疲労感を覚えたり、といった症状が出ていませんか？確定申告シーズンが近づくにつれ、恐れていたことが現実となります。しかし、記録をしっかり管理することで、今だけでなく将来的にも多くのストレスを軽減できます。Dropbox を活用すれば、重要な情報を簡単に整理し、必要なときに取り出せるようになります。
以降では、確定申告シーズンに書類や財務情報を準備するための 3 つのヒントをご紹介します。
Dropbox を使って確定申告に備える方法
1. ペーパーレス化を進める
領収書をすべて適当な箱に放り込んでいませんか？それよりもっと効率のいい整理方法があります。無料で使える Dropbox のドキュメント スキャナーで、領収書や申告書類の保存がスナップ写真を撮るのと同じくらい簡単になります。
Dropbox モバイル アプリで［（+）作成］をタップして、紙の書類を高品質の PDF や PNG に変換するだけです。後は、Dropbox に作成した申告用フォルダにすべての記録をまとめて保存し、分類しておきましょう。そうすれば、医療費の明細、源泉徴収票、所得申告書が必要なときにすぐに見つかります。
2. 申告が手早く簡単にできるよう準備する
ようやく書類を完成させたものの、前年度の調整後総所得がわからずに申告できない、ということはよくあります。イライラするうえに、時間的にも精神的にも余計な負担となるのは確実です。
Dropbox なら、申告用フォルダを作成し、各年度の領収書や申告書類をまとめて保管できます。すべてのものが整理され、簡単に見つけられます。前年度の納税申告書など、申告に必要な書類がどこにあるのかもすぐにわかります。
さらに、領収書の写真を撮って PDF に変換することもできます。PDF エディタを使用して、ページを並べ替えたり、自分用や税理士宛てにコメントを追加したりできます。そして Dropbox Sign を使用すれば、法的拘束力のある電子署名を追加できるため、移動時間や郵送費を節約できます。
3. 財務情報を保護する
Dropbox は、何層にも重なるセキュリティ対策で機密性の高いファイルを保護しています。それとは別に、個人情報を保護する以下のような対策を講じることも重要です。
- Dropbox アカウントに推測されにくいパスワードを設定し、2 段階認証を有効にする
- ノート パソコンやモバイル デバイスをログイン パスワードや PIN でロックする
- ディスク全体の暗号化で、デバイスの紛失または盗難時のデータ漏洩を防止する
- 会計士や税理士に、アカウントやデバイスにどのような保護対策をしているか尋ねてみる
税務書類を安全に送信する方法
税務処理を税理士に依頼している場合は、機密性の高い財務関連のファイルをメールに添付して送るのはおすすめできません。それよりも、数回のクリック操作で申告用のフォルダ全体を共有するほうが安全で簡単です。
フォルダをエンドツーエンドで暗号化したり、フォルダの読み取り専用権限など特定のアクセス権限を設定したりすれば、さらに安心です。また、プランによっては、リンクに有効期限を設定したり、共有ファイルやフォルダをパスワードで保護したりできます。
Dropbox で確定申告書を管理する
個人事業主の場合、確定申告シーズンには大量の必要書類を国税庁に提出する必要があります。Dropbox を使用すると、セキュリティを維持したまま、複雑な PDF をモバイル用ウェブ フォームに変換できます。すぐに使えるドキュメントが必要な場合は、FormSwift のビジネス向けや法務向けのドキュメント テンプレートをご利用ください（1099-NEC、W-2 フォーム、W9 などに対応）。
必要なデータを集める際によく発生する無関係な繰り返しの質問を減らし、給与、財務、税務などのドキュメントを、誰でも理解できる簡単なガイド付きモバイル用ドキュメントに変換できます。
これらのヒントを取り入れることで、1 年の中で財務上特に重要なシーズンに向けて万全の準備が整います。To-do リストの「確定申告」に完了マークを付ける瞬間を無事に迎えられるはずです。
確定申告シーズンをストレスなく乗り切れる
税務関連のストレスを軽減する最善の方法は、毎年申告の時期が来たときに備えて、すべてを把握するための明確で簡単な方法を整えておくことです。
Dropbox を使用すると、重要なファイルをクラウドで整理して安全に保存し、税理士との共同作業にもすぐに活用できます。領収書を安全に保存することから、ファイルを手間なく共有することまで、あらゆる面で Dropbox を活用して時間を節約し、毎年の税務管理をスムーズに進めることができます。
重要な仕事に集中できる時間を取り戻しましょう。今すぐ Dropbox を活用して、税務の準備を簡素化しましょう。
