Takrifan komunikasi tak selaras
Komunikasi tak selaras ialah istilah yang berasal dalam telekomunikasi. Ia merujuk kepada menghantar data tanpa diselaraskan dengan jam, bermaksud maklumat ini datang daripada perkongsian sekejap-sekejap dan aliran yang tidak stabil.
Dalam istilah perniagaan, komunikasi tak selaras merujuk kepada mana-mana komunikasi yang tidak dibuat dalam masa nyata. Contohnya, anda mungkin menghantar soalan kepada rakan sekerja melalui e-mel berbanding bangun dan bertanya kepada dia. Itu bermakna, komunikasi asal anda (soalan) tidak dijawab dengan segera, sama seperti mana-mana komunikasi sekitar pejabat tidak dilakukan dalam aliran segera tanya dan jawab. Sebaliknya, soalan dijawab selepas selang masa, lazimnya disebabkan rakan sekerja sibuk dengan tugas lain pada ketika anda bertanya soalan. Dengan kata mudah, jika anda bertanya soalan atau menghantar mesej tanpa mengharapkan balasan yang segera, itu ialah komunikasi tidak selaras. Bertentangan dengan ini ialah sesuatu seperti panggilan Zoom yang mana segala-galanya dibuat dalam masa nyata.
Walaupun anda sudah pasti banyak menggunakan komunikasi tak segerak di pejabat, ia adalah alat penting untuk pekerja bebas dan komunikasi pasukan jauh.
Apakah contoh-contoh komunikasi tak selaras?
Apl Messenger, e-mel dan platform perkongsian dokumen dalam talian ialah contoh komunikasi tak segerak yang paling biasa.
E-mel
Tiada siapa yang mengharapkan balasan segera pada e-mel, kebanyakannya kerana e-mel ialah evolusi digital mel siput. Ya, anda menerima mesej dengan lebih pantas, tetapi masih terdapat tempoh masa yang sangat besar untuk respons yang mungkin mengambil masa sama seperti menghantar surat melalui pos tradisional.
Apl Messenger
Ini termasuk Microsoft Teams, WhatsApp dan Slack. Sudah tentu, banyak daripada ini boleh digunakan dalam masa nyata untuk pemesejan segera, dan banyak pejabat menggunakan mereka untuk membantu meningkatkan budaya syarikat melalui sembang kasual. Namun, ia tidak dijamin atau dijangka sepenuhnya bahawa respons akan segera.
Alat pengurusan tugas
Pelantar seperti Monday, Trello dan alat pengurusan tugas dalam Dropbox membolehkan anda mengikut perkembangan secara digital dengan ahli pasukan tanpa perlu mencari masa dalam kalendar anda. Anda hanya perlu log masuk, lihat perkara yang ditambah atau yang diserlahkan dan meneruskannya. Ini mungkin kelihatan tidak produktif. Lagipun, bukankah anda sepatutnya membawa masalah dengan segera dan secara terus kepada mereka yang boleh menyelesaikannya?
Pada hakikatnya, dengan semua orang dalam pasukan anda menyulap tugas yang berbeza, secara langsung menuntut sesuatu dilakukan bukan sahaja cara terbaik untuk membunuh motivasi, ia tidak akan membebaskan masa yang diperlukan untuk menyusunnya dengan serta-merta. Lebih baik pastikan anda telah menyerlahkan isu itu, jadi apabila semua orang kembali pada tugas, mereka tahu apa yang perlu dilakukan.
Alat ini memastikan alasan "terlepas memo" tidak boleh digunakan lagi dan semua orang tahu apa yang berlaku—dengan tiada apa-apa yang terhad kepada panggilan telefon yang panik.
kerjasama dokumen
Alat seperti Dropbox Paper bermakna anda dan pasukan anda semua boleh bekerja secara kolaboratif tanpa perlu berada di dalam bilik yang sama atau pun zon waktu yang sama. Anda boleh membuat pengeditan dan meninggalkan ulasan, yang mengemas kini serta-merta untuk semua orang yang mempunyai akses kepada dokumen dan orang lain boleh berbuat demikian.
Sudah berlalu hari-hari menghantar satu salinan induk berulang-alik, hanya untuk pengeditan hilang kerana ia dinamakan semula sebagai "Versi 2" atau "Versi 12." Dengan Dropbox Paper, komunikasi tak segerak adalah mudah.
Komunikasi selaras berbanding tak selaras
Jadi, yang manakah lebih baik? Bagi sesetengah orang, kembali kepada balasan segera, anda boleh dapatkan melalui panggilan video atau bersemuka. Anda juga mungkin rasa anda tidak dapat menilai individu dengan sebenar tanpa komunikasi masa nyata.
Walau bagaimanapun, apabila panggilan ini ditamatkan, anda masih menghantar e-mel berulang-alik untuk mengukuhkan semua yang dikongsi menjadi jejak kertas. Ia hampir seperti komunikasi "rasmi" hanya benar-benar bermula apabila keadaan menjadi tidak segerak.
Terdapat juga hakikat bahawa apabila orang ramai ditekan untuk bertindak segera, anda hampir pasti tidak akan mendapat hasil terbaik mereka—semua orang tahu bagaimana rasanya menjadi seekor rusa di hadapan lampu. Komunikasi tak segerak memberi anda peluang untuk menerima maklumat, mencernanya dan membentuk respons terbaik anda, semuanya tanpa sesiapa yang berdiri di atas anda.
Adakah komunikasi tak selaras bermaksud komunikasi berkualiti lebih tinggi?
Terdapat kajian yang menunjukkan bahawa kerja jauh lebih baik daripada kerja di pejabat, dengan pasukan berasa lebih bermotivasi dan produktif. Cisco mendapati ini dibantu oleh fakta bahawa 83% pekerja jauh merasakan mereka boleh berkomunikasi sama atau lebih baik apabila melakukan telekomunikasi terima kasih kepada komunikasi tak segerak.
Kajian lain mendapati bahawa gangguan yang disebabkan oleh komunikasi masa nyata membawa kepada peningkatan tekanan kerana pasukan merasakan keperluan untuk mengejar masa yang hilang, sekali lagi mencadangkan bahawa komunikasi tak segerak menghilangkan tekanan dan meningkatkan proses kerja individu. Berdasarkan penemuan ini, adalah mudah untuk berfikir komunikasi tak segerak membebaskan pasukan anda daripada jangkaan dan tekanan yang ketat.
Walaupun apl pemesejan masa nyata kekal sebagai cara terbaik untuk menghubungkan pasukan, terdapat banyak risiko yang menyebabkan pasukan anda sentiasa disambungkan, memaksanya ke dalam komunikasi segerak. Ini boleh membawa kepada keseimbangan kerja/kehidupan yang lemah dan akhirnya keletihan . Dengan enggan menyumbang pada sembang pasukan anda, anda juga boleh kelihatan tidak sportif, walaupun dengan menyumbang terlalu kerap, anda mungkin kelihatan seperti seseorang yang, maafkan kata-kata, malas.
Bawa pulang utama di sini? Ketahui kekuatan menggunakan komunikasi tak segerak dan jangan menyalahgunakannya.
Bagaimanakah Dropbox boleh membantu?
Dropbox ialah alat penting untuk mana-mana pejabat atau pasukan jauh yang mencari kerjasama yang mudah. Zon waktu yang berbeza dahulunya bermaksud tinggal lewat untuk mendapatkan panggilan itu. Dengan Dropbox, tiada siapa yang perlu menghabiskan masa berjam-jam menunggu pantai lain untuk bangun.
Anotasi Dropbox membolehkan anda berkongsi pendapat dan maklum balas anda dengan selamat dalam pengetahuan bahawa semua orang akan melihatnya apabila mereka log masuk. Ini bermakna anda tidak perlu risau tentang e-mel tersesat dalam peti masuk atau seseorang memutuskan rantaian komunikasi dengan tidak memajukannya. Jika seseorang membuka dokumen kongsi anda untuk berfungsi, mereka akan mempunyai semua kemas kini dan maklumat yang mereka perlukan di sana. Dropbox akan memberitahu anda apabila anotasi baharu ditambahkan, supaya anda tidak terlepas apa-apa.
Bekerjasama dengan Dropbox boleh membantu menyelaraskan semua orang, tidak kira dari mana mereka bekerja. Agenda mesyuarat, rangka projek, malah video panjang boleh dikongsi dengan mudah. Dropbox mencipta satu ruang kerja berpusat yang selesa yang tidak mempunyai waktu pejabat dan membolehkan anda menangani tugas mengikut syarat anda sendiri. Semua yang anda perlukan akan menunggu anda apabila anda sudah bersedia.
Tiada perasaan selaras
Komunikasi tak selaras telah menjadi norma di kebanyakan pejabat buat seketika, tetapi jika anda terlepas memo, mulakan langkah hari ini. Pasukan anda, baik dekat atau jauh, akan berterima kasih kepada anda atas saluran komunikasi baharu dan dipertingkatkan ini.
Dropbox dan penyepaduan kami boleh membantu pasukan anda diselaraskan tanpa berkongsi pejabat atau zon waktu yang sama, semua yang anda perlukan untuk benar-benar menyegerak ialah memanfaatkan Dropbox sepenuhnya.
