이 종합건설업체가 체계성을 유지하는 법

문제: 수천 개 프로젝트의 접근성과 체계성 유지

Centric Build는 2010년 캔자스시티에 설립된 종합건설업체입니다. Centric은 면적을 구성하고 평면도를 설계하는 일만큼 기술을 혁신하고 문제를 해결하는 일을 중요하게 생각합니다. 이들이 사무실에서 근무하는 직원들과 작업 현장에 있는 직원들 모두의 체계성을 유지하는 비결은 바로 단순하면서도 안정적인 도구를 사용하는 것입니다.

Centric은 스스로를 다른 사람들이 "안 된다"고 할 때 "된다"고 말할 수 있는 기업이라고 자신 있게 말합니다. 이들은 기회를 개척하고 사회를 움직이는 프로젝트에 참여합니다. 주거용 건물이든 상업용 건물이든, 모든 프로젝트에는 관리자, 설계 디자이너, 계약업체로 이루어진 대규모 팀의 협업이 필요합니다.

Centric은 시작부터 클라이언트의 요구 사항에 맞춰 적응할 수 있는 개방적이고, 유연하며, 민첩한 조직 문화를 구축하는 것을 목표로 삼았습니다. 또한, 모든 파일을 체계적으로 정리하고 모든 장치로 파일에 액세스할 수 있는 클라우드 기반 서버를 원했죠. Dropbox는 처음부터 이들에게 옳은 선택이었고, 규모가 훨씬 커진 12년 후에도 Centric은 여전히 Dropbox를 사용해 수천 개의 프로젝트를 체계적으로 정리하고, 콘텐츠를 동기화하고, 보안을 유지합니다.

해결책: 파일 동기화, 공유, 스토리지의 보안 유지

현재 약 90명의 직원이 Dropbox를 사용합니다. 여기에는 8명의 엔지니어와 45명의 프로젝트 담당자가 포함되어 있죠. 직원들은 견적서, 청구서, 건설 도면, 직원 근무시간표 등 모든 유형의 파일을 Dropbox를 통해 저장하고 공유합니다. Centric이 공사를 수주하는 즉시 프로젝트 관리자는 프로젝트 폴더를 만든 다음 그 안에 최대 20개의 하위 폴더를 만들어 예산, 도면, 계약서, 일정, 안전 보고서 등의 항목을 각각 보관합니다. 그다음, 프로젝트 매니저, 엔지니어, 감독관 등으로 구성된 프로젝트팀을 배정하고 폴더로의 액세스를 제공하죠.

팀 프로젝트의 경우 파일 버전이 많아질 수 있지만, Dropbox의 동기화 기능이 버전 관리 문제를 해결해줍니다. Centric 직원이 파일을 열면 같은 파일에서 작업 중인 사람들을 확인할 수 있고, 이러한 기능 덕분에 다른 사람의 작업물을 덮어쓰는 일을 방지할 수 있죠.

Dropbox는 파일을 공유할 때 유용하지만 모든 파일이 모든 사람과 공유하기 위한 목적으로 존재하는 것은 아닙니다. 예를 들어, 대부분의 직원은 HR 파일이나 프로젝트 견적 책정에 필요한 정보에 액세스할 필요가 없죠. Dropbox는 파일 권한 기능을 통해 직원들에게 필요한 파일로의 액세스를 부여하는 동시에 파일을 안전하게 보호하며 유연한 업무 문화 구축을 지원합니다.

또한, Centric은 외부 관계자들에게 Dropbox 공유 링크를 전송해 폴더 전체로의 액세스는 제한한 채 개별적인 파일만 공유합니다. 그러면 회사 외부 사람들은 본인에게 필요한 파일 말고는 아무것도 볼 수 없죠.

결과: 체계성과 효율성 향상

회사가 성장하면서 Centric의 Dropbox 사용량도 증가했습니다. 하지만 Dropbox는 여전히 쉽고 간편합니다. 이것이 바로 Centric이 Dropbox를 신뢰하는 이유죠. 모든 장치에서 파일을 정리하고, 액세스하고, 공유할 수 있으며, 여기에 사용되는 프로세스는 여전히 동일합니다. 그리고 누구나 Dropbox를 알고 있어 신규 직원을 온보딩하는 작업도 간편합니다. 교육은 표준 프로젝트 폴더의 정리 체계, 재무 예측 템플릿과 같은 특정 파일을 찾는 방법 정도를 설명하는 것으로 충분합니다.

Dropbox가 없었더라면 Centric은 지금과 같은 체계성을 갖추지 못했을 겁니다. 그리고 여느 건설업체와 마찬가지로 사무실 가장자리에 수백 개의 캐비닛을 줄 세워 놓는 구식 방식을 사용했겠죠. Centric은 Dropbox 덕분에 종이 사용량을 줄이고, 문서를 인쇄하고 정리하는 데 드는 시간과 비용을 절감할 수 있었습니다. 어디서나 빠르게 문서를 만들고, 액세스하고, 공유할 수 있어 직원들의 시간도 절약되죠.

Centric은 언제나 더 나은 방법을 모색합니다. 여기에는 새로운 소프트웨어를 사용해보는 것도 포함됩니다. Dropbox는 Centric이 설립 이래 12년간 계속 사용해 온 유일한 소프트웨어입니다. Dropbox를 다른 소프트웨어로 교체할 이유를 찾지 못했기 때문이죠. 다른 프로젝트 관리 도구를 구매했지만, Centric은 여전히 모든 콘텐츠가 안전하게 보관되는 Dropbox에 모든 것을 정리합니다.

Centric은 직급과 무관하게 전 직원이 회사의 모든 파일을 저장할 수 있는 원스톱 솔루션을 Dropbox에서 찾았습니다.