비동기식 소통이란?
비동기식 소통은 통신업계에서 사용하던 비동기식 통신에서 유래된 용어입니다. 비동기식 통신은 시간을 동기화하지 않고 간헐적인 시간 간격으로 데이터를 전송하는 통신을 의미하죠.
비즈니스에서 비동기식 소통은 실시간으로 이뤄지지 않는 모든 소통을 말합니다. 동료를 찾아가 직접 묻는 대신 이메일로 질문을 하는 것도 비동기식 소통에 해당하죠. 회사에서 질문과 답변이 간헐적으로 오가는 것처럼 비동기식 소통은 질문에 대한 답이 즉각적으로 제공되지 않습니다. 질문을 할 당시 동료는 보통 다른 업무로 바쁘기 때문이죠. 간단히 말해, 즉각적인 답장을 기대하지 않고 질문을 하거나 메시지를 보낼 경우 이것이 바로 비동기식 소통을 의미합니다. 비동기식 소통과 반대되는 것으로는 모든 것이 실시간으로 진행되는 Zoom 등을 꼽을 수 있습니다.
사무실에서는 비동기식 커뮤니케이션을 많이 사용하겠지만, 프리랜서와 원격 팀 커뮤니케이션에는 필수적인 도구입니다.
비동기식 소통의 예
메신저 앱, 이메일, 온라인 문서 공유 플랫폼은 가장 일반적인 비동기 커뮤니케이션의 예입니다.
이메일
아무도 이메일에 즉시 답장을 기대하지 않습니다. 이메일은 우편의 디지털 진화형이기 때문입니다. 그렇습니다. 메시지를 더 빨리 받을 수 있지만, 여전히 답변에 대한 기간이 매우 넉넉하여 전통 우편으로 편지를 보내는 것과 같은 시간이 걸릴 수 있습니다.
메신저 앱
여기에는 Microsoft Teams, WhatsApp, Slack이 포함됩니다. 물론, 이 중 많은 기능은 인스턴트 메시징에 실시간으로 사용할 수 있으며, 많은 회사에서는 일상적인 채팅을 통해 회사 문화를 강화하는 데 도움이 되는 기능을 사용합니다. 하지만 응답이 즉각적으로 이루어질 것이라는 보장이나 기대는 없습니다.
작업 관리 도구
Monday, Trello 그리고 Dropbox 내 업무 관리 도구와 같은 플랫폼은 팀원들이 따로 일정을 맞출 필요 없이 온라인에서 자유롭게 업무 진행 상황을 묻고 답할 수 있는 공간입니다. 계정에 로그인한 후 추가되거나 강조 표시된 내용이 무엇인지 확인하고 업무를 진행하기만 하면 되죠. 이러한 방식이 비생산적으로 보일 수도 있습니다. 문제가 발생하면 문제를 해결할 수 있는 사람에게 즉시 문제 해결을 부탁하는 것이 가장 이상적인 방식이겠죠.
실제로 팀원 모두가 서로 다른 업무를 동시에 처리하고 있을 때, 무언가를 해달라고 직접적으로 요구하는 것은 동기를 죽이는 좋은 방법일 뿐만 아니라, 즉시 문제를 해결하는 데 필요한 시간을 마법처럼 확보해 주지도 못합니다. 문제가 무엇인지 명확하게 밝혀 두면, 모든 사람이 다시 업무에 복귀했을 때 무엇을 해야 할지 알 수 있습니다.
이러한 도구를 사용하면 "메모를 놓쳤다"는 변명이 다시는 사용되지 않으며, 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있으며, 당황한 전화 통화로만 상황이 해결되는 일이 없습니다.
문서 공동 작업
Dropbox Paper와 같은 도구를 사용하면 여러분과 팀원 모두가 같은 공간이나 같은 시간대에 있지 않아도 협업하여 작업할 수 있습니다. 편집하고 의견을 남길 수 있으며, 이는 문서에 접근할 수 있는 모든 사람에게 즉시 업데이트되고, 다른 사람들도 마찬가지로 할 수 있습니다.
하나의 원본 사본만 주고받고 "버전 2" 또는 "버전 12"로 이름이 바뀌면서 편집 내용이 손실되던 시대는 지났습니다. Dropbox Paper를 사용하면 비동기식 커뮤니케이션이 간편해집니다.
동기식 소통 대 비동기식 소통
동기식 소통과 비동기식 소통 중 어떤 것이 더 효율적일까요? 어떤 사람들은 즉각적인 반응을 얻을 수 있는 영상 통화나 대면 회의를 선호합니다. 실시간으로 소통하지 않으면 대화를 한 것 같지 않다고 느끼는 사람도 있죠.
하지만 전화 통화가 끝난 뒤에도 여전히 이메일을 주고받으며 공유된 모든 내용을 종이 문서로 정리하게 됩니다. "공식적인" 의사소통은 사물이 비동기화되기 시작한 후에야 시작되는 것 같습니다.
사람들이 즉시 행동하라는 압력을 받을 때, 최고의 결과를 얻을 가능성은 거의 없습니다. 헤드라이트에 비친 사슴의 기분이 어떤 것인지는 누구나 알고 있습니다. 비동기적 의사소통은 다른 사람의 도움 없이 정보를 받아들이고, 이해하고, 최선의 대응을 할 수 있는 기회를 제공합니다.
비동기식 소통의 효율성
동기 부여와 생산성 면에서 원격 근무가 사무실에 출근하는 것보다 효율적이라는 연구 결과가 있습니다. Cisco는 그 이유가 비동기식 소통에 있다고 주장합니다. 원격 근무자 중 83%가 비동기식 소통 덕분에 소통의 효율성이 현장 근무와 같거나 오히려 더 나아졌다고 응답한 것에 근거한 결론이죠.
실시간 소통으로 인한 업무 중단으로 인해 스트레스가 증가했다는 연구 결과도 있습니다. 허비한 시간을 만회하기 위해 업무를 서둘러야 한다는 압박감을 느꼈기 때문이죠. 이 연구 결과 역시 비동기식 소통이 업무의 압박감을 낮춰주고 개개인의 업무 프로세스를 향상해 준다는 것을 방증합니다. 이러한 연구 결과를 토대로 비동기식 소통이 팀을 엄격한 기대치와 스트레스로부터 해방해 준다는 사실을 알 수 있습니다.
실시간 메시징 앱은 팀원들을 연결하는 좋은 방법이지만, 팀이 끊임없이 연결되어 동기식 커뮤니케이션을 하게 될 위험이 매우 높습니다. 이는 일과 삶의 균형이 맞지 않아 결국 번아웃으로 이어질 수 있습니다. 팀 채팅에 참여하지 않으면 스포츠맨십이 부족해 보일 수 있지만, 너무 자주 참여하면, 농담이긴 하지만, 게으른 사람으로 보일 수 있습니다.
여기서 중요한 점은? 비동기 커뮤니케이션의 장점을 알고 남용하지 마세요.
Dropbox를 사용할 때의 이점
Dropbox는 손쉽게 협업하고 싶어하는 사무실이나 원격 팀에 꼭 필요한 도구입니다. 다른 시간대 때문에 전화를 받으려면 늦게까지 머물러야 했습니다. Dropbox가 있으면 반대편 해안에서 깨어날 때까지 몇 시간씩 기다릴 필요가 없습니다.
Dropbox 주석을 사용하면 모든 사람이 로그인할 때 볼 수 있다는 사실을 알고 안전하게 생각과 피드백을 공유할 수 있습니다. 즉, 이메일이 받은 편지함에서 분실되거나, 한 사람이 이메일을 전달하지 않아 의사소통의 고리가 끊어지는 일이 없어진다는 의미입니다. 누군가가 귀하의 공유 문서를 열어서 작업할 경우, 필요한 모든 업데이트와 정보를 바로 볼 수 있습니다. Dropbox에서는 새로운 주석이 추가되면 알림을 주므로 아무것도 놓치지 않습니다.
Dropbox를 사용하면 어디에서 작업하든 모든 사람의 업무 흐름을 일치시키는 데 도움이 됩니다. 회의 일정, 프로젝트 개요, 심지어 긴 영상까지도 손쉽게 공유할 수 있습니다. Dropbox를 사용하면 사무실 근무 시간이 없어도 중앙에서 편리하게 작업할 수 있으며, 원하는 방식으로 작업에 접근할 수 있습니다. 당신이 준비되면 필요한 모든 것이 당신을 기다리고 있을 것입니다.
아직 비동기식 회의를 도입하지 않았다면...
비즈니스에서 비동기식 소통이 표준으로 자리 잡은 지는 꽤 됐습니다. 아직 비동기식 소통 방식을 사용하고 있지 않다면 지금 바로 시작하세요. 사내에서 근무하는 팀과 원격으로 근무하는 팀 모두 이 새로운 소통 방식을 반길 겁니다.
Dropbox와 통합 기능을 활용하면 팀원들이 같은 사무실이나 시간대에 있지 않아도 업무를 일치시킬 수 있습니다. 중요한 것은 Dropbox를 최대한 활용하는 것입니다.
