Cara seorang kontraktor am menyimpan semuanya bersama

Cabaran: Organisasi yang boleh diakses untuk ribuan projek

Ditubuhkan pada tahun 2010, Centric Build ialah kontraktor am di Kansas City yang kebanyakan projeknya tentang inovasi teknikal dan penyelesaian masalah kerana projek itu melibatkan kaki persegi dan pelan lantai. Mereka bergantung pada alat yang ringkas dan boleh dipercayai untuk memastikan semua orang teratur, sama ada mereka berada di pejabat atau di tapak kerja.

Centric dengan bangganya mengatakan "ya" ketika orang lain mengatakan "tidak." Mereka terlibat dalam projek yang merintis kemungkinan dan mendorong pergerakan sosial. Sama ada rumah keluarga atau bangunan komersial, setiap projek memerlukan kerjasama pasukan yang besar, termasuk pengurus, pereka bentuk, dan kontraktor.

Dari awal, Centric menyasarkan budaya terbuka, fleksibel, dan tangkas yang boleh menyesuaikan diri dengan keperluan klien. Mereka juga mahukan versi pelayan berasaskan awan tempat mereka boleh mengatur semua fail mereka dan mengakses fail itu dari mana-mana peranti. Dropbox ialah pilihan yang sesuai dari awal, dan 12 tahun kemudian, Centric yang jauh lebih besar masih menggunakan Dropbox untuk memastikan beribu-ribu projek teratur, diselaraskan, dan terjamin.

Penyelesaian: Penyelarasan, perkongsian dan penyimpanan fail selamat

Sekitar 90 pekerja kini menggunakan Dropbox, termasuk lapan jurutera dan 45 pengurus projek. Apakah jenis fail yang disimpan dan dikongsi oleh pekerja ini melalui Dropbox? Segala-galanya: anggaran, invois, lukisan pembinaan, lembar masa pekerja, dan banyak lagi. Sebaik sahaja Centric memenangi kontrak, pentadbir projek akan mencipta folder projek dengan sebanyak 20 subfolder untuk item seperti belanjawan, lukisan, kontrak, jadual, dan laporan keselamatan. Kemudian, pentadbir akan menugaskan pasukan projek—termasuk pengurus projek, jurutera, dan penguasa—dan memberi mereka akses kepada folder itu.

Versi fail boleh berganda pada projek pasukan, tetapi Dropbox menyelesaikan situasi ini dengan ciri penyelarasannya. Apabila seseorang di Centric membuka fail, mereka dapat melihat pihak lain yang bekerja dengan fail itu dan mengelak daripada menyimpan kerja orang lain.

Dropbox membantu perkongsian fail—tetapi bukan semuanya ditujukan untuk dikongsi secara meluas. Contohnya, kebanyakan pekerja tidak sepatutnya mempunyai akses ke fail HR atau maklumat yang diperlukan untuk anggaran projek. Dropbox memastikan fail selamat melalui keizinan fail, pada masa yang sama memberikan semua orang akses ke fail yang mereka perlukan, menggalakkan budaya kerja yang lancar.

Centric juga menyediakan pautan Dropbox yang dikongsi kepada pihak luar untuk berkongsi fail tunggal, tanpa memberikan akses ke keseluruhan folder. Orang di luar organisasi melihat dengan tepat perkara yang mereka perlu lihat, dan tidak lebih daripada itu.

Hasil: Penyusunan & kecekapan Dipertingkat

Penggunaan Dropbox Centric telah meningkat kerana syarikat telah berkembang, tetapi Dropbox masih mudah digunakan seperti biasa—dan Centric sukakan ciri itu. Ia masih proses yang sama untuk mengatur, mengakses, dan berkongsi fail daripada mana-mana peranti. Dan semua orang mengenali Dropbox, memudahkan suai tugas orang baru. Jumlah latihan hinggalah menggambarkan penyusunan folder projek standard dan mencari fail tertentu, seperti templat ramalan kewangan.

Tanpa Dropbox, Centric tidak akan teratur dan mereka mungkin akan menggunakan penyediaan cara lama yang sama seperti syarikat pembinaan lain: beratus-ratus kabinet fail yang mengelilingi ruang pejabat. Dropbox telah membantu Centric mengurangkan penggunaan kertas, menjimatkan masa dan wang untuk mencetak dan memfailkan dokumen. Ia juga menjimatkan masa pekerja, yang boleh mencipta, mengakses, dan berkongsi dokumen dari mana-mana sahaja—dalam masa yang singkat.

Centric sentiasa berusaha untuk menambah baik, termasuk mencuba perisian baru. Dropbox ialah satu-satunya perisian yang masih digunakan Centric dalam tempoh 12 tahun, kerana syarikat tersebut tidak mempunyai sebab untuk bertukar. Walaupun selepas membeli alat pengurusan projek, Centric masih mengatur segala-galanya dalam Dropbox, mengetahui segala-galanya selamat.

Dalam Dropbox, Centric telah menemukan penyelesaian sehenti untuk menyimpan setiap fail dalam syarikat untuk setiap pekerja di setiap peringkat.