정보 사일로 해체: 보다 효과적인 마케팅의 핵심

이런 기분을 아시나요? 한 팀은 Slack을 사용하고, 다른 팀은 Notion에 갇혀 있고, 누군가는 제목도 없는 이메일로 캠페인 브리핑을 보냈죠. 정보 사일로는 부서, 팀 또는 개인이 파일, 업데이트 및 통찰력을 별도의 장소에 보관할 때 발생합니다. 지저분한 업무 흐름, 중복된 작업, 엄청난 혼란이 초래됩니다.

이런 현상은 협업이 무엇보다 중요한 마케팅 및 크리에이티브 팀에서 특히 흔합니다. 사일로는 다음 사이에 끼어들 수 있습니다.

• 각자의 전문 도구와 폴더 내에서 작업하는 디자이너와 비디오 작가
• 창의적 자산과 분리되어 메시지를 개발하는 작가와 전략가
• 오래된 자산을 가지고 맹렬히 추진하는 캠페인 및 유료 미디어 팀
• 이전 파일 버전을 사용하는 외부 파트너, 프리랜서 또는 기관

답답하긴 하지만, 고칠 수도 있습니다. Dropbox는 모든 팀(및 도구)을 하나로 모아줍니다. 따라서 효과적인 도구를 계속 사용하면서 비효율성을 해결할 수 있습니다. 여기서는 사일로를 무너뜨리고 더 효과적인 마케팅을 촉진하는 몇 가지 확실한 방법을 살펴보겠습니다.

정보 사일로란 무엇이고, 마케팅 팀에 왜 문제가 되는가?

간단히 말해서, 정보 사일로는 정보 흐름이 중단되는 것을 말합니다. 비즈니스에서 이는 서로 다른 팀의 서로 다른 부서나 팀 내의 도구가 서로 통신하지 않을 때 발생하는 현상입니다.

모두가 열심히 일하고 있지만, 정확히 말해서 서로 협력하는 것은 아닙니다. 협업과 타이밍이 중요한 마케팅 및 크리에이티브 팀의 경우, 사일로 현상은 조용히 성과를 떨어뜨리고 좌절감을 빠르게 쌓을 수 있습니다.

실제 업무 흐름이 중단되는 상황을 매일 살펴보면 다음과 같습니다.

• 중복된 작업: 두 팀이 자신도 모르게 동일한 캠페인 자산을 만든 적이 있나요? 처음 깨달았을 때의 그 느낌, 으악! 그것은 의욕을 저하시키고 시간 낭비이며, 적절한 가시성만 있다면 완전히 피할 수 있는 일입니다.
• 일관되지 않은 메시징: 디자이너가 지난달의 브랜드 가이드라인에 따라 작업하는 반면, 작가는 아무도 공유하지 않은 새로운 톤 오브 보이스 문서를 따르면 캠페인이 혼란스러워 보일 뿐만 아니라 완전히 뒤섞일 것입니다.
• 마감일 놓침: 우리 모두는 누군가의 받은 편지함에 며칠 동안 쌓여 있던 자산이나, 무언가를 승인해야 한다는 사실을 깨닫지 못한 사람을 경험해 본 적이 있을 겁니다. 이들은 종종 불필요한 지연을 일으키는 고립된 업무 흐름을 가진 사람들입니다. 이런 지연은 전체 팀에 영향을 미쳐 모든 사람을 한꺼번에 끌어내릴 수 있습니다.
• 불행한 팀: 팀의 업무가 잘못된 방향으로 가고 있을 때(그리고 그것이 팀의 잘못이 아닐 때) 팀은 반드시 화를 냅니다. 다른 사람이 소통하지 않아 사람들이 파일을 찾거나 처음부터 작업을 다시 하는 데 몇 시간을 보내야 한다면 에너지가 고갈됩니다. 이런 일은 가장 열정적인 창작자에게도 일어납니다.
• 책임감 부족: 사일로에 대한 가장 실망스러운 점은 책임을 물을 사람이 아무도 없다는 것입니다. 이는 시스템의 잘못입니다. 그리고, 공유된 가시성이 없다면, 누구도 누가 무엇에 대한 책임을 져야 하는지 결정할 수 없습니다. 즉, 혼란이 더 커지고, 의사결정이 나빠지며, 전반적으로 추진력이 훨씬 느려진다는 뜻입니다.

이러한 문제는 사소한 불편함이 아니라 팀이 최선을 다해 일할 수 없게 만드는 심각한 방해 요소이며, 창의적 번아웃으로 이어질 수 있습니다. 특히 에너지와 명확성이 가장 중요한 창의적인 환경에서는 이러한 사일로 현상이 더욱 심각해집니다. 

하지만 적절한 도구와 시스템을 도입하면 사일로는 영구적이지 않습니다. 몇 가지 원인을 살펴보면 현재 시스템에 예방적 관리를 제공하고 사일로가 악화되거나 형성되는 것을 막을 수 있습니다.

직장에서 사일로가 발생하는 5가지 원인

사일로는 큰 트럭이 후진하는 것처럼 갑자기 나타나지 않습니다. 사일로는 아무도 눈치채지 못한 채 조용히 기어들어옵니다. 

대부분 팀은 고립된 상태에서 일하려고 하지 않지만, 간과된 몇 가지 습관과 잘못 사용된 도구는 모든 사람의 속도를 늦추는 장벽을 빠르게 만들어낼 수 있습니다. 마케팅 및 크리에이티브 팀에 어떤 방식으로 나타나는지 살펴보겠습니다.

1. 연결이 끊긴 도구에 대한 과도한 의존

사일로에서 흔히 발생하는 문제는 서로 다른 도구로 인해 문제가 복잡해진다는 것입니다. Google Drive의 파일, 이메일 스레드에 묻힌 간략한 설명, 오래된 Slack과 Asana에 흩어져 있는 피드백, 무작위 댓글 체인—익숙하게 들리시나요? 각 도구가 각자의 역할을 다할 때, 팀은 탐색하기 어려운 흐릿한 정보 관점에 빠지게 됩니다.

2. 공유 스토리지 또는 구조화된 프로세스 부족

공유 저장소는 정보를 공유한다는 의미입니다. 팀이 데스크톱이나 클라우드 저장소에 작업을 저장하거나 서로 다른 도구를 모두 사용한다면 협업이 금세 어려워집니다. 필요한 사람들이 검색하고 접근할 수 있는 공유 구조가 없다면 팀원들은 자신도 모르게 반대 방향으로 지식을 축적하게 됩니다.

3. 진실의 단일 소스가 없음

동일한 캠페인 브리핑이 세 가지 버전으로 나뉘어져 있고, 각 버전마다 편집 내용, 링크, 메모가 다르면 중복 작업, 의사소통 오류, 마감일 미달이 발생할 가능성이 큽니다. 팀에서 기본적으로 협업 기능이 있는 공유 문서와 도구를 사용하면 모든 피드백을 한곳에 모아 사람 중심의 효율성 자동화를 구현하는 간단한 방법입니다.

4. 부서별 벽 또는 접근 제한

항상 의도적인 것은 아니지만, 서로 다른 부서나 외부 파트너가 필수 리소스에 접근하지 못하게 하면 마찰만 더 생길 뿐입니다. 사람들이 전체적인 상황을 볼 수 없다면 어떻게 효과적으로 기여할 수 있을까요? 간단한 파일 권한 및 액세스 설정을 갖춘 도구를 사용하면 누가 무엇을 볼 수 있는지 쉽게 모니터링하고 필요에 따라 조정할 수 있습니다.

5. 빠른 속도의 프로젝트 타임라인

캠페인이 시속 100마일로 진행될 때 크리에이티브 팀 리더가 들어야 할 말입니다. 구조와 고급 광택제가 앞유리에 떨어지는 빗방울처럼 번집니다. 이런 환경을 만들거나 조성하는 데 기여하면 사람들은 일을 처리하기 위해 고립된 환경에서 일하게 되고, 이는 나중에 더 큰 혼란(과 좋지 않은 결과)으로 이어질 수 있습니다.

사일로는 쉽고 종종 소리 없이 형성되며, 아무도 깨닫지 못합니다. 너무 늦을 때까지요. 누군가가 알아차릴 때쯤이면 이미 프로젝트 속도가 느려지고, 팀원들은 환멸을 느끼고, 메시지 전달이 흐려진 상태일 겁니다. 중요한 것은 징후를 일찍 발견하고 모든 사람이 서로 연결될 수 있도록 적절한 시스템을 구축하는 것입니다.

정보 사일로를 허무는 5가지 방법

사일로는 가장 뛰어난 캠페인조차도 조용히 파괴할 수 있습니다. 좋은 소식은 이 문제가 완전히 해결 가능하다는 것입니다. 몇 가지 간단한 습관과 적절한 도구만 있으면 팀의 협력을 유지하고 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다. 사일로를 분해하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 협업 클라우드 스토리지를 활용하세요

사일로를 해결하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 팀원들의 업무를 하나의 공유 공간에 집중시키는 것입니다. 크리에이티브 브리프, 캠페인 자료, 참고 문서 등 어떤 것이든 공유 클라우드 스토리지를 통해 모두가 필요한 정보에 액세스할 수 있습니다. 따로 찾거나 기다릴 필요가 없습니다.

Dropbox를 사용하면 팀 간의 장벽이 제거되어 액세스가 쉽고, 일관되고, 추적 가능해집니다. 팀은 Dropbox를 통해 하나의 안전한 작업 공간에서 모든 파일에 액세스할 수 있습니다. 간편한 공유, 스마트한 권한 제어, 자동 버전 관리 기능을 통해 모든 사람이 항상 올바른 파일에서 작업할 수 있습니다.

2. 검색 가능한 도구를 사용하세요

찾을 수 없는 마케팅 자산은 사용할 수 없습니다. 파일이 받은 편지함이나 탭에 묻혀 있다면 아무리 중요한 자산이라도 존재하지 않는 것과 마찬가지입니다. 파일 이름을 기억하지 못하더라도 파일을 검색할 수만 있다면요.

이럴 때 유니버설 검색이 도움이 됩니다. Dropbox Dash(Dropbox 사용자를 위한 AI 기반 범용 검색 도구)를 사용하면 팀원들이 문서, 탭, 이메일, 클라우드 저장소, 그리고 다양한 데이터 소스에서 필요한 정보를 몇 초 만에 찾을 수 있습니다. 마치 파일 내부를 들여다보고 사용자가 무엇을 찾고 있는지 이해하는 검색창이 있는 것과 같습니다.

3. 더 쉬운 협업을 위해 데이터 구성

폴더를 비웁니다. 일관된 명명. 공유 접근. 이런 작은 규칙들이 큰 변화를 만들어냅니다. 이러한 원칙을 팀원과 부서 전체에 심어 놓는 것은 사일로가 형성되거나 무너지는 것을 방지하는 데 매우 중요합니다.

Dropbox는 직관적인 기능을 통해 파일 및 폴더 정리를 간소화할 수 있도록 설계되었습니다. 또한 Dash를 사용하면 편리한 시작 페이지 대시보드에서 최근 파일이나 관련 파일을 바로 다시 볼 수 있으며, 파일, 이메일, 캘린더 등을 하나로 묶어 모든 관련 작업을 빠르게 파악할 수 있습니다. 따라서 필요한 콘텐츠를 언제든지 손쉽게 찾을 수 있습니다.

4. 피드백을 눈에 띄게 만드세요

분산된 피드백은 반복적인 작업, 누락된 변경 사항, 그리고 수많은 주고받기로 이어집니다. 다양한 출처로부터 피드백을 받는 건 짜증나는 일이고, 동기를 유지하고 큰 그림을 보는 게 어려울 수도 있습니다.

실시간 댓글과 주석을 통해 정보를 깔끔하게 유지하세요. Dropbox를 사용하면 이미지, 비디오 또는 문서에 대한 피드백을 직접 남길 수도 있습니다. Dropbox Replay와 같은 도구를 사용하면 팀에서 비디오 피드백을 빠르게 검토하고 해결할 수 있어 대화와 승인을 맥락에 맞게 유지할 수 있으며, 까다로운 창작 과정을 간소화하는 데 도움이 됩니다.

5. 부서 간 가시성 문화를 장려합니다.

물론, 사일로는 의심할 여지 없이 시스템 문제이지만, 습관의 문제이기도 합니다. 그리고 습관은 사람의 문제이며, 여기에는 주요 (그리고 고위) 이해관계자가 일찍부터 자주 관여합니다. 이들은 회사 문화에 대한 결정을 내리는 사람들입니다.

사일로를 해체하려면 맨 위에서 바퀴를 돌려야 할 때가 있는데, 방향을 바꾸는 데 시간이 꽤 걸리지만 결국에는 큰 보상을 받게 됩니다. Dropbox를 사용하면 공유 폴더를 쉽게 만들고, 프로젝트를 시작하거나 진행하고,작업 관리 도구를 사용하여 팀을 하나로 모으는 것이 가능하므로, 사일로로 인해 발생하는 예상치 못한 상황과 재작업을 줄일 수 있습니다.

모든 사람이 같은 정보를 같은 장소에서 같은 시간에 접할 때 가장 창의적인 작업이 이루어질 수 있습니다.

Dropbox를 통해 창의성을 저하시키는 사일로를 막으세요

정보 사일로는 가끔 불편을 끼칠 수 있지만, 방치하면 팀의 생산성을 심각하게 저하시키는 요인으로 빠르게 변할 수 있습니다. 이런 것들은 출시를 지연시키고, 혼란과 중복을 야기하며, 흥미진진한 창작 과정에서 에너지를 빼앗아갑니다.

Dropbox는 모든 사람이 그룹으로서 지식을 공유할 수 있는 단일하고 안전한 장소를 제공함으로써 크리에이티브 팀과 마케팅 팀이 이런 장벽을 허물도록 돕고, 기존 방식대로 플랫폼을 오가는 번거로움을 최소화합니다.

팀이 일치하면 업무가 더 빨리 진행되고, 품질이 높아지며, 프로세스가 훨씬 더 원활하게 진행됩니다.

지금 바로 Dropbox를 사용해 보세요. 그러면 팀원들이 최고의 성과를 낼 수 있도록 명확한 정보와 방향을 제공할 수 있습니다.